Choose language

Staðfesting skjala og greining á svikum

Villur í reikningum eru fundnar, leiðréttar eða sendar aftur til birgisins.

Um 40% af þeim reikningum sem þú færð innihalda einhvers konar villu. Við yfirförum hvern einasta reikning samkvæmt þínum eigin reglum, leiðréttum það sem við getum og biðjum birginn um afganginn.

Hafa samband við okkur

Við komum í veg fyrir daglegt amstur í lánardrottnabókhaldi áður en það nær til teymisins þíns

Sumar áskoranir í lánardrottnabókhaldi eru eins í öllum atvinnugreinum. Í stað þess að lánardrottnateymið þitt eyði dýrmætum tíma í að lagfæra endurteknar villur á reikningum handvirkt, finnum við þær, leiðréttum eða stöðvum þær fyrir þig áður en þær verða skráðar inn í kerfin þín eða verkferla.

Engin fleiri tilvísunarnúmer sem vantar

Innkaupapantana- og tilvísunarnúmer er ekki alltaf að finna á hefðbundnum stöðum á reikningi. Við skoðum alla reiti og viðhengi til að tryggja að rétt gögn séu þar sem kerfið þitt býst við þeim.

Röng gögn eru stöðvuð áður en þau eru skráð í kerfið þitt

Það er mun erfiðara að laga villur eftir að reikningur hefur verið skráður í kerfið þitt. Við framkvæmum allar yfirferðir áður en að því kemur, á meðan það er enn á ábyrgð birgisins að leiðrétta mistökin.

 

Sviksamlegir reikningar stöðvaðir fyrir fram

Afturvirkir reikningar og breyttar greiðsluupplýsingar eru stöðvuð með sjálfvirkum reglum. Hvorugu er hafnað sjálfkrafa: teymið þitt hefur alltaf lokaorðið um hverju megi treysta.

Hvað er innifalið í staðfestingu reikninga?

Náðu reikningum sem þú færð nú þegar

Reikningar halda áfram að berast eins og þeir gera í dag: í gegnum Peppol eða önnur netkerfi, sem PDF-skjöl í tölvupósti eða á pappír sem þú skannar. Þeir fara í gegnum reglurnar þínar áður en nokkuð berst í fjármála- eða samþykktarkerfið þitt og það þarf ekki að setja upp neitt nýtt í kerfunum þínum.

Rafrænir reikningar og lesin PDF-skjöl fara í gegnum sömu yfirferð, svo það skiptir ekki máli hvort birgir sendir rafrænan reikning eða PDF-skjal í tölvupósti. Þótt reikningar séu megnið af þessu fara kreditreikningar, pantanir og pantanasvör, afhendingartilkynningar, vörulistar og sendingarskjöl í gegnum sama regluferli.

Yfirferð sem öll skjöl fá

  • Schema og Schematron gagnvart viðeigandi staðli

  • EN 16931 reglurnar sem markaðurinn þinn framfylgir og landsreglurnar ofan á þær

  • Greining á tvítekningu samkvæmt þinni skilgreiningu

  • Heildarupphæðir reikninga afstemmdar við tilgreindar VSK-upphæðir

  • Skyldureitir sem fjármálakerfið þitt getur ekki verið án

  • Önnur yfirferð eftir umbreytingu, því umbreyting getur valdið eigin villum

Yfirferð samkvæmt reglum sem þú velur

  • Tilvísunarnúmer borin saman við listann sem þú heldur utan um

  • Áskilið pöntunarnúmer fyrir hvern birgi

  • Pöntunarnúmer borið saman við opna pöntun

  • Greiðsluskilmálar og gjalddagar bornir saman við það sem samið var um

  • Aldur reiknings, svo ekkert birtist mánuðum síðar

  • Réttur lögaðili og afhendingarheimilisfang

  • Bankanúmer eftir fyrirtæki, starfsstöð eða einhverju innan reikningsins

  • Reikningum sem eru dagsettir í framtíðinni er haldið þar til dagsetning þeirra rennur upp

  • Reglur settar fyrir hvern birgi, hvern birgjahóp og hvern hluta fyrirtækisins

  • Undanþágur fyrir birgja sem verða alltaf að komast í gegn

Yfirferð gagnvart grunngögnum þínum

  • Birgirinn er til, er virkur og ekki lokað á hann

  • Birgirinn er samþykktur fyrir innkaup og greiðslu

  • Greiðsluupplýsingarnar passa við birgjaskrána þína

  • VSK-skráning og auðkenni fyrirtækis

  • Lánardrottnanúmerið sem viðskiptakerfið þitt býst við, bætt við í ferlinu

  • Hvort birgirinn gæti sent rafræna reikninga í staðinn

Hvað gerist ef yfirferð mistekst?

Það er sjaldan gagnlegt að hafna reikningi og sumir markaðir leyfa það ekki einu sinni. Við höldum sjálfgefið skjalinu, sýnum nákvæmlega hvaða reglu það stóðst ekki og skiljum eftir upplýsingar sem teymið þitt getur brugðist við. Þú ákveður fyrir hverja reglu hvaða af þessum fjórum skrefum á sér stað.

circle_fill

Leiðrétta

Við leiðréttum skjalið með þínum eigin gögnum og afhendum það síðan.

circle_fill

Setja í bið

Við setjum skjalið í bið og látum birginn vita.

circle_fill

Endursenda

Við sendum skjalið til baka með ástæðunni, með netskilaboðum, tölvupósti eða bréfi.

circle_border

Samþykkja samt sem áður

Við samþykkjum skjalið án reglnanna þegar birgir getur raunverulega ekki farið eftir þeim.

Flestar leiðréttingar þarfnast engrar athygli

Leitin fer fram í þessari röð: reiturinn þar sem gögnin eiga að vera, síðan restin af skjalinu, síðan viðhengin. Tilvísun verður að passa við listann sem þú heldur utan um áður en við samþykkjum hana. Greiðsluskilmálar sem stangast á við samninginn þinn fara aftur í umsamda skilmála og við látum birginn vita hvenær hann megi búast við greiðslu.

Upprunalega skjalið er óbreytt

Við leiðréttum á afriti. Fyrir hvert skjal geturðu séð hvað þú fékkst, hvað við afhentum, hvaða regla stóðst ekki, upplýsingar um villuna og hvert skref þar á eftir. Í vefgáttinni, ekki sem þjónustubeiðni.

Nýjar reglur byrja varlega

Ný höfnunarregla er keyrð sem tilkynning í einn til þrjá mánuði á meðan þú lætur birgjana vita hvað er að breytast.

Það fer eftir markaðnum hvort þú getur hafnað

Í finnska rekstrarnetinu geturðu aðeins hafnað skjali sem er formgallað. Í Póllandi og Ítalíu er það ákveðið af vettvangnum í landinu. Hjá Peppol er höfnun reiknings formlegur ágreiningur með eigin reglum og sönnunargögnum. Við segjum þér hvað á við áður en þú skrifar regluna.

Hættu að elta birgja: við gerum það fyrir þig

Þegar eitthvað vantar og engin regla getur fyllt í það, sendum við birginum tölvupóst innan nokkurra mínútna með hlekk á reikninginn sem hann sendi. Hann bætir við því sem vantar og reikningurinn heldur áfram í ferlinu. Reikningurinn situr ekki í röð þar til einhver tekur eftir honum.

Við segjum birginum nákvæmlega hvað á að laga

Birginn sér nákvæmlega reikninginn sem hann sendi og þann eina reit sem vantar. Hann getur ekki sent þér skilaboð eða breytt neinu öðru.

Þú ákveður tóninn gagnvart birgjum þínum

Hvort sem þú vilt segja „ekkert innkaupapöntunarnúmer, engin greiðsla“ eða „hjálpaðu okkur að koma þessu á hreint, spurðu beiðandann þinn“. Þú velur orðalagið, hversu margar áminningar eru sendar og hvað gerist eftir þá síðustu.

Samþykki nýrra birgja er áfram þín ákvörðun

Þú tekur alltaf ákvarðanir um óþekktan birgi. Við látum teymið þitt vita, það stofnar birginn eins og venjulega og reikningurinn heldur áfram um leið og hann stenst reglurnar.

Og þegar birginn hringir samt ...

Bókari getur opnað sömu síðu og birginn sér, lagað hana með hann í símanum, fært reikningnum í gegn og skilið eftir athugasemd í skjalinu.

Komdu í veg fyrir reikningasvik áður en þau eiga sér stað

Svikareikningar eru hannaðir til að smjúga í gegnum samþykkisferli sem virkar nákvæmlega eins og það á að gera: þekktur birgi, lág upphæð, ekkert óvenjulegt. Við berum hvern reikning saman við þau mynstur sem sviksamlegir aðilar nota svo þeir verði ekki greiddir.

Afturvirkir reikningar komast aldrei á greiðsluáætlunina þína

Birginn sendir reikninginn í dag og dagsetur hann tvær vikur aftur í tímann. Kerfið þitt reiknar gjalddagann út frá dagsetningu reikningsins, þannig að greiðslan er komin á gjalddaga áður en reikningurinn er nokkurn tíma yfirfarinn.

 

Við berum saman dagsetningu reikningsins og dagsetninguna þegar hann barst í raun og veru og setjum í bið allt það sem passar ekki. Misræmið er sýnt viðeigandi umsjónaraðila. Margir birgjar líta ekki á þetta sem svik.

Breyttar bankaupplýsingar = algjört stopp

Einhver afritar raunverulegan reikning frá birgi sem allir þekkja, breytir aðeins bankaupplýsingunum og sendir hann með lágri upphæð til þúsunda fyrirtækja í einu.

 

Við berum greiðsluupplýsingar á hverjum reikningi saman við þína eigin birgjaskrá, sem við lesum úr kerfinu þínu með API eða reglulegum útflutningi. Ef þær passa ekki saman er reikningurinn stöðvaður áður en nokkur greiðir hann.

Ástæður þess að við höfnum aldrei sjálfkrafa

Bankaupplýsingum er stundum breytt af lögmætum ástæðum og skrár verða úreltar. Við höldum grunsamlegum tilvikum, sýnum þér misræmið og látum þig um ákvörðunina.

Meira frá Inexchange

Rafræn reikningagerð, skönnun pappíra og PDF-skjala

Nánar
paper_pdf_capture-tile-graphic-1

Sjálfvirkni í viðskiptaskuldum

Nánar
automation-tile-graphic

Peppol og reglufylgni

Nánar
peppol-tile-graphic

Forritaskil samstarfsaðila fyrir hugbúnaðarsala

Nánar
build-tile-graphics

Algengar spurningar um sannprófun skjala

Honum er sjálfgefið haldið eftir frekar en hafnað, ástæðan sýnd og tilkynning send til birgisins. Þú ákveður fyrir hverja reglu hvort villa leiðréttir sig sjálf, stöðvar reikninginn, skilar honum eða hafnar honum.

Já, á sumum markaðssvæðum. Í finnska rekstrarnetinu geturðu aðeins hafnað skjali sem er formgallað, aldrei vegna viðskiptareglu. Í gegnum Peppol er höfnun reikningssvar með eigin reglum og ekki allir sendendur vinna úr slíku. Við munum segja þér hvað á við á hverju og einu af markaðssvæðum þínum áður en reglan er skrifuð.

Já, við berum þær saman við þína eigin birgjaskrá, sem við lesum úr viðskiptahugbúnaðinum þínum með forritaskilum eða reglulegum útflutningi. Misræmi er aldrei hafnað sjálfkrafa: einstaklingur sér það og tekur ákvörðun, því bankaupplýsingum er stundum breytt af lögmætum ástæðum.

Já. Skannaðir PDF-reikningar fara í gegnum sömu reglur og reikningar sem bárust um netkerfi, í sama ferli. Sjá skönnun pappíra og PDF-skjala. 

Venjulega fjórar til sex vikur. Mestur sá tími fer í að bíða eftir birgi- og tilvísunargögnum frá þér frekar en að byggja upp reglur, þannig að því meira sem þú getur fengið úr kerfunum þínum snemma, því hraðar gengur það.

Nei. Kreditreikningar, pantanir og pantanasvör, afhendingartilkynningar, vörulistar og sendingarskjöl fara í gegnum sömu regluvélina, hvert með sínu eigin reglusetti: það sem er yfirfarið á pöntun er ekki það sama og er yfirfarið á reikningi. Sjá EDI og skilaboð í aðfangakeðjunni. 

Við getum sagt þér hverjir þeirra senda nú þegar rafræna reikninga til annarra fyrirtækja á netinu okkar og haft samband við þá í þínu nafni til að biðja þá um að gera slíkt hið sama fyrir þig. Aðeins birgjar sem við getum staðfest að séu færir um það fá tölvupóstinn. Ekkert fer út án þíns samþykkis og þú ræður orðalaginu.

Þeir kjósa þetta yfirleitt fram yfir hinn kostinn, sem er kreditreikningur, nýr reikningur og að giska á hvað var rangt. Þú ræður tóninum og fjölda áminninga og allt sem á endanum verður hafnað fær vægari meðferð fyrstu mánuðina.

Líklega ekki. Þegar um er að ræða færri en nokkur þúsund skjöl á mánuði krefjast reglurnar meiri athygli en þær spara. Byrjaðu frekar á sendingu og móttöku.

Tölum meira um reikningagerð

Sérhvert fyrirtæki hefur mismunandi þarfir. Segðu okkur aðeins frá aðstæðum þínum og við aðstoðum þig við að komast að því hvort þessi lausn henti þér. Engin pressa og engar skuldbindingar: einfaldlega skýr svör frá aðila sem skilur áskoranir þínar.

Fylltu út eyðublaðið og sérfræðingur frá Inexchange mun hafa samband.