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Validation des documents et détection des fraudes

Erreurs de facture détectées, corrigées ou facture renvoyée au fournisseur.

Environ 40 % des factures que vous recevez comportent une erreur. Nous vérifions chacune d’entre elles par rapport à vos propres règles, nous corrigeons ce que nous pouvons et, pour le reste, nous demandons au fournisseur.

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Nous mettons fin aux casse-tête quotidiens liés à la comptabilité fournisseurs avant que votre équipe en ait connaissance

Certains défis liés à la comptabilité fournisseurs sont universels dans tous les secteurs. Au lieu de faire perdre un temps précieux à votre équipe en corrigeant manuellement des erreurs répétitives sur les factures, nous les détectons, les corrigeons ou les bloquons pour vous, avant qu’elles n’atteignent vos systèmes ou vos flux de travail.

Plus aucun numéro de référence manquant

Les numéros de commande et de référence ne se trouvent pas toujours aux endroits standard d’une facture. Nous examinons chaque champ et pièce jointe pour nous assurer que les données correctes sont là où votre système les attend.

Les données erronées sont arrêtées avant d’atteindre votre système

Les erreurs sont beaucoup plus difficiles à corriger une fois qu’une facture a été enregistrée dans votre système. Nous effectuons chaque vérification avant ce stade, tandis que l’erreur doit toujours être corrigée par le fournisseur.

 

Factures frauduleuses détectées à l’avance

Les factures antidatées et les coordonnées de paiement modifiées sont prises en compte par des règles automatisées. Aucun rejet n’est effectué automatiquement : votre équipe a toujours le dernier mot sur ce en quoi elle peut avoir confiance.

Qu’inclut la validation des factures ?

Comprendre les factures que vous recevez déjà

Les factures continuent d’arriver de la même manière qu’aujourd’hui : via Peppol ou d’autres réseaux, sous forme de fichiers PDF par e-mail ou au format papier que vous numérisez. Elles passent par vos règles avant d’arriver dans votre système financier ou d’approbation, et rien de nouveau ne doit être installé dans vos systèmes.

Les factures électroniques et les PDF capturés sont soumis aux mêmes contrôles, donc peu importe que le fournisseur envoie une véritable facture électronique ou un fichier PDF par e-mail. Même si les factures constituent la majeure partie des documents, les notes de crédit, les commandes et les réponses aux commandes, les avis d’expédition, les catalogues et les documents d’expédition passent par le même moteur de règles.

Contrôles effectués pour chaque document

  • Schéma et Schematron par rapport à la norme applicable

  • La norme EN 16931 réglemente votre marché et les réglementations nationales s’y ajoutent

  • Détection de doublons, selon votre définition d’un doublon

  • Totaux des factures rapprochés par rapport aux montants de TVA indiqués

  • Champs obligatoires dont votre système financier ne peut pas se passer

  • Un deuxième contrôle après la conversion, car la conversion peut entraîner des erreurs inhérentes

Contrôles par rapport aux règles que vous choisissez

  • Numéros de référence par rapport à la liste que vous gérez

  • Numéro du bon de commande requis, par fournisseur

  • Correspondance du bon de commande avec la commande en cours

  • Conditions de paiement et échéances par rapport à ce que vous avez convenu

  • Âge de la facture, afin que rien n’apparaisse des mois plus tard

  • La bonne personne morale et l’adresse de livraison

  • Acheminement par société, site ou autre élément de la facture

  • Factures post-datées suspendues jusqu’à la date d’application

  • Règles définies selon le fournisseur, le groupe de fournisseurs et la partie de l’entreprise

  • Exemptions pour les fournisseurs qui doivent toujours passer

Contrôles par rapport à vos données de base

  • Le fournisseur existe, est actif et n’est pas bloqué

  • Le fournisseur est approuvé pour l’achat et le paiement

  • Les coordonnées de paiement correspondent à votre registre des fournisseurs

  • Immatriculation à la TVA et identité de l’entreprise

  • Le numéro de créancier attendu par votre ERP, ajouté en cours

  • Si le fournisseur pourrait envoyer des factures électroniques à la place

Que se passe-t-il si un contrôle échoue ?

Le rejet d’une facture est rarement une réponse utile, et certains marchés ne l’autorisent même pas. Par défaut, nous suspendons le document, indiquons précisément la règle qui a échoué et laissons à votre équipe les moyens d’agir. Vous décidez, par règle, laquelle de ces quatre étapes est autorisée.

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Correction

Nous la corrigeons par rapport à vos propres données, puis nous la livrons.

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En pause

Nous la suspendons et en informons le fournisseur.

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Retour

Nous la renvoyons en indiquant la raison, par message réseau, e-mail ou lettre.

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Acceptée quand même

Nous l’acceptons en ignorant les règles, lorsqu’un fournisseur ne peut vraiment pas se conformer.

La plupart des corrections ne nécessitent l’attention de personne

La recherche s’effectue dans l’ordre suivant : le champ auquel appartiennent les données, puis le reste du document, puis les pièces jointes. Une référence doit correspondre à la liste que vous gérez pour que nous puissions l’accepter. Les conditions de paiement qui contredisent votre accord reviennent à celles convenues, et nous informons le fournisseur de la date à laquelle il doit s’attendre au paiement.

Le document original reste inchangé

Nous corrigeons sur une copie. Pour chaque document, vous pouvez voir ce que vous avez reçu, ce que nous avons livré, quelle règle a échoué, les détails de l’erreur et chaque étape depuis. Dans le portail, pas comme un ticket d’assistance.

Les nouvelles règles sont introduites par paliers

Une nouvelle règle de rejet prend la forme d’une notification pendant un à trois mois le temps que vous informiez vos fournisseurs du changement.

La possibilité de refuser dépend du marché

Dans le réseau d’opérateurs finlandais, vous ne pouvez rejeter qu’un document structurellement invalide. En Pologne et en Italie, c’est la plateforme nationale qui décide. Chez Peppol, le refus d’une facture est un litige formel avec ses propres règles et preuves. Nous vous expliquons les règles qui s’appliquent avant que vous rédigiez la règle.

Arrêtez de courir après les fournisseurs : nous le faisons pour vous

Lorsqu’il manque quelque chose et qu’aucune règle ne permet de le résoudre, nous envoyons un e-mail au fournisseur en quelques minutes, avec un lien vers la facture qu’il a envoyée. Il ajoute ce qui manque et la facturation se poursuit. La facture ne reste pas bloquée en attendant que quelqu’un la remarque.

Nous indiquons exactement au fournisseur ce qu’il faut corriger

Le fournisseur voit la facture exacte qu’il a envoyée et le champ manquant. Il ne peut pas vous envoyer de message ni modifier quoi que ce soit d’autre.

Vous donnez le ton avec vos fournisseurs

De « pas de numéro de bon de commande, pas de paiement » à « aidez-nous à clarifier ce point, demandez à votre demandeur ». Vous choisissez le libellé, le nombre de rappels et ce qui se passe après le dernier.

Concernant l’approbation de nouveaux fournisseurs, c’est vous qui décidez

Vous avez toujours le dernier mot concernant un fournisseur inconnu. Nous en parlons à votre équipe, elle crée le fournisseur comme elle le ferait normalement et la facture se poursuit une fois qu’elle est conforme aux règles.

Et quand le fournisseur appelle quand même...

Un comptable peut ouvrir la même page que celle vue par le fournisseur, la corriger avec lui au téléphone, envoyer la facture et laisser une note sur le document.

Détectez la fraude à la facture avant qu’elle ne se produise

Les factures frauduleuses sont conçues pour passer par un processus d’approbation qui fonctionne exactement comme il se doit : un fournisseur connu, un faible montant, rien d’inhabituel. Nous vérifions chaque facture par rapport aux modèles utilisés par les entités frauduleuses, afin qu’elles ne finissent pas par être payées.

Les factures antidatées n’atteignent jamais votre calendrier de paiements

Le fournisseur envoie la facture aujourd’hui et la date d’il y a deux semaines. Votre système calcule la date d’échéance à partir de la date de la facture, de sorte que le paiement arrive à échéance avant même que la facture ne soit soumise à examen.

 

Nous comparons la date de la facture à la date d’arrivée réelle et nous suspendons tout ce qui ne correspond pas, en indiquant l’écart à quiconque vient la chercher. De nombreux fournisseurs ne considèrent pas cela comme une fraude.

Coordonnées bancaires modifiées = un arrêt complet

Quelqu’un copie une facture réelle d’un fournisseur que tout le monde reconnaît, ne modifie que les coordonnées bancaires et l’envoie, avec un faible montant, à des milliers d’entreprises en même temps.

 

Nous vérifions les coordonnées de paiement de chaque facture par rapport à votre propre registre des fournisseurs, que nous lisons dans votre système via une API ou via une exportation régulière. Si elles ne correspondent pas, la facture s’arrête avant que quelqu’un la paie.

Pourquoi nous ne rejetons jamais automatiquement

Les coordonnées bancaires peuvent changer légitimement et les registres peuvent devenir obsolètes. Nous suspendons les cas suspects, nous vous montrons les incohérences et nous vous laissons la décision.

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Foire aux questions sur la validation des documents

Par défaut, elle est suspendue plutôt que rejetée, en indiquant la raison et en prévenant le fournisseur. Vous décidez via une règle si une défaillance se corrige automatiquement, met la facture en pause, la renvoie ou la rejette.

Sur certains marchés, oui. Dans le réseau d’opérateurs finlandais, seul un document structurellement invalide peut être rejeté, jamais en raison d’une règle de l’entreprise. Chez Peppol, un refus est une réponse à une facture avec ses propres règles, et tous les expéditeurs ne la traitent pas. Nous vous dirons ce qui s’applique sur chacun de vos marchés avant la rédaction de la règle.

Oui, par rapport à votre propre registre de fournisseurs, que nous lisons dans votre ERP par via une API ou une exportation régulière. Une incohérence n’est jamais rejetée automatiquement : une personne l’examine et décide, car les coordonnées bancaires peuvent changer légitimement.

Oui. Les PDF capturés suivent les mêmes règles que les factures arrivant sur un réseau, dans le même flux. Voir la capture papier et PDF. 

Quatre à six semaines dans le cas normal. Le plus long, c’est d’attendre les données de vos fournisseurs et les données de référence, plutôt que les règles de construction. Ainsi, plus tôt vous quittez vos systèmes, plus cela va vite.

Non. Les notes de crédit, les commandes et les réponses aux commandes, les avis d’expédition, les catalogues et les documents d’expédition passent par le même moteur de règles, chacun avec son propre ensemble de règles : ce qui est vérifié sur une commande n’est pas ce qui est vérifié sur une facture. Voir EDI et messagerie de la chaîne logistique. 

Nous pouvons vous indiquer lesquels d’entre eux envoient déjà des factures électroniques à d’autres entreprises de notre réseau et les contacter en votre nom pour leur demander de faire de même pour vous. Nous envoyons un e-mail uniquement aux fournisseurs pour lesquels nous pouvons confirmer qu’ils ont cette capacité. Nous ne faisons rien sans votre approbation, et c’est vous qui définissez les termes à utiliser.

Ils ont tendance à le préférer à l’alternative, à savoir chercher une erreur dans une note de crédit ou dans une nouvelle facture. C’est à vous de définir le ton et le nombre de rappels, et tout ce qui finira par être rejeté passera par une période de tolérance pendant les premiers mois.

Probablement pas. En dessous de quelques centaines de documents par mois, les règles demandent plus d’attention qu’elles n’en économisent. Commencez plutôt par l’envoi et la réception.

Parlons plus en détail de votre facturation

Chaque entreprise a des besoins différents. Dites-nous-en un peu plus sur votre entreprise et nous vous aiderons à déterminer si cette solution vous convient. Aucune pression ni obligation : juste des réponses claires de la part d’un interlocuteur qui comprend vos défis.

Remplissez le formulaire et un spécialiste Inexchange vous contactera.