Choose language

Ostolaskujen tarkistus ja huijauslaskujen torjunta

Etsimme ja korjaamme laskuvirheet, jotta sinun ei tarvitse.

Noin 40 % vastaanottamistasi laskuista sisältää virheitä. Tarkistamme jokaisen laskun omien sääntöjesi perusteella, korjaamme mitä voimme ja pyydämme toimittajaa hoitamaan loput.

Ota yhteyttä

Pysäytämme virheelliset ostolaskut jo ennen kuin ne päätyvät tiimillesi

Ostolaskut aiheuttavat toisinaan haasteita yrityksen toimialasta riippumatta. Ostoreskontratiimisi ei tarvitse tuhlata arvokasta aikaa laskuvirheiden manuaaliseen korjailuun, sillä me tunnistamme, korjaamme tai estämme ne ennen kuin laskut päätyvät järjestelmiisi tai työnkulkuihisi.

Ei enää puuttuvia viitenumeroita

Ostotilaus- ja viitenumerot eivät aina ole laskussa oikeissa paikoissa. Käymme läpi jokaisen kentän ja liitteen ja varmistamme, että oikeat tiedot ovat siellä, missä järjestelmäsi odottaa niiden olevan.

Pysäytämme virheelliset tiedot ajoissa

Virheiden korjaaminen on paljon vaikeampaa, jos lasku on jo kirjattu järjestelmään. Me teemme kaikki tarkistukset ennen tätä vaihetta ja pyydämme toimittajaa korjaamaan virheet.

 

Huijauslaskut kiinni jo etukäteen

Automaattiset tarkistussäännöt etsivät takautuvasti päivättyjä laskuja ja muutettuja maksutietoja. Laskuja ei hylätä automaattisesti kummankaan perusteella, vaan oma tiimisi päättää aina viime kädessä, onko lasku luotettava.

Mitä laskun tarkistus sisältää?

Tarkista laskut niiden muodosta riippumatta

Laskut saapuvat samalla tavalla kuin ennenkin: Peppolin tai muiden verkostojen kautta, PDF-tiedostoina sähköpostilla tai skannattavana paperilaskuna. Ne tarkistetaan määrittämiesi sääntöjen perusteella ennen kuin ne päätyvät taloushallinto- tai hyväksymisjärjestelmääsi, eikä sinun tarvitse asentaa mitään uutta.

Verkko- ja PDF-laskut tarkistetaan samojen periaatteiden mukaisesti, joten toimittajan käyttämällä laskumuodolla ei ole väliä. Eniten tarkistetaan laskuja, mutta myös hyvityslaskut, tilaukset ja tilausvahvistukset, lähetysilmoitukset, luettelot ja lähetysasiakirjat tarkistetaan vastaavalla tavalla.

Asiakirjoille tehtävät tarkistukset

  • XSD- ja Schematron-tarkistus vertaamalla sovellettavaan standardiin

  • Oman markkina-alueesi EN 16931 -säännöt ja kansalliset määräykset

  • Kaksoiskappaleiden tunnistus oman määrittelysi mukaisesti

  • Laskujen loppusumman ja ilmoitetun ALV-määrän täsmäytys

  • Taloushallintojärjestelmäsi vaatimat pakolliset kentät

  • Toinen tarkistus muunnoksen jälkeen, koska muunnos voi aiheuttaa virheitä

Valitsemiisi sääntöihin perustuvat tarkistukset

  • Viitenumeroiden vertaaminen ylläpitämääsi luetteloon

  • Vaadittu toimittajakohtainen ostotilauksen numero

  • Ostotilauksen vertaaminen avoimeen tilaukseen

  • Maksuehdot ja eräpäivät sovitun mukaisesti

  • Laskun ikä, jotta laskut eivät jää pyörimään mihinkään kuukausiksi

  • Oikea oikeushenkilö ja toimitusosoite

  • Reititys yrityksen, toimipaikan tai laskun sisällön mukaan

  • Tulevaisuuteen päivätyt laskut pidossa ennen kirjauspäivää

  • Toimittajakohtaisesti, toimittajaryhmittäin ja yksikkökohtaisesti määritetyt säännöt

  • Poikkeukset toimittajille, joiden laskujen on aina päästävä läpi

Toimittajarekisterisi perusteella tehtävät tarkistukset

  • Toimittaja on olemassa ja aktiivinen, eikä toimittajaa ole estetty

  • Hyväksytty toimittaja, jolta on lupa tehdä hankintoja ja jolle voi suorittaa maksuja

  • Maksutiedot vastaavat toimittajarekisteriäsi

  • ALV- ja Y-tunnukset

  • ERP-järjestelmän odottama suoraveloitustunnus, lisätty matkan varrella

  • Voiko toimittaja lähettää verkkolaskuja

Entä jos lasku ei läpäise tarkistuksia?

Laskun hylkääminen on harvoin oikea vaihtoehto. Yleensä asetamme asiakirjan pitoon, näytämme tarkalleen, mitä sääntöä se ei läpäissyt, ja toimitamme tiimillesi asian hoitamiseen tarvittavat tiedot. Sinä määrität, mikä seuraavista neljästä vaihtoehdosta toteutuu tarkistussäännön perusteella.

circle_fill

Korjaus

Korjaamme laskun omien tietojesi perusteella ja sen jälkeen toimitamme sen.

circle_fill

Keskeytys

Asetamme laskun pitoon ja ilmoitamme toimittajalle.

circle_fill

Palautus

Palautamme laskun ja ilmoitamme palautuksen syyn verkkosanomana, sähköpostilla tai kirjeitse.

circle_border

Siirto eteenpäin

Siirrämme laskun eteenpäin säännöistä huolimatta, jos toimittaja ei aidosti pysty noudattamaan niitä.

Useimmat korjaukset eivät vaadi kenenkään huomiota

Haku tehdään järjestyksessä – ensin kentästä, johon tiedot kuuluvat, sitten muusta asiakirjasta ja lopuksi liitteistä. Viitteen on vastattava ylläpitämääsi luetteloa, ennen kuin hyväksymme sen. Sopimuksesta poikkeavat maksuehdot muutetaan sopimuksen mukaisiksi, ja ilmoitamme toimittajalle, milloin maksua voi odottaa.

Alkuperäinen asiakirja pysyy koskemattomana

Teemme korjaukset kopioon. Näet kustakin asiakirjasta, mitä olet vastaanottanut, mitä olemme toimittaneet, mitä sääntöä asiakirja ei läpäissyt, virhetiedot ja jokaisen seuraavan vaiheen. Portaalissa, ei tukipyyntönä.

Pehmeä lasku uusille säännöille

Uudesta hylkäyssäännöstä ilmoitetaan ensin 1–3 kuukauden ajan. Näin sinulle jää hyvin aikaa kertoa toimittajille, mitä muutoksia on tulossa.

Hylkääminen riippuu markkinasta

Suomen operaattoriverkossa voit hylätä vain rakenteellisesti virheellisen asiakirjan. Puolassa ja Italiassa hylkääminen riippuu kansallisesta alustasta. Peppolissa laskun hylkääminen on virallinen riita-asia, jota koskevat omat säännöt ja todisteet. Kerromme, mitä määräyksiä sovelletaan, ennen kuin laadit säännön.

Älä turhaan jahtaa toimittajia – me hoidamme sen puolestasi

Jos jotakin puuttuu eikä mikään sääntö korjaa asiaa, lähetämme toimittajalle sähköpostia saman tien ja liitämme mukaan linkin toimittajalta tulleeseen laskuun. Toimittaja lisää puuttuvat tiedot, ja sen jälkeen lasku siirtyy eteenpäin. Se ei jää jonoon odottamaan, että joku huomaisi sen.

Kerromme toimittajalle tarkasti, mitä pitää korjata

Toimittaja näkee lähettämänsä laskun ja puuttuvat tiedot. Toimittaja ei voi lähettää sinulle viestejä eikä muuttaa muita tietoja.

Sinä valitset, miten tiedotetaan

Päätät itse muistutuksista, eli ilmoitetaanko toimittajalle, ettei maksua voida suorittaa ilman ostotilauksen numeroa, tai kehotetaanko häntä ottamaan yhteyttä tilauksen tekijään. Sinä valitset sanamuodon, kuinka monta muistutusta lähetetään ja mitä tapahtuu viimeisen muistutuksen jälkeen.

Päätät itse uusien toimittajien hyväksymisestä

Jos kyseessä on aiemmin tuntematon toimittaja, vastuu on viime kädessä sinulla. Me kerromme tiimillesi, he syöttävät toimittajan järjestelmään normaalisti ja lasku siirtyy eteenpäin, kun se täyttää säännöt.

Ja kun toimittaja soittaa joka tapauksessa...

Kirjanpitäjä voi avata saman sivun, jonka toimittaja näkee, korjata sen toimittajan kanssa puhelimen välityksellä, siirtää laskun eteenpäin ja lisätä huomautuksen asiakirjaan.

Tunnista laskupetokset jo ennalta

Huijauslaskut on suunniteltu livahtamaan hyväksymisprosessista läpi, vaikka kaikki näyttäisi oikealta: tunnettu toimittaja, pieni summa, ei mitään poikkeavaa. Tarkistamme jokaisen laskun yleisten huijauskeinojen varalta, jotta tällaiset laskut eivät päädy maksuun.

Takautuvasti päivätyt laskut eivät koskaan päädy maksuun

Toimittaja lähettää laskun tänään, mutta laskun päivämäärä on kaksi viikkoa sitten. Järjestelmäsi laskee eräpäivän laskun päivämäärästä, joten maksu erääntyy ennen kuin lasku ehditään tarkistaa.

 

Vertaamme laskun päivämäärää sen todelliseen saapumispäivämäärään ja merkitsemme poikkeaman käsittelijän nähtäviksi. Monet toimittajat eivät pidä tätä petoksena.

Muutetut pankkitiedot = seis siihen paikkaan

Huijari voi kopioida aidon laskun tunnetulta toimittajalta, muuttaa pankkiyhteystiedot ja lähettää loppusummaltaan pienen laskun tuhansille yrityksille samalla kertaa.

 

Tarkistamme jokaisen laskun maksutiedot vertaamalla niitä toimittajarekisteriisi, jonka luemme järjestelmästäsi API:n kautta tai tiedostovientinä. Jos maksutiedot eivät täsmää, lasku pysähtyy ennen kuin kukaan ehtii maksaa sitä.

Miksi laskuja ei koskaan hylätä automaattisesti

Pankkiyhteystiedot voivat muuttua hyvästä syystä, ja rekisterit voivat vanhentua. Asetamme epäilyttävät tapaukset pitoon, ilmoitamme poikkeamasta sinulle ja annamme sinun päättää.

Enemmän Inexchangelta

Verkkolaskutus

Lue lisää
paper_pdf_capture-tile-graphic-1

Ostoreskontran automatisointi

Lue lisää
automation-tile-graphic

Peppol ja vaatimustenmukaisuus

Lue lisää
peppol-tile-graphic

Kumppani-API ohjelmistotoimittajille

Lue lisää
build-tile-graphics

Usein kysytyt kysymykset asiakirjojen tarkistuksesta

Yleensä se asetetaan hylkäämisen sijaan pitoon, syy kerrotaan sinulle ja toimittajalle lähetetään ilmoitus. Sinä määrität säännössä, mitä laskulle tehdään: korjataanko virhe, keskeytetäänkö lasku, palautetaanko se vai hylätäänkö se.

Joillakin markkinoilla kyllä. Suomen operaattoriverkossa lasku voidaan hylätä vain väärän rakenteen, ei koskaan yrityskohtaisten sääntöjen perusteella. Peppolissa hylkäys on laskun vastaussanoma (Invoice Response), jota koskevat omat säännöt, eivätkä kaikki lähettäjät käsittele sellaisia. Kerromme sinulle, mitä kullakin markkina-alueellasi sovelletaan, ennen kuin laadit säännön.

Kyllä. Vertaamme niitä toimittajarekisteriisi, jonka luemme ERP-järjestelmästäsi API:n kautta tai viemme normaalisti tiedostona. Laskua ei koskaan hylätä automaattisesti. Hylkäämisestä päättää laskun käsittelevä henkilö, sillä pankkiyhteystiedot voivat joskus muuttua hyvästä syystä.

Kyllä. Luetut PDF-laskut tarkistetaan samoilla säännöillä ja samassa prosessissa kuin verkkolaskut. Katso tietojen poiminta paperi- ja PDF-laskuista. 

Normaalitapauksessa neljästä kuuteen viikkoon. Suurin osa ajasta kuluu toimittaja- ja viitetietojesi odottelemiseen eikä sääntöjen laatimiseen, joten mitä enemmän tietoa pystyt toimittamaan meille heti, sitä nopeammin prosessi etenee.

Ei. Hyvityslaskut, tilaukset ja tilausvahvistukset, lähetysilmoitukset, luettelot ja lähetysasiakirjat käsitellään samalla tavalla, mutta jokaista koskevat omat säännöt – tilauksista tarkistetaan eri tiedot kuin laskuista. Katso EDI ja toimitusketjusanomat. 

Voimme kertoa sinulle, ketkä toimittajat lähettävät jo verkkolaskuja muille verkostossamme toimiville yrityksille, ottaa heihin yhteyttä puolestasi ja pyytää heitä lähettämään verkkolaskuja myös sinulle. Lähetämme viestejä vain toimittajille, joiden tiedämme pystyvän tähän. Mitään ei lähetetä ilman hyväksyntääsi, ja sinä päätät myös viestien sanamuodosta.

Yleensä toimittajat ovat tyytyväisiä, sillä vaihtoehtona on hyvityslasku, uuden laskun laatiminen ja arvailu siitä, mikä meni pieleen. Muistutusten sävystä ja määrästä päätät sinä, ja pehmeän laskun ansiosta toimittajille jää aikaa totutella uusiin sääntöihin.

Todennäköisesti ei. Jos asiakirjoja on alle muutama tuhat kuukaudessa, säännöt aiheuttavat enemmän vaivaa kuin tuovat säästöä. Aloita sen sijaan laskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta.

Millaista ratkaisua etsit?

Kerro meille hieman tarkemmin yrityksesi tarpeista, niin autamme sinua selvittämään, olisiko tämä ratkaisu sopiva sinulle. Ei painostusta eikä sitoumuksia, vain selkeitä vastauksia henkilöltä, joka ymmärtää haasteesi.

Täytä lomake, niin Inexchange-asiantuntija ottaa sinuun yhteyttä.