Choose language

Granskade fakturor, skydd mot bedrägerier

 

Ungefär fyra av tio fakturor som kommer in innehåller något fel. Det kan vara en saknad referens, ett belopp som inte stämmer eller en uppgift som inte matchar ordern.

Vi går igenom varje faktura mot dina egna regler och rättar det vi kan direkt. Resten tar vi upp med leverantören, så att det bara är korrekta fakturor som når dig.

Vi stoppar dagliga AP-problem innan de når ditt team

Vissa problem kring leverantörsskulder finns i alla branscher. Istället för att ditt AP-team ska slösa värdefull tid på att manuellt rensa upp återkommande fakturafel fångar vi upp, korrigerar eller blockerar dem åt er innan de någonsin når era system eller arbetsflöden.

Inga fler referensnummer som saknas

PO- och referensnummer finns inte alltid på samma plats på varje faktura. Vi går igenom varje fält och bilaga för att säkerställa att rätt data finns där ditt system förväntar sig att den ska vara.

Felaktiga data stoppas innan de når ditt system

Fel är mycket svårare att rätta till när en faktura har bokförts i ditt system. Vi kör alla kontroller innan fakturan nått så långt och medan felet fortfarande är leverantörens ansvar att korrigera.

 

Bedrägerifakturor fångas upp i förväg

Bakåtdaterade fakturor och ändrade betalningsuppgifter fångas upp av automatiserade regler. Inget avvisas automatiskt. ditt team har alltid det sista ordet om vad de litar på.

Vad ingår i fakturavalideringen?

Fånga upp fakturor som du redan får

Fakturor fortsätter att komma fram som de gör idag: via Peppol eller andra nätverk, som PDF-filer via e-post eller som pappersfakturor ni skannar. De omfattas av era regler innan något når ert ekonomi- eller godkännandesystem, och inget nytt behöver installeras i era system.

E-fakturor och inlästa PDF-filer genomgår samma kontroller, så det spelar ingen roll om en leverantör skickar en korrekt e-faktura eller en PDF-fil via e-post. Fakturor utgör största andelen, men kreditnotor, beställningar och ordersvar, försändelseaviseringar, kataloger och fraktdokument går igenom samma regelmotor.

Kontrollerar vad varje dokument omfattas av

  • Schema och schematron mot gällande standard

  • SS-EN 16931 är de regler som gäller på din marknad och de nationella reglerna ovanpå dessa.

  • Dubblettdetektering i enlighet med din definition av en dubblett

  • Fakturasummor avstämda mot angivna momsbelopp

  • Obligatoriska fält som ditt ekonomisystem inte kan vara utan

  • En andra kontroll efter konverteringen, eftersom konverteringen kan leda till egna fel

Kontrollerar mot de regler som du själv väljer

  • Referensnummer mot den lista du upprätthåller

  • PO-nummer krävs, per leverantör

  • PO-matchning mot öppen order

  • Betalningsvillkor och förfallodatum mot vad som överenskommits

  • Fakturans ålder, så att inget dyker upp månader försent

  • Rätt juridisk person och leveransadress

  • Routing efter företag, anläggning eller något på fakturan

  • Framtidsdaterade fakturor som disponeras fram till datumet de gäller

  • Regler per leverantör, per leverantörsgrupp och per företagsområde

  • Undantag för leverantörer som alltid måste släppas igenom

Kontrollerar mot er masterdata

  • Leverantören finns, är aktiv och är inte spärrad

  • Leverantören är godkänd för inköp och betalning

  • Betalningsuppgifterna stämmer överens med ert leverantörsregister

  • Momsregistrering och företagsidentitet

  • Det leverantörsnummer som ert ERP förväntar sig och som blir tillagt på vägen

  • Om leverantören skulle kunna skicka e-fakturor istället

Vad händer om en kontroll
skulle misslyckas?

Att avvisa en faktura är sällan den bästa lösningen. På vissa marknader är det inte ens tillåtet. I stället pausar vi fakturan, visar exakt vilken regel som har slagit till och ger ditt team det underlag som behövs för att gå vidare. Du bestämmer själv, regel för regel, vilket av de fyra stegen som ska gälla.

circle_fill

Korrigering

Vi korrigerar fakturan mot er egen data och levererar den därefter.

circle_fill

Paus

Vi pausar fakturan och meddelar leverantören.

circle_fill

Retur

Vi skickar tillbaka den med en redovisad anledning, via nätverksmeddelande, e-post eller brev.

circle_border

Godkänn ändå

 Kan en leverantör inte uppfylla kraven tar vi ändå emot fakturan, så att flödet inte stannar upp. 

De flesta fel rättas automatiskt

Sökningen sker i ordningsföljd: det fält som uppgifterna finns i, sedan resten av dokumentet och därefter bilagorna. En referens måste matcha den lista ni upprätthåller innan vi godkänner den. Betalningsvillkor som strider mot ert avtal återgår till de avtalade och vi talar om för leverantören när betalning kan förväntas.

Originaldokumentet förblir oförändrat

Vi korrigerar på en kopia. För varje dokument kan du se vad ni har fått, vad vi har levererat, vilken regel som aktiverats, feldetaljer och varje steg sedan dess. I portalen, inte som ett supportärende.

Mjuk introduktion av nya regler

En ny avvisningsregel körs som ett meddelande i en till tre månader medan ni informerar era leverantörer vad som förändras.

Avvisa? Det beror på marknaden

I det finska operatörsnätverket kan du endast avvisa ett strukturellt ogiltigt dokument. I Polen och Italien avgör den nationella plattformen. Över Peppol är agerandet att avvisa en faktura en formell tvist med sina egna regler och beviskrav. Vi berättar vad som gäller innan ni skriver regeln.

Slipp besväret att behöva jaga

När något saknas, och det brådskar att få det inkluderat, mejlar vi leverantören inom några minuter med en länk till fakturan de skickat. De lägger till det som saknas och fakturan fortsätter som innan. Den ligger inte i en kö och väntar på att någon ska se den.

Exakt besked om felet

Leverantören ser exakt vilken faktura de skickat och vilket fält som saknas. De kan inte meddela dig eller ändra något annat.

Du sätter tonen mot dina leverantörer

Från ”inget inköpsordernummer, ingen betalning” till ”hjälp oss att hålla detta rent, fråga din beställare”. Ni väljer formulering, hur många påminnelser som ska skickas och vad som ska hända efter den sista.

Nya leverantörer kräver godkännande

En okänd leverantör är alltid ert beslut. Vi berättar för teamet, de skapar leverantören som vanligt och fakturan fortsätter när den följer reglerna.

När leverantören ändå ringer

Den som bokför kan öppna samma sida som leverantören ser, göra justeringarna tillsammans med personen i telefonen, släppa igenom fakturan och lämna en anteckning på dokumentet.

Falska fakturor stoppas i tid

Bedrägerifakturor är utformade för att gå igenom en godkännandeprocess som fungerar precis som den ska: en känd leverantör, ett lågt belopp, inget ovanligt. Vi granskar varje faktura och letar efter de mönster som bedragare använder. Misstänkta fakturor stoppas innan de hinner betalas.

Bakåtdaterade fakturor når aldrig ert betalningssystem

Leverantören skickar fakturan i dag och daterar den för två veckor sedan. Ert system beräknar förfallodatumet från fakturadatumet, så att betalningen förfaller innan fakturan någonsin kommer fram för granskning.

 

Vi jämför fakturadatumet med det faktiska ankomstdatumet och pausar allt som inte stämmer och skillnaderna visas för den som hämtar upp fakturan. Många leverantörer ser inte detta som bedrägeri.

Ändrade bankuppgifter är lika med ett totalstopp

Någon kopierar en riktig faktura från en leverantör som alla känner igen, bara ändrar bankuppgifterna och skickar den till lågt värde till tusentals företag på en gång.

 

Vi kontrollerar betalningsuppgifterna på varje faktura mot ert eget leverantörsregister, som vi läser från ert system via API eller en regelbunden export. Om dessa inte stämmer stoppas fakturan innan någon betalar den.

Välja att pausa ärendet istället för att avvisa

Bankuppgifter ändras ibland på ett legitimt sätt, och registren blir ibland inaktuella. Vi pausar misstänkta ärenden, visar det som avviker och överlåter beslutet till er.

Mer från Inexchange

E-fakturering, pappersfakturor och PDF-inläsning

paper_pdf_capture-tile-graphic-1

Automatisering av leverantörsskulder

automation-tile-graphic

Peppol & compliance

peppol-tile-graphic

Partner-API för programvaruleverantörer

build-tile-graphics

Vanliga frågor om dokumentvalidering

Som standard hålls den pausad i stället för att avvisas, orsaken visas och leverantören meddelas. Ni bestämmer per regel om ett fel kan korrigeras eller om fakturan ska hållas i väntläge, returneras eller avvisas.

Ja, på vissa marknader. I det finska operatörsnätverket får endast ett strukturellt ogiltigt dokument avvisas, aldrig en affärsregel. Med Peppol är ett avslag ett fakturasvar med egna regler, och inte alla avsändare behandlar ett sådant. Vi kommer att informera er om vad som gäller på respektive marknad innan regeln skrivs.

Ja, mot ert eget leverantörsregister, som vi läser från ert ERP via API eller en vanlig export. En missmatchning avvisas aldrig automatiskt: en person får se den och bestämma, eftersom bankuppgifter ibland faktiskt kan ändras på ett legitimt sätt.

Ja. Inlästa PDF-filer går igenom samma regler som fakturor som anlänt via ett nätverk i samma flöde. Se pappers- och PDF-inläsning. 

Normalt fyra till sex veckor. Det mesta av denna tid är väntan på era leverantörs- och referensdata snarare än på byggregler, så ju mer av dessa ni kan få ut ur era system tidigt, desto snabbare går det.

Nej. Kreditnotor, ordrar och ordersvar, leveransaviseringar, kataloger och fraktdokument körs genom samma regelmotor, var och en med sin egen uppsättning regler: det som kontrolleras på en order är inte det som kontrolleras på en faktura. Se EDI och leveranskedjekommunikation. 

Vi kan berätta vilka av dem som redan skickar e-fakturor till andra företag i vårt nätverk och kontakta dem i ert namn för att be dem göra detsamma till er. Endast leverantörer som vi kan bekräfta kan ta emot e-postmeddelandet. Inget går ut utan ert godkännande, och det är ni som bestämmer.

De brukar föredra detta framför alternativet som är en kreditnota, en ny faktura och gissningar om vad som gått snett. Tonen och antalet påminnelser är upp till er, och allt som så småningom avvisas hanteras hänsynsfullt under de första månaderna.

Troligen inte. För färre än några tusen dokument per månad kräver reglerna mer uppmärksamhet än de sparar. Börja med att skicka och ta emot istället.

Låt oss prata mer om din fakturering

Alla företag har olika behov. Berätta lite om ditt så hjälper vi dig att ta reda på om vår lösning är rätt för dig. Ingen press och inga förpliktelser – bara tydliga svar från någon som förstår era utmaningar.

Fyll i formuläret så kontaktas du av en av våra specialister här på Inexchange.