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Dokumentenvalidierung und Betrugserkennung

Rechnungsfehler finden, korrigieren oder an den Lieferanten zurückschicken.

Etwa 40 % der Rechnungen, die Sie erhalten, sind fehlerhaft. Wir prüfen jede einzelne Rechnung anhand Ihrer eigenen Regeln, korrigieren sie, soweit wir es können, und bitten darüber hinaus den Lieferanten um Korrektur.

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Wir beseitigen alltägliche Sorgen wegen Verbindlichkeiten, bevor sie Ihr Team belasten

Einige Herausforderungen im Zusammenhang mit Verbindlichkeiten sind in jeder Branche gleich. Anstatt dass Ihre Kreditorenbuchhaltung wertvolle Zeit auf die manuelle Bereinigung wiederholter Rechnungsfehler verschwendet, fangen wir Fehler ab, korrigieren oder sperren diese, bevor sie jemals Ihre Systeme oder Arbeitsabläufe erreichen.

Keine fehlenden Rechnungsnummern mehr

Bestell- und Rechnungsnummern sind nicht immer an den üblichen Stellen auf einer Rechnung zu finden. Wir überprüfen jedes Feld und jeden Anhang, um sicherzustellen, dass die korrekten Daten dort sind, wo Ihr System damit rechnet.

Fehlerhafte Daten erreichen gar nicht erst Ihr System

Fehler sind viel schwieriger zu beheben, wenn eine Rechnung schon in Ihrem System gebucht wurde. Wir führen jede Prüfung vorher durch, solange die Fehlerkorrektur noch Aufgabe des Lieferanten ist.

 

Betrügerische Rechnungen werden im Voraus gestoppt

Zurückdatierte Rechnungen und geänderte Zahlungsangaben werden von automatisierten Regeln abgefangen. Beides wird nicht automatisch abgelehnt: Ihr Team hat immer das letzte Wort, wenn es darum geht, was vertrauenswürdig ist.

Was umfasst die Rechnungsprüfung?

Abfangen von bereits eingehenden Rechnungen

Rechnungen gehen heute auf unterschiedliche Weise ein: über Peppol oder andere Netzwerke, als PDF per E-Mail oder auf Papier, das Sie scannen. Sie durchlaufen Ihre Regeln, bevor irgendetwas in Ihr Finanz- oder Genehmigungssystem gelangt, und in Ihren Systemen muss nichts neu installiert werden.

E-Rechnungen und erfasste PDF durchlaufen dieselben Prüfungen, sodass es gleich ist, ob ein Lieferant eine richtige E-Rechnung oder ein PDF per E-Mail sendet. Zwar machen Rechnungen den Großteil dieses Prozesses aus, doch durchlaufen auch Gutschriften, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Kataloge und Lieferdokumente dieselbe Regel-Engine.

Jedes Dokument wird auf Folgendes geprüft:

  • Schema und Schematron anhand der geltenden Norm;

  • die Norm EN 16931, soweit sie in Ihrem Markt gilt, und zusätzlich die nationalen Vorschriften;

  • Duplikaterkennung gemäß Ihrer Definition eines Duplikats;

  • der Rechnungsbetrag wird mit dem angegebenen Umsatzsteuerbetrag abgeglichen;

  • Pflichtfelder, die Ihr Finanzsystem benötigt;

  • zweite Prüfung nach der Konvertierung, da die Konvertierung selbst Fehler verursachen kann.

Abgleich mit den von Ihnen gewählten Regeln:

  • Rechnungsnummern anhand der von Ihnen gepflegten Liste;

  • erforderliche Auftragsnummer nach Lieferant;

  • Abgleich Auftrag mit der offenen Bestellung;

  • Zahlungsbedingungen und -fristen anhand der getroffenen Vereinbarung;

  • Rechnungsalter, um verspätete Eingänge zu verhindern;

  • richtige juristische Person und Lieferadresse;

  • Weiterleitung nach Unternehmen, Standort oder einer Angabe auf der Rechnung;

  • in die Zukunft datierte Rechnungen werden bis zu ihrem Gültigkeitsdatum zurückgehalten;

  • Regelwerk je Lieferant, Lieferantengruppe und Unternehmensteil;

  • Ausnahmen für Lieferanten, die immer bearbeitet werden müssen.

Abgleich mit Ihren Stammdaten:

  • Der Lieferant existiert, ist aktiv und nicht gesperrt;

  • der Lieferant ist zum Einkauf und zur Zahlung freigegeben;

  • die Zahlungsdaten stimmen mit Ihrem Lieferantenverzeichnis überein;

  • Umsatzsteuerregistrierung und Unternehmensidentität;

  • die Kreditorennummer, die Ihr ERP erwartet, wird hinzugefügt;

  • die Prüfung, ob der Lieferant stattdessen auch elektronische Rechnungen senden könnte.

Was passiert, wenn eine Prüfung fehlschlägt?

Es ist selten sinnvoll, eine Rechnung abzulehnen, und in einigen Märkten ist dies sogar gar nicht gestattet. Standardmäßig halten wir das Dokument zurück, markieren, welche Regel es nicht bestanden hat, und zeigen Ihrem Team, wie es reagieren kann. Grundsätzlich entscheiden Sie, welcher dieser vier Schritte erfolgt.

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Korrigieren

Wir korrigieren die Rechnung anhand Ihrer eigenen Daten und stellen sie dann zu.

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Zurückhalten

Wir halten die Rechnung zurück und benachrichtigen den Lieferanten.

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Zurückgeben

Wir senden die Rechnung mit einer Begründung per Netzwerknachricht, E-Mail oder Brief zurück.

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Trotzdem weiterleiten

Wir leiten die Rechnung ohne Befolgung der Regeln weiter, wenn ein Lieferant diese begründeterweise nicht beachten kann.

Bei den meisten Korrekturen müssen Sie nichts tun

Die Suche verläuft in folgender Reihenfolge: das Feld, zu dem die Daten gehören, dann der Rest des Dokuments, dann die Anhänge. Eine Rechnungsnummer muss mit der von Ihnen gepflegten Liste übereinstimmen, bevor wir sie akzeptieren. Zahlungsbedingungen, die Ihrer Vereinbarung widersprechen, werden auf die vereinbarten zurückgesetzt, und wir teilen dem Lieferanten mit, wann die Zahlung zu erwarten ist.

Das Originaldokument bleibt unverändert

Wir korrigieren eine Kopie. Sie können für jedes Dokument sehen, was Sie erhalten haben, was wir geliefert haben, welche Regel fehlgeschlagen ist, die Fehlerdetails und jeden erfolgten Schritt: im Portal, nicht als Support-Ticket.

Neue Regeln werden sanft eingeführt

Eine neue Ablehnungsregel läuft für einen bis drei Monate als Benachrichtigung, während Sie Ihren Lieferanten die Änderungen mitteilen.

Ob Sie eine Rechnung ablehnen können, hängt vom Markt ab

Im finnischen Betreibernetz können Sie nur ein strukturell ungültiges Dokument ablehnen. In Polen und Italien entscheidet die nationale Plattform. Über Peppol ist die Ablehnung einer Rechnung eine offizielle Streitigkeit mit eigenen Regeln und Beweisen. Wir sagen Ihnen, welche Vorschriften gelten, bevor Sie die Regel schreiben.

Schluss mit der Mahnung von Lieferanten: Wir erledigen dies für Sie

Bei fehlenden Angaben, die nicht regelbasiert ergänzt werden können, senden wir dem Lieferanten innerhalb von Minuten eine E-Mail mit einem Link zur von ihm gesendeten Rechnung. Dort ergänzt dieser die fehlenden Angaben und die Rechnung wird weitergeleitet, ohne dass die Bearbeitung unterbrochen wird, sodass dies niemandem auffällt.

Wir teilen dem Lieferanten genau mit, was er ändern muss

Der Lieferant sieht genau die Rechnung, die er gesendet hat, und das fehlende Feld. Er kann Ihnen keine Nachricht senden und nichts anderes ändern.

Sie stellen in Bezug auf Ihre Lieferanten die Regeln auf

Von „keine Auftragsnummer, keine Zahlung“ bis „helfen Sie uns bei der ordnungsgemäßen Rechnungsstellung, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner“: Sie entscheiden über die Wortwahl, die Zahl der versandten Erinnerungen und das Vorgehen nach der letzten Zahlungserinnerung.

Die Genehmigung neuer Lieferanten bleibt Ihre Entscheidung

Bei einem unbekannten Lieferanten müssen Sie immer tätig werden. Wir informieren Ihr Team, dieses erstellt den Lieferanten wie gewohnt und die Rechnung wird bearbeitet, sobald sie den Regeln entspricht.

Und wenn der Lieferant trotzdem anruft …

Ein Buchhalter kann die gleiche Seite öffnen, die der Lieferant sieht, die Angelegenheit mit ihm am Telefon klären, die Rechnung weiterleiten und eine Notiz auf dem Dokument hinterlassen.

Erkennen Sie Rechnungsbetrug, bevor er passiert

Betrügerische Rechnungen sind so konzipiert, dass sie bei einem Genehmigungsprozess durchrutschen, wenn dieser korrekt funktioniert: ein bekannter Lieferant, ein geringer Betrag, nichts Ungewöhnliches. Wir vergleichen jede Rechnung mit den Mustern, die Betrüger tatsächlich verwenden, damit sie nicht zur Zahlung gelangen.

Zurückdatierte Rechnungen erreichen niemals Ihren Zahlungsplan

Der Lieferant versendet die Rechnung heute und datiert sie zwei Wochen zurück. Ihr System berechnet die Zahlungsfrist aus dem Rechnungsdatum, sodass die Zahlung fällig wird, bevor die Rechnung noch einmal geprüft werden muss.

 

Wir vergleichen das Rechnungsdatum mit dem tatsächlichen Eingangsdatum und halten alles, was nicht übereinstimmt, zurück, wobei die Lücke für alle weiteren Bearbeiter angezeigt wird. Viele Lieferanten betrachten dies nicht als Betrug.

Geänderte Bankverbindung = Vollstopp

Jemand kopiert eine echte Rechnung von einem Lieferanten, den jeder kennt, ändert nur die Bankdaten und sendet die Rechnung über einen geringen Betrag an Tausende von Unternehmen auf einmal.

 

Wir gleichen die Zahlungsdaten auf jeder Rechnung mit Ihrem eigenen Lieferantenverzeichnis ab, das wir per API oder in einem regulären Export aus Ihrem System lesen. Wenn die Daten nicht übereinstimmen, wird die Rechnung gestoppt, bevor jemand sie bezahlt.

Darum führen wir eine Ablehnung niemals automatisch durch

Bankverbindungen ändern sich rechtmäßig und Verzeichnisse sind veraltet. Wir halten Verdachtsfälle zurück, zeigen Ihnen die Unstimmigkeit auf und überlassen Ihnen die Entscheidung.

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Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenvalidierung

Standardmäßig wird sie zurückgehalten und nicht abgelehnt, wobei der Grund angezeigt und der Lieferant benachrichtigt wird. Sie entscheiden gemäß der bestehenden Regel, ob sich ein Fehler selbst behebt, die Rechnung pausiert, zurückgeschickt oder abgelehnt wird.

In einigen Märkten ja. Im finnischen Betreibernetz darf nur ein strukturell ungültiges Dokument abgelehnt werden, niemals eine Geschäftsregel. Über Peppol ist eine Ablehnung eine Rechnungsantwort mit eigenen Regeln, und nicht jeder Absender verarbeitet diese. Wir informieren Sie, was in jedem Ihrer Märkte gilt, bevor die Regel geschrieben wird.

Ja, anhand Ihres eigenen Lieferantenverzeichnisses, das wir von Ihrem ERP per API oder in einem regulären Export auslesen. Eine Nichtübereinstimmung wird nie automatisch abgelehnt: Eine Person betrachtet sie und entscheidet, weil sich Bankdaten rechtmäßig ändern können.

Ja. Erfasste PDF durchlaufen dieselben Regeln wie Rechnungen, die über ein Netzwerk eintreffen, und im selben Arbeitsablauf. Siehe Papier- und PDF-Erfassung. 

Normalerweise vier bis sechs Wochen. Die meiste Zeit geht dafür drauf, auf Ihre Lieferanten- und Referenzdaten zu warten, anstatt die Systemregeln zu erstellen. Je mehr Daten Sie also frühzeitig aus Ihren Systemen entnehmen können, desto schneller geht es.

Nein. Gutschriften, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Kataloge und Lieferdokumente durchlaufen dieselbe Regel-Engine, die jeweils ihre eigenen Regeln hat: Was auf einem Auftrag geprüft wird, ist etwas anderes, als was auf einer Rechnung geprüft wird. Siehe EDI und Supply Chain Messaging. 

Wir können Sie informieren, welche Ihrer Lieferanten bereits E-Rechnungen an andere Unternehmen in unserem Netzwerk senden, und uns in Ihrem Namen mit ihnen in Verbindung setzen, um sie zu bitten, auch Ihnen E-Rechnungen zu schicken. Nur Lieferanten, von denen wir wissen, dass sie technisch dazu in der Lage sind, erhalten die E-Mail. Ohne Ihre Zustimmung kontaktieren wir niemanden, und das Schreiben formulieren Sie.

Die meisten lassen ihre Rechnungen lieber validieren, anstatt eine Gutschrift zu erhalten, eine neue Rechnung zu erstellen oder mühevoll nach Fehlern zu suchen. Den Tonfall und die Anzahl der Erinnerungen können Sie selbst festlegen, und alles, was schließlich abgelehnt wird, wird in den ersten Monaten noch mit Nachsicht behandelt.

Wahrscheinlich nicht. Bei weniger als ein paar tausend Dokumenten pro Monat nehmen die Regeln mehr Aufmerksamkeit in Anspruch, als sie einsparen. Beginnen Sie stattdessen mit dem Rechnungsversand und -empfang.

Lassen Sie uns mehr über Ihre Rechnungsstellung sprechen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse. Erzählen Sie uns etwas über Ihre Lösung und wir helfen Ihnen herauszufinden, ob diese Lösung für Sie geeignet ist. Kein Druck und keine Verpflichtung: nur klare Antworten von jemandem, der Ihre Herausforderungen versteht.

Füllen Sie das Formular aus, und ein Spezialist von Inexchange wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.