Factuurvalidatie en fraudedetectie

Factuurfouten gevonden, gecorrigeerd of teruggestuurd naar de leverancier.

Ongeveer 40% van de facturen die u ontvangt, bevat fouten. We controleren elke factuur aan de hand van uw eigen regels, corrigeren wat we kunnen en vragen de leverancier om de rest.

Neem contact op met ons

Sommige uitdagingen bij crediteurenadministratie zijn universeel in elke branche. In plaats van dat uw AP-team kostbare tijd verspilt aan het handmatig corrigeren van terugkerende factuurfouten, vangen wij deze voor u op, corrigeren of blokkeren ze voordat ze uw systemen of workflows bereiken.

Inkoopordernummers en referentienummers worden niet altijd op de gebruikelijke plaatsen op een factuur gevonden. We doorzoeken elk veld en elke bijlage om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens op de plek staan waar uw systeem ze verwacht.

Fouten zijn veel moeilijker te corrigeren zodra een factuur in uw systeem is geboekt. We voeren elke controle uit vóór dat punt, terwijl de fout nog steeds de verantwoordelijkheid van de leverancier is om te corrigeren.

Achteraf gedateerde facturen en gewijzigde betalingsgegevens worden door geautomatiseerde regels opgemerkt. Geen van beide wordt automatisch afgewezen: uw team heeft altijd het laatste woord over wat te vertrouwen is.

Wat is inbegrepen bij factuurvalidatie?

Vang facturen op die u al ontvangt

Facturen blijven binnenkomen zoals ze dat nu doen: via Peppol of andere netwerken, als PDF's per e-mail, of als papier dat u scant. Ze passeren uw regels voordat iets uw financiële of goedkeuringssysteem bereikt, en er hoeft niets nieuws in uw systemen te worden geïnstalleerd.

E-facturen en vastgelegde PDF's ondergaan dezelfde controles, dus het maakt geen verschil of een leverancier een correcte e-factuur stuurt of een PDF per e-mail. Hoewel facturen het grootste deel hiervan uitmaken, worden creditnota's, bestellingen en orderbevestigingen, verzendadviezen, catalogi en verzenddocumenten via dezelfde regelmotor verwerkt.

Schema en schematron tegen de toepasselijke standaard
De EN 16931-regels die uw markt afdwingt, en de nationale regels daarbovenop
Duplicaatdetectie, op basis van uw definitie van een duplicaat
Factuurtotalen afgestemd op de vermelde btw-bedragen
Verplichte velden die uw financiële systeem niet kan missen
Een tweede controle na conversie, omdat conversie op zichzelf fouten kan veroorzaken

Referentienummers ten opzichte van de lijst die u bijhoudt
Inkoopordernummer vereist, per leverancier
Inkoopordernummer afstemmen op de openstaande bestelling
Betalingsvoorwaarden en vervaldatums conform wat u bent overeengekomen
Factuurleeftijd, zodat er niet maanden later nog iets opduikt
De juiste rechtspersoon en afleveradres
Routering op bedrijf, locatie of iets binnen de factuur
Facturen met een toekomstige datum worden vastgehouden tot de datum waarop ze van toepassing zijn
Regels ingesteld per leverancier, per leveranciersgroep en per onderdeel van het bedrijf
Uitzonderingen voor leveranciers die altijd door moeten komen

De leverancier bestaat, is actief en is niet geblokkeerd

De leverancier is goedgekeurd voor inkoop en betaling
De betalingsgegevens komen overeen met uw leveranciersregister
BTW-registratie en bedrijfsidentiteit
Het crediteurnummer dat uw ERP verwacht, onderweg toegevoegd
Of de leverancier in plaats daarvan e-facturen zou kunnen sturen

Het afwijzen van een factuur is zelden een nuttige oplossing, en sommige markten staan het zelfs niet toe. Standaard houden we het document vast, tonen precies welke regel het niet heeft gehaald, en geven uw team iets waar ze mee aan de slag kunnen. U bepaalt per regel welke van deze vier stappen plaatsvinden.

We herstellen het aan de hand van uw eigen gegevens en leveren het vervolgens.

We houden het vast en informeren de leverancier.

We sturen het terug met de reden, via netwerkbericht, e-mail of brief.

We drukken het door zonder de regels, wanneer een leverancier echt niet kan voldoen.

De zoekopdracht verloopt in de volgende volgorde: het veld waartoe de gegevens behoren, vervolgens de rest van het document, en daarna de bijlagen. Een referentie moet overeenkomen met de lijst die u bijhoudt voordat wij deze accepteren. Betalingsvoorwaarden die in strijd zijn met uw overeenkomst worden teruggebracht naar de afgesproken voorwaarden, en wij informeren de leverancier wanneer de betaling kan worden verwacht.

We corrigeren op een kopie. Per document kunt u zien wat u heeft ontvangen, wat wij hebben geleverd, welke regel is mislukt, de foutdetails en elke stap sinds dat moment. In het portaal, niet als een supportticket.

Een nieuwe afwijsregel wordt gedurende één tot drie maanden als melding uitgevoerd terwijl u uw leveranciers informeert over de wijzigingen.

In het Finse operatornetwerk kunt u alleen een structureel ongeldig document afwijzen. In Polen en Italië beslist het nationale platform. Over Peppol: het weigeren van een factuur is een formeel geschil met eigen regels en bewijsmateriaal. We vertellen u wat van toepassing is voordat u de regel schrijft.

Stop met het najagen van leveranciers: wij doen het voor u

Wanneer iets volledig ontbreekt en geen regel dit kan oplossen, sturen we binnen enkele minuten een e-mail naar de leverancier met een link naar de factuur die zij hebben gestuurd. Ze voegen toe wat daar ontbreekt en de factuur gaat verder. Het staat niet in een wachtrij tot iemand het opmerkt.

We vertellen de leverancier precies wat er moet worden opgelost

De leverancier ziet de exacte factuur die zij hebben verzonden en het ene veld dat ontbreekt. Ze kunnen u geen berichten sturen of iets anders wijzigen.

U bepaalt de toon met uw leveranciers

Van "geen PO-nummer, geen betaling" naar "help ons dit netjes te houden, vraag het aan uw aanvraagsteller" U kiest de formulering, hoeveel herinneringen er worden verstuurd en wat er gebeurt na de laatste.

Het goedkeuren van nieuwe leveranciers blijft uw beslissing

Een onbekende leverancier is altijd uw keuze. Wij informeren uw team, zij maken de leverancier aan zoals ze dat normaal doen, en de factuur gaat door zodra deze aan de regels voldoet.

En wanneer de leverancier toch belt ...

Een boekhouder kan dezelfde pagina openen die de leverancier ziet, het samen met hen telefonisch oplossen, de factuur verwerken en een notitie op het document achterlaten.

Frauduleuze facturen zijn ontworpen om door een goedkeuringsproces te glippen dat precies werkt zoals het hoort: een bekende leverancier, een laag bedrag, niets ongewoons. We controleren elke factuur aan de hand van de patronen die frauduleuze entiteiten daadwerkelijk gebruiken, zodat deze niet tot betaling overgaan.

De leverancier stuurt vandaag de factuur en dateert deze twee weken terug. Uw systeem berekent de vervaldatum vanaf de factuurdatum, zodat de betaling verschuldigd is voordat de factuur überhaupt ter beoordeling wordt voorgelegd.

We vergelijken de factuurdatum met de datum waarop deze daadwerkelijk is aangekomen, en houden alles tegen wat niet overeenkomt, waarbij het verschil wordt getoond aan degene die het oppakt. Veel leveranciers beschouwen dit niet als fraude.

Iemand kopieert een echte factuur van een leverancier die iedereen herkent, verandert alleen de bankgegevens en stuurt deze met een laag bedrag tegelijk naar duizenden bedrijven.

We controleren de betalingsgegevens op elke factuur aan de hand van uw eigen leveranciersregister, dat we uit uw systeem lezen via een API of een reguliere export. Als ze niet overeenkomen, stopt de factuur voordat iemand deze betaalt.

Bankgegevens veranderen legitiem, en registers raken verouderd. We houden verdachte gevallen tegen, tonen u de afwijking en laten de beslissing aan u over.

Meer van Inexchange

E-facturering, papier- & PDF-captatie

Lees meer

Automatisering van crediteurenadministratie

Lees meer

Peppol en naleving

Lees meer

Partner-API voor softwareleveranciers

Lees meer

Veelgestelde vragen over documentvalidatie

Standaard wordt ze vastgehouden in plaats van afgewezen, met de reden weergegeven en de leverancier geïnformeerd. U bepaalt per regel of een fout zichzelf corrigeert, de factuur pauzeert, retourneert of afwijst.

In sommige markten, ja. In het Finse operatornetwerk mag alleen een structureel ongeldig document worden afgewezen, nooit een bedrijfsregel. Voor Peppol is een weigering een factuurreactie met eigen regels, en niet elke afzender verwerkt er een. We zullen u vertellen wat er in elk van uw markten van toepassing is voordat de regel wordt opgesteld.

Ja, tegen uw eigen leveranciersregister, dat we uitlezen uit uw ERP via API of een reguliere export. Een mismatch wordt nooit automatisch afgewezen: een persoon ziet dit en beslist, omdat bankgegevens legitiem kunnen veranderen.

Ja. Gevangen PDF's worden door dezelfde regels gehaald als facturen die via een netwerk zijn binnengekomen, in dezelfde stroom. Zie papier en PDF-captatie.

Vier tot zes weken in het normale geval. Het grootste deel daarvan hangt af van uw leverancier en referentiegegevens in plaats van van het opstellen van regels, dus hoe meer u er vroeg uit uw systemen kunt halen, hoe sneller het gaat.

Nee. Creditnota's, bestellingen en orderbevestigingen, verzendadviezen, catalogi en verzenddocumenten worden allemaal door dezelfde regelmotor verwerkt, elk met zijn eigen set regels: wat er bij een bestelling wordt gecontroleerd, is niet hetzelfde als wat er bij een factuur wordt gecontroleerd. Zie EDI en supply chain-berichten.

We kunnen u vertellen welke van hen al e-facturen naar andere bedrijven in ons netwerk sturen, en hen namens u benaderen om hetzelfde voor u te doen. Alleen leveranciers waarvan we kunnen bevestigen dat ze daartoe in staat zijn, ontvangen de e-mail. Niets wordt verzonden zonder uw goedkeuring, en de formulering bepaalt u zelf.

Ze geven er de voorkeur aan boven het alternatief, namelijk een creditnota, een nieuwe factuur en een gok over wat er mis was. De toon en het aantal herinneringen bepaalt u zelf, en alles wat uiteindelijk wordt afgewezen, verloopt de eerste maanden soepel.

Waarschijnlijk niet. Onder een paar duizend documenten per maand kosten de regels meer aandacht dan dat ze opleveren. Begin in plaats daarvan met het verzenden en ontvangen.

Weet u niet waar te beginnen?

Ontdekken

Nu populair

Documentvalidatie en fraudedetectie

Wij voorkomen dagelijkse AP-problemen voordat ze uw team bereiken

Nooit meer ontbrekende referentienummers

Foutieve gegevens worden tegengehouden voordat ze uw systeem bereiken

Frauduleuze facturen vooraf onderschept

Vang facturen op die u al ontvangt

Controleert elk document

Controles op basis van de door u gekozen regels

Controles tegen uw masterdata

Wat gebeurt er als een controle mislukt?

Gecorrigeerd

Gepauzeerd

Teruggestuurd

Hoe dan ook genomen

De meeste correcties vereisen geen aandacht van iemand.

Het originele document blijft onaangeroerd

Nieuwe regels beginnen voorzichtig

Of u kunt weigeren hangt af van de markt

Stop met het najagen van leveranciers: wij doen het voor u