Choose language

Weryfikacja dokumentów i wykrywanie oszustw

Błędy na fakturze wykryte, poprawione lub odesłane do dostawcy.

Około 40% otrzymywanych faktur zawiera błędy. Sprawdzamy każdy z nich zgodnie z Twoimi zasadami, poprawiamy to, co możemy, i prosimy dostawcę o resztę.

Skontaktuj się z nami

Eliminujemy codzienne problemy związane z obsługą zobowiązań, zanim dotrą one do Twojego zespołu

Niektóre wyzwania związane ze zobowiązaniami są uniwersalne w każdej branży. Zamiast pozwalać zespołowi ds. zobowiązań na marnowanie cennego czasu na ręczne poprawianie powtarzających się błędów na fakturach, my je wykrywamy, korygujemy lub blokujemy – zanim w ogóle trafią do Twoich systemów czy procesów obiegu dokumentów.

Koniec z brakującymi numerami referencyjnymi

Numery zamówień i referencyjne nie zawsze znajdują się w standardowych miejscach na fakturze. Przeglądamy każde pole i załącznik, aby upewnić się, że poprawne dane znajdują się tam, gdzie oczekuje ich Twój system.

Złe dane zatrzymane zanim dotrą do Twojego systemu

Błędy są znacznie trudniejsze do naprawienia, gdy faktura została już zaksięgowana w systemie. Przeprowadzamy wszelkie kontrole przed tym etapem, zanim odpowiedzialność za naprawienie błędu przestanie spoczywać na dostawcy.

 

Wykrywanie fałszywych faktur na wczesnym etapie

Faktury z datą wsteczną oraz zmienione dane do płatności są wyłapywane przez zautomatyzowane reguły. Żadne z nich nie jest odrzucane automatycznie – to Twój zespół zawsze ma ostateczne zdanie w kwestii tego, czemu ufać.

Co obejmuje weryfikacja faktur?

Przechwytuj faktury, które już otrzymujesz

Faktury nadal napływają tak, jak obecnie: za pośrednictwem sieci Peppol lub innych sieci, jako pliki PDF przesyłane pocztą elektroniczną bądź w formie papierowej, którą trzeba zeskanować. Przechodzą one przez Twoje reguły, zanim cokolwiek trafi do systemu finansowego lub systemu zatwierdzania, a w Twoich systemach nie trzeba niczego nowego instalować.

E-faktury i pliki PDF poddawane są tym samym weryfikacjom, więc nie ma znaczenia, czy dostawca przesyła właściwą e-fakturę, czy plik PDF pocztą elektroniczną. Chociaż faktury stanowią większość tego procesu, noty kredytowe, zamówienia i odpowiedzi na zamówienia, awiza wysyłkowe, katalogi oraz dokumenty przewozowe przechodzą przez ten sam silnik reguł.

Sprawdzanie każdego dokumentu

  • Schemat i schematron zgodne z obowiązującą normą

  • Przepisy normy EN 16931 egzekwowane na Twoim rynku oraz krajowe regulacje je uzupełniające

  • Wykrywanie duplikatów, zgodnie z Twoją definicją duplikatu

  • Suma faktur uzgadniana z podanymi kwotami VAT

  • Pola obowiązkowe, bez których Twój system finansowy nie może się obejść

  • Drugie sprawdzenie po konwersji, ponieważ sama konwersja może wprowadzać własne błędy

Weryfikacja pod kątem wybranych przez Ciebie reguł

  • Numery referencyjne zgodne z listą, którą prowadzisz

  • Wymagany numer zamówienia, według dostawcy

  • Dopasowanie zamówienia zakupu do otwartego zlecenia

  • Warunki płatności i terminy płatności zgodne z tym, na co się umówiliście

  • Wiek faktury, aby nic nie wpłynęło miesiące później

  • Właściwa jednostka prawna i adres dostawy

  • Routing według firmy, lokalizacji lub czegoś wewnątrz faktury

  • Faktury z datą przyszłą przechowywane do dnia, którego dotyczą

  • Zasady ustalane dla każdego dostawcy, grupy dostawców oraz części firmy

  • Zwolnienia dla dostawców, którzy muszą zawsze przejść

Kontrole względem Twoich danych podstawowych

  • Dostawca istnieje, jest aktywny i nie jest zablokowany

  • Dostawca jest zatwierdzony do zakupów i płatności

  • Dane płatności zgadzają się z rejestrem dostawców

  • Rejestracja VAT i tożsamość firmy

  • Numer wierzyciela oczekiwany przez Twój system ERP, dodany po drodze

  • Czy dostawca mógłby zamiast tego wysyłać faktury elektroniczne?

Co się dzieje, jeśli weryfikacja zakończy się niepowodzeniem?

Odrzucenie faktury rzadko jest użyteczną odpowiedzią, a na niektórych rynkach jest to nawet niedozwolone. Domyślnie zatrzymujemy dokument, wskazujemy dokładnie, której reguły nie spełnił, i przekazujemy Twojemu zespołowi informacje, na podstawie których może on podjąć odpowiednie działania. Decydujesz, zgodnie z zasadą, które z tych czterech kroków mają miejsce.

circle_fill

Poprawiono

Naprawiamy to na podstawie Twoich danych, a następnie dostarczamy.

circle_fill

Wstrzymano

Wstrzymujemy ją i powiadamiamy dostawcę.

circle_fill

Zwrócono

Odesyłamy ją z podaniem przyczyny, za pomocą wiadomości sieciowej, e-maila lub listu.

circle_border

Przyjęto mimo błędów

Przepychamy to z pominięciem zasad, gdy dostawca rzeczywiście nie jest w stanie ich spełnić.

Większość poprawek nie wymaga czyjejkolwiek uwagi

Wyszukiwanie odbywa się w następującej kolejności: pole, do którego należą dane, następnie pozostała część dokumentu, a na końcu załączniki. Numer referencyjny musi odpowiadać liście, którą prowadzisz, zanim faktura zostanie zaakceptowana. Warunki płatności sprzeczne z Twoją umową wracają do uzgodnionych, a my informujemy dostawcę, kiedy może spodziewać się płatności.

Oryginalny dokument pozostaje nienaruszony

Korygujemy na kopii. Dla każdego dokumentu możesz sprawdzić, co otrzymaliśmy, co dostarczyliśmy, która reguła nie została spełniona, szczegóły błędu oraz wszystkie kolejne kroki. W portalu, nie jako zgłoszenie do działu wsparcia.

Nowe zasady zaczynają się łagodnie

Nowa zasada odrzucania funkcjonuje w formie powiadomienia przez okres od jednego do trzech miesięcy, podczas gdy informujesz dostawców o wprowadzanych zmianach.

Czy możesz odrzucić, zależy od rynku

W sieci fińskiego operatora można odrzucić jedynie dokument o nieprawidłowej strukturze. W Polsce i we Włoszech decyzję podejmuje platforma krajowa. W systemie Peppol odrzucenie faktury jest formalnym sporem z własnymi zasadami i dowodami. Informujemy Cię, które zasady obowiązują, zanim napiszesz regułę.

Przestań ścigać dostawców: my zrobimy to za Ciebie

Gdy czegoś całkowicie brakuje i żadna reguła nie może tego uzupełnić, wysyłamy do dostawcy e-mail w ciągu kilku minut, zawierający link do przesłanej przez niego faktury. Uzupełniają to, czego tam brakuje, i proces fakturowania toczy się dalej. Faktura nie stoi w kolejce, czekając aż ktoś to zauważy.

Dokładnie mówimy dostawcy, co należy poprawić

Dostawca widzi dokładnie fakturę, którą wysłał, oraz jedno pole, którego brakuje. Nie mogą wysyłać do Ciebie wiadomości ani zmieniać niczego innego.

To Ty nadajesz ton relacjom z dostawcami

Od zasady „brak numeru zamówienia – brak płatności” do hasła: „pomóż nam utrzymać porządek – zapytaj osobę składającą zamówienie”. To Ty wybierasz słowa, ile przypomnień zostanie wysłanych i co się stanie po ostatnim z nich.

Zatwierdzanie nowych dostawców pozostaje Twoją decyzją

Nieznany dostawca to zawsze Twój wybór. Informujemy Twój zespół, oni tworzą dostawcę tak, jak zwykle, a faktura jest przetwarzana dalej, gdy spełnia wymagane zasady.

A kiedy dostawca i tak dzwoni…

Księgowy może otworzyć tę samą stronę, którą widzi dostawca, omówić ją z nim przez telefon, zatwierdzić fakturę i zostawić notatkę na dokumencie.

Wykryj oszustwa fakturowe, zanim do nich dojdzie

Fałszywe faktury są zaprojektowane tak, aby prześlizgnąć się przez proces zatwierdzania, który działa dokładnie tak, jak powinien: znany dostawca, niska kwota, nic niezwykłego. Sprawdzamy każdą fakturę pod kątem wzorców faktycznie stosowanych przez oszustów, aby nie została ona opłacona.

Faktury z datą wsteczną nigdy nie trafiają do Twojego harmonogramu płatności

Dostawca wysyła dziś fakturę i datuje ją na dwa tygodnie wcześniej. Twój system oblicza termin płatności na podstawie daty faktury, więc płatność przypada przed tym, zanim faktura zostanie poddana przeglądowi.

 

Porównujemy datę faktury z datą jej faktycznego otrzymania i wstrzymujemy wszystko, co się nie zgadza, pokazując różnicę osobie, która to przejmuje. Wielu dostawców nie uważa tego za oszustwo.

Zmiana danych bankowych = całkowite zatrzymanie

Ktoś kopiuje prawdziwą fakturę od dostawcy, którego wszyscy znają, zmienia tylko dane bankowe i wysyła ją o niskiej wartości do tysięcy firm jednocześnie.

 

Sprawdzamy dane płatności na każdej fakturze w porównaniu z Twoim własnym rejestrem dostawców, który odczytujemy z Twojego systemu za pomocą API lub zwykłego eksportu. Jeśli nie zgadzają się, faktura zostaje zatrzymana, zanim ktokolwiek ją opłaci.

Dlaczego nigdy nie odrzucamy automatycznie

Dane bankowe mogą się legalnie zmieniać, a rejestry ulegają dezaktualizacji. Zatrzymujemy podejrzane przypadki, pokazujemy Ci rozbieżność i pozostawiamy decyzję Tobie.

Więcej od Inexchange

E-fakturowanie, przechwytywanie dokumentów papierowych i PDF

Dowiedz się więcej
paper_pdf_capture-tile-graphic-1

Automatyzacja zobowiązań

Dowiedz się więcej
automation-tile-graphic

Peppol i zgodność

Dowiedz się więcej
peppol-tile-graphic

Partner API dla dostawców oprogramowania

Dowiedz się więcej
build-tile-graphics

Najczęściej zadawane pytania dotyczące walidacji dokumentów

Domyślnie jest ona wstrzymywana, a nie odrzucana, z podaniem powodu i powiadomieniem dostawcy. Dla każdej reguły decydujesz, czy błąd naprawia się automatycznie, czy też powoduje wstrzymanie, zwrot lub odrzucenie faktury.

W niektórych krajach – tak. W sieci fińskiego operatora odrzucony może zostać jedynie dokument niepoprawny pod względem strukturalnym – nigdy z powodu naruszenia reguły biznesowej. W systemie Peppol odmowa stanowi odpowiedź na fakturę, która rządzi się własnymi regułami, a nie każdy nadawca ją przetwarza. Poinformujemy Cię, co obowiązuje na każdym z Twoich rynków, zanim zasada zostanie zapisana.

Tak, w oparciu o własny rejestr dostawców, który odczytujemy z Twojego systemu ERP za pomocą API lub zwykłego eksportu. Przypadek niezgodności nigdy nie jest odrzucany automatycznie – weryfikuje go człowiek i podejmuje decyzję, ponieważ dane bankowe mogą ulegać uzasadnionym zmianom.

Tak. Przechwycone pliki PDF są przetwarzane według tych samych zasad co faktury otrzymywane przez sieć, w tym samym procesie. Zobacz: dokument w postaci papierowej oraz zrzut w formacie PDF. 

Od czterech do sześciu tygodni w normalnym przypadku. Większość z tego zależy od Twojego dostawcy i danych referencyjnych, a nie od tworzenia reguł, więc im więcej z nich uda Ci się wcześniej wyciągnąć z systemów, tym szybciej to pójdzie.

Nie. Noty korygujące, zamówienia i odpowiedzi na zamówienia, awiza wysyłki, katalogi oraz dokumenty przewozowe są przetwarzane przez ten sam silnik reguł, przy czym każdy z tych typów dokumentów podlega własnemu zestawowi zasad: weryfikacja zamówienia obejmuje inne elementy niż weryfikacja faktury. Zobacz: EDI i komunikacja w łańcuchu dostaw. 

Możemy wskazać, którzy z nich już przesyłają e-faktury innym firmom w naszej sieci, i skontaktować się z nimi w Twoim imieniu z prośbą o to samo dla Ciebie. Wiadomość e-mail otrzymają tylko ci dostawcy, w przypadku których możemy potwierdzić gotowość techniczną. Nic nie wychodzi bez Twojej zgody, a treść ustalasz sam.

Zazwyczaj wolą to rozwiązanie od alternatywy, którą jest nota korygująca, nowa faktura i zgadywanie, co było nie tak. To Ty ustalasz ton i częstotliwość przypomnień, a wszelkie mechanizmy skutkujące ostatecznym odrzuceniem wniosku przez pierwsze miesiące działają w trybie łagodnym.

Prawdopodobnie nie. Poniżej poziomu kilku tysięcy dokumentów miesięcznie przestrzeganie zasad wymaga więcej uwagi, niż pozwala zaoszczędzić czasu. Zamiast tego zacznij od opcji wysyłania i odbierania.

Porozmawiajmy więcej o Twoim fakturowaniu

Każda firma ma inne potrzeby. Opowiedz nam nieco o swojej sytuacji, a pomożemy Ci ustalić, czy to rozwiązanie jest dla Ciebie odpowiednie. Bez presji i bez zobowiązań: po prostu jasne odpowiedzi od kogoś, kto rozumie Twoje wyzwania.

Wypełnij formularz, a specjalista Inexchange skontaktuje się z Tobą.