Fakturavalidering og bedrageriopsporing

Faktureringsfejl findes, rettes eller sendes tilbage til leverandøren.

Cirka 40 % af de fakturaer, du modtager, har fejl. Vi kontrollerer hver enkelt i henhold til dine egne regler, retter det, vi kan, og beder leverandøren om resten.

Kontakt os

Visse udfordringer med kreditorer er universelle på tværs af alle brancher. I stedet for at dit AP-team spilder værdifuld tid på manuelt at rette gentagne fakturafejl, opdager, retter eller spærrer vi dem for dig, inden de overhovedet når dine systemer eller arbejdsgange.

PO- og referencenumre findes ikke altid på standardsteder på en faktura. Vi gennemgår hvert felt og vedhæftning for at sikre, at de korrekte data er, hvor dit system forventer dem.

Fejl er meget sværere at rette, når en faktura først er bogført i dit system. Vi gennemfører alle kontroller inden dette tidspunkt, mens fejlen stadig er leverandørens ansvar at rette.

Tilbagevirkende fakturaer og ændrede betalingsoplysninger bliver fanget af automatiserede regler. Ingen af dem afvises automatisk: dit team har altid det sidste ord om, hvad der skal stoles på.

Hvad er inkluderet i fakturavalidering?

Fang fakturaer, du allerede modtager

Fakturaer fortsætter med at komme ind på samme måde som i dag: via Peppol eller andre netværk, som PDF'er via e-mail eller som papir, du scanner. De passerer gennem dine regler, før noget når dit økonomi- eller godkendelsessystem, og der er ikke behov for at installere noget nyt i dine systemer.

E-fakturaer og indfangede PDF'er gennemgår de samme kontroller, så det er underordnet, om en leverandør sender en korrekt e-faktura eller en PDF via e-mail. Selv om fakturaer udgør hovedparten af dette, går kreditnotaer, ordrer og ordrebevægelser, afsendelsesadvarsler, kataloger og forsendelsesdokumenter gennem den samme regelmotor.

Skema og schematron i forhold til den gældende standard
EN 16931-reglerne, som dit marked håndhæver, og de nationale regler oveni dem
Duplikatregistrering, baseret på din definition af et duplikat
Samlede fakturabeløb afstemmes med de angivne momsbeløb
Obligatoriske felter, som dit økonomisystem ikke kan undvære
En anden kontrol efter konvertering, fordi konvertering også selv kan lave fejl

Referencenumre i forhold til den liste, du vedligeholder
Krav om købsordrenummer pr. leverandør
PO-matching mod den åbne ordre
Betalingsbetingelser og forfaldsdatoer i forhold til det, du har aftalt
Fakturaens alder, så der ikke dukker noget op måneder senere
Den rette juridiske enhed og leveringsadresse
Forsendelse efter virksomhed, sted eller noget i fakturaen
Fakturaer med fremtidig dato opbevares indtil den dato, de gælder for
Regler fastsat pr. leverandør, pr. leverandørgruppe og pr. del af virksomheden
Undtagelser for leverandører, der altid skal igennem

Leverandøren eksisterer, er aktiv og er ikke blokeret

Leverandøren er godkendt til indkøb og betaling
Betalingsoplysningerne stemmer overens med din leverandørregistrering
Momsregistrering og virksomhedsidentitet
Kreditornummeret, som dit ERP forventer, tilføjet undervejs
Om leverandøren i stedet kunne sende e-fakturaer

Afvisning af en faktura er sjældent en brugbar løsning, og nogle markeder tillader det slet ikke. Som standard holder vi dokumentet tilbage, viser præcis hvilken regel det ikke overholdt, og efterlader dit team noget, de kan handle på. Du beslutter, pr. regel, hvilke af disse fire trin der skal ske.

Vi retter det i forhold til dine egne data og leverer det derefter.

Vi tilbageholder den og underretter leverandøren.

Vi sender den retur sammen med årsagen, via netværksbesked, e-mail eller brev.

Vi gennemfører den uden reglerne, når en leverandør reelt ikke kan overholde dem.

Søgningen foregår i følgende rækkefølge: det felt, som dataene tilhører, derefter resten af dokumentet og til sidst vedhæftningerne. En reference skal stemme overens med den liste, du bevarer, inden vi accepterer den. Betalingsbetingelser, der strider mod din aftale, går tilbage til de aftalte, og vi informerer leverandøren om, hvornår betaling kan forventes.

Vi retter en kopi. For hvert dokument kan du se, hvad du modtog, hvad vi leverede, hvilken regel der fejlede, fejldetaljen samt hvert trin siden da. I portalen, ikke som en supportsag.

En ny afvisningsregel kører som en meddelelse i en til tre måneder, mens du informerer dine leverandører om, hvad der ændrer sig.

I det finske operatørnetværk kan du kun afvise et strukturelt ugyldigt dokument. I Polen og Italien afgøres det af den nationale platform. Over Peppol er afvisning af en faktura en formel tvist med sine egne regler og bevisbyrde. Vi fortæller dig, hvad der gælder, før du skriver reglen.

Hold op med at jagte leverandører: vi gør det for dig

Når noget mangler helt, og ingen regel kan udfylde det, sender vi en e-mail til leverandøren inden for få minutter med et link til den faktura, de har sendt. De tilføjer det, der mangler, og fakturaen sendes videre. Den sidder ikke i en kø og venter på, at nogen opdager den.

Vi fortæller leverandøren præcis, hvad der skal rettes

Leverandøren ser den nøjagtige faktura, de har sendt, og det ene felt, der mangler. De kan ikke sende dig beskeder eller ændre noget som helst andet.

Du slår tonen an med dine leverandører

Fra "ingen PO-nummer, ingen betaling" til "hjælp os med at holde det ryddeligt, spørg din rekvirent" Du vælger formuleringen, hvor mange påmindelser der sendes, og hvad der sker efter den sidste.

Godkendelse af nye leverandører er stadig din afgørelse

En ukendt leverandør er altid dit valg. Vi fortæller dit team det, de opretter leverandøren som de normalt ville, og fakturaen fortsætter, når den opfylder reglerne.

Og når leverandøren alligevel ringer ...

En bogholder kan åbne den samme side, som leverandøren ser, rette det sammen med dem over telefonen, godkende fakturaen og efterlade en note på dokumentet.

Falske fakturaer er lavet til at blive overset i en godkendelse, der fungerer præcis, som den skal: en kendt leverandør, et lavt beløb, intet usædvanligt. Vi kontrollerer hver faktura mod de mønstre, som svindlerne rent faktisk bruger, så de ikke ender med at blive betalt.

Leverandøren sender fakturaen i dag og daterer den to uger tilbage. Dit system beregner forfaldsdatoen ud fra fakturadatoen, så betalingen forfalder, før fakturaen overhovedet kommer til gennemgang.

Vi sammenligner fakturadatoen med den reelle modtagelsesdato og tilbageholder alt, der ikke stemmer overens med den viste forskel, til den, der modtager den. Mange leverandører betragter ikke dette som svindel.

Nogen kopierer en ægte faktura fra en leverandør, som alle kender, ændrer kun bankoplysningerne og sender den til tusindvis af virksomheder på én gang med et lavt beløb.

Vi kontrollerer betalingsoplysningerne på hver faktura mod dit eget leverandørregister, som vi læser fra dit system via API eller en almindelig eksport. Hvis de ikke stemmer overens, stopper fakturaen, før nogen betaler den.

Bankoplysninger ændres på lovlig vis, og registre bliver forældede. Vi tilbageholder mistænkelige sager, viser dig uoverensstemmelsen og overlader beslutningen til dig.

Mere fra Inexchange

E-fakturering, papir- & PDF-registrering

Få mere at vide

Automatisering af leverandørgæld

Få mere at vide

Peppol og compliance

Få mere at vide

Partner-API for softwareleverandører

Få mere at vide

Ofte stillede spørgsmål om dokumentvalidering

Som standard bliver den tilbageholdt i stedet for afvist, årsagen vises, og leverandøren underrettes. Du beslutter pr. regel, hvorvidt en fejl rettes af sig selv, udskyder fakturaen, returnerer den eller afviser den.

I visse markeder, ja. I det finske operatørnetværk kan kun et strukturelt ugyldigt dokument afvises, aldrig en forretningsregel. Via Peppol er en afvisning et fakturasvar underlagt regler, og ikke alle afsendere behandler en. Vi vil fortælle dig, hvad der gælder på hvert af dine markeder, inden reglen bliver skrevet.

Ja, mod dit eget leverandørregister, som vi læser fra dit ERP via API eller en almindelig eksport. En uoverensstemmelse afvises aldrig automatisk: en person ser på den og træffer en afgørelse, fordi bankoplysninger kan ændre sig på lovlig vis.

Ja. Opfangede PDF'er behandles efter de samme regler som fakturaer, der ankommer via et netværk, i samme flow. Se papir- og PDF-registrering.

Som regel fire til seks uger. Det meste kommer an på din leverandør og referencedata snarere end af opbygning af regler, så jo mere du kan få ud af dine systemer tidligt, desto hurtigere går det.

Nej. Kreditnotaer, ordrer og ordrebevægelser, afsendelsesmeddelelser, kataloger og forsendelsesdokumenter kører gennem den samme regelmotor, hver med sit eget regelsæt: det, der bliver kontrolleret på en ordre, er ikke det samme som det, der bliver kontrolleret på en faktura. Se EDI og forsyningskædebeskeder.

Vi kan fortælle jer, hvilke af dem der allerede sender e-fakturaer til andre virksomheder i vores netværk, og kontakte dem på jeres vegne for at bede dem om at gøre det samme for jer. Kun leverandører, som vi kan bekræfte er i stand til det, modtager e-mailen. Intet sendes uden din godkendelse, og ordlyden bestemmer du.

De foretrækker det som regel frem for alternativet, som er en kreditnota, en ny faktura og et gæt på, hvad der var galt. Tonen og antallet af påmindelser bestemmer du, og alt, der til sidst afvises, starter blidt op de første måneder.

Sandsynligvis ikke. Under et par tusinde dokumenter om måneden kræver reglerne mere opmærksomhed, end de sparer. Start i stedet med at sende og modtage.

Ikke sikker på, hvor du skal starte?

Udforsk

Populært lige nu

Dokumentvalidering og bedrageriopsporing

Vi stopper daglige AP-hovedpiner, før dine ansatte får dem

Slut med manglende referencenumre

Dårlige data stoppes, før de når dit system

Falske fakturaer opdages på forhånd

Fang fakturaer, du allerede modtager

Kontroller, som hvert dokument gennemgår

Kontroller mod de regler, du vælger

Kontroller mod dine stamdata

Hvad sker der, hvis en kontrol svigter?

Korrigeret

Udskudt

Returneret

Tages alligevel

De fleste rettelser kræver ikke nogens opmærksomhed

Det originale dokument forbliver uændret

Nye regler starter blødt

Hvorvidt du kan afvise, afhænger af markedet

Hold op med at jagte leverandører: vi gør det for dig