Fakturavalidering og svindeldeteksjon

Fakturafeil funnet, rettet eller sendt tilbake til leverandøren.

Rundt 40 % av fakturaene du mottar har noe galt med dem. Vi sjekker hver enkelt mot egne regler, korrigerer det vi kan og spør leverandøren om resten.

Kontakt oss

Enkelte utfordringer med leverandørreskontro går igjen i alle bransjer. I stedet for at AP-teamet kaster bort verdifull tid på å rydde opp i gjentatte fakturafeil manuelt, fanger vi opp, korrigerer eller blokkerer dem for deg før de når systemene eller arbeidsflytene dine.

PO- og referansenumre finnes ikke alltid på vanlige steder på en faktura. Vi ser gjennom hvert felt og vedlegg for å sikre at riktige data er der systemet forventer det.

Feil er mye vanskeligere å rette opp når en faktura er bokført i systemet. Vi kjører hver kontroll før det punktet, mens feilen fortsatt er leverandørens jobb å korrigere.

Tilbakedaterte fakturaer og endrede betalingsopplysninger fanges opp automatisk. Ingenting avvises automatisk: Teamet ditt bestemmer alltid hva som kan godkjennes.

Hva er inkludert i fakturavalidering?

Fang opp fakturaer du allerede har mottatt

Fakturaer kommer frem slik de er i dag: via Peppol eller andre nettverk, som PDF-filer på e-post eller som papir du skanner. De går gjennom reglene dine før noe når økonomi- eller godkjenningssystemet, og ingenting nytt trenger å installeres i systemene dine.

E-fakturaer og innsamlede PDF-filer gjennomgår de samme kontrollene, så det spiller ingen rolle om en leverandør sender en e-faktura eller en PDF-fil via e-post. Mens fakturaer er hoveddelen av dette, går kreditnotaer, ordrer og ordresvar, forsendelsesmeldinger, kataloger og forsendelsesdokumenter gjennom samme regelmotor.

Schema og Schematron i henhold til gjeldende standard
reglene i EN 16931 som gjelder i markedet ditt, og de nasjonale reglene i tillegg
duplikatkontroll basert på din definisjon av et duplikat
fakturatotaler avstemt mot oppgitte mva-beløp
obligatoriske felt som økonomisystemet ditt ikke kan unnvære
en ekstra kontroll etter konvertering, fordi konvertering kan føre til egne feil

referansenumre mot listen du vedlikeholder
obligatorisk PO-nummer, per leverandør
match mot åpen PO
betalingsbetingelser og forfallsdatoer iht. det dere har avtalt
fakturaens alder, så ingenting dukker opp flere måneder senere
riktig juridisk enhet og leveringsadresse
ruting etter selskap, sted eller noe i fakturaen
fremtidsdaterte fakturaer som holdes tilbake til riktig dato
regler satt per leverandør, per leverandørgruppe og per del av virksomheten
unntak for leverandører som alltid må slippe gjennom

at leverandøren finnes, er aktiv og er ikke blokkert

at leverandøren er godkjent for innkjøp og betaling
at betalingsopplysningene stemmer overens med leverandørregisteret ditt
at mva-registrering og bedriftsidentitet er korrekt
at kreditornummeret som ERP-systemet forventer, blir lagt til underveis
om leverandøren kan sende e-fakturaer i stedet

Å avvise en faktura er sjelden et nyttig svar, og noen markeder tillater det ikke engang. Som standard holder vi dokumentet, viser nøyaktig hvilken regel det mislyktes med, og gir teamet ditt noe de kan handle på. Du bestemmer, per regel, hvilket av disse fire trinnene som skal skje.

Vi retter det opp mot egne data, og leverer det deretter.

Vi holder den og varsler leverandøren.

Vi sender den tilbake med årsaken, via nettverksmelding, e-post eller brev.

Vi sender den gjennom uten reglene hvis en leverandør faktisk ikke kan oppfylle kravene.

Søket kjøres i denne rekkefølgen: først i feltet dataene hører til, deretter resten av dokumentet og til slutt vedleggene. En referanse må samsvare med listen du vedlikeholder før vi aksepterer den. Betalingsvilkår i strid med avtalen går tilbake til det som er avtalt, og vi forteller leverandøren når betaling kan forventes.

Vi retter på en kopi. For hvert enkelt dokument kan du se hva du mottok, hva vi leverte, hvilken regel som mislyktes, feildetaljene og alle trinn underveis. I portalen, ikke som supportsak.

En ny avvisningsregel kjører som et varsel i én til tre måneder mens du forteller leverandørene hva som endres.

I det finske operatørnettverket kan du bare avvise et strukturelt ugyldig dokument. I Polen og Italia avgjør den nasjonale plattformen. Via Peppol er avvisning av en faktura en formell tvist med egne regler og bevis. Vi forteller deg hva som gjelder før du skriver regelen.

Slutt å jage etter leverandører: Vi gjør det for deg

Hvis noe mangler og ikke kan fylles ut automatisk, sender vi leverandøren en e-post innen få minutter, med en lenke til den innsendte fakturaen. De legger til det som mangler der, og fakturaen fortsetter. Den står ikke i kø og venter på at noen skal legge merke til den.

Vi forteller leverandøren nøyaktig hva som skal rettes

Leverandøren ser nøyaktig den fakturaen de har sendt og feltet som mangler. De kan ikke sende deg meldinger eller endre noe annet.

Du setter tonen med leverandørene dine

Fra «ingen PO-nummer, ingen betaling» til «hjelp oss med å holde dette ryddig, spør bestilleren din». Du velger selv ordlyden, hvor mange påminnelser som skal ut, og hva som skal skje etter den siste.

Godkjenning av nye leverandører forblir din beslutning

En ukjent leverandør er alltid din avgjørelse. Vi informerer teamet ditt, de oppretter leverandør som vanlig, og fakturaen sendes videre når den oppfyller reglene.

Og når leverandøren likevel ringer …

En regnskapsfører kan åpne den samme siden som leverandøren ser, gjøre endringer sammen med dem på telefonen, få fakturaen gjennom og legge igjen et notat på dokumentet.

Svindelfakturaer er designet for å gå gjennom en godkjenningsprosess som fungerer nøyaktig som den skal: en kjent leverandør, et lavt beløp, ingenting uvanlig. Vi kontrollerer hver faktura mot mønstre svindlere faktisk bruker, slik at de ikke ender opp med å bli betalt.

Leverandøren sender fakturaen i dag og daterer den for to uker siden. Systemet beregner forfallsdatoen fra fakturadatoen, slik at betalingen forfaller før fakturaen kommer til gjennomgang.

Vi sammenligner fakturadato med den faktiske ankomstdatoen og holder tilbake alt som ikke stemmer overens, med avviket synlig for den som behandler saken. Mange leverandører anser ikke dette som svindel.

Noen kopierer en ekte faktura fra en leverandør som alle kjenner igjen, endrer bare bankopplysningene og sender den til lav verdi til tusenvis av selskaper samtidig.

Vi kontrollerer betalingsopplysningene på hver faktura mot leverandørregisteret ditt, som vi leser fra systemet ditt via API eller en fast eksport. Hvis de ikke stemmer, stopper fakturaen før noen betaler den.

Bankopplysningene endres legitimt, og registrene går ut av dato. Vi holder mistenkte saker, viser deg uoverensstemmelsen og overlater beslutningen til deg.

Mer fra Inexchange

E-fakturering, papir- og PDF-fangst

Les mer

Automatisering av leverandørreskontro

Les mer

Peppol og samsvar

Les mer

Partner API for programvareleverandører

Les mer

Ofte stilte spørsmål om dokumentvalidering

Som standard holdes den fremfor å avvises, med årsaken vist og leverandøren varslet. Du bestemmer per regel om en feil korrigerer seg selv, setter fakturaen på pause, returnerer den eller avviser den.

I noen markeder, ja. I det finske operatørnettverket kan bare et strukturelt ugyldig dokument avvises, aldri en forretningsregel. Via Peppol er en avvisning et fakturasvar med egne regler, og ikke alle avsendere behandler det. Vi vil fortelle deg hva som gjelder i hvert av markedene dine før regelen skrives.

Ja, mot leverandørregisteret ditt, som vi leser fra ERP-systemet ditt via API eller en fast eksport. Et avvik blir aldri avvist automatisk: en person ser på det og avgjør, fordi bankopplysninger faktisk kan endres på legitimt vis.

Ja. Innsamlede PDF-filer går gjennom de samme reglene som fakturaer som ankom via et nettverk, i samme flyt. Se papir- og PDF-fangst.

Fire til seks uker i vanlige tilfeller. Det meste av dette handler om å vente på leverandør- og referansedata snarere enn å utvikle regler, så jo mer av det du kan få ut av systemene dine tidlig, desto raskere går det.

Kreditnotaer, ordrer og ordresvar, forsendelsesmeldinger, kataloger og forsendelsesdokumenter går gjennom samme regelmotor, hver med sitt eget regelverk: det som kontrolleres på en ordre, er ikke det som kontrolleres på en faktura. Se EDI og forsyningskjedemeldinger.

Vi kan fortelle deg hvilke av dem som allerede sender e-fakturaer til andre selskaper i nettverket vårt, og kontakte dem i ditt navn for å be dem om å gjøre det samme for deg. E-posten sendes kun til leverandører vi kan bekrefte at har kapasitet til å håndtere dette. Ingenting sendes ut uten godkjenningen din, og ordlyden er opp til deg.

De har en tendens til å foretrekke det fremfor alternativet, som er en kreditnota, en ny faktura og en gjetning på hva som var galt. Tonen og antallet påminnelser er opp til deg, og alt som til slutt avviser, går mykt de første månedene.

Sannsynligvis ikke. Under noen få tusen dokumenter i måneden får reglene mer oppmerksomhet enn de sparer. Begynn med å sende og motta i stedet.

Er du usikker på hvor du skal begynne?

Utforsk

Populært akkurat nå

Dokumentvalidering og påvisning av svindel

Vi løser de daglige utfordringene i leverandørreskontroen før de når teamet ditt

Ingen flere manglende referansenumre

Feil data stoppet før de når systemet

Svindelfakturaer fanget opp på forhånd

Fang opp fakturaer du allerede har mottatt

Dette kontrolleres på hvert dokument

Kontrollerer mot reglene du velger

Kontrollerer mot stamdata

Hva skjer hvis en kontroll mislykkes?

Korrigert

Pauset

Returnert

Gjennomført likevel

De fleste korrigeringer krever ingen oppmerksomhet

Originaldokumentet forblir uberørt

Nye regler starter mykt

Om du kan avvise, avhenger av markedet

Slutt å jage etter leverandører: Vi gjør det for deg