7 misforståelser om Peppol – og hvad der rent faktisk er sandt

Efterhånden som Peppol bliver den foretrukne standard for e-fakturering i hele Europa (og andre steder), bliver det meget indviklet, og der er stor risiko for misforståelser. Med både nationale krav, dokumenttyper, identifikatorer, og adgangspunkternes funktion kan man trygt regne med, at der opstår forvirring.
Så lad os lige få et par ting på det rene.

Her er syv af de hyppigste misforståelser, vi hører om Peppol, rent ud sagt, så du undgår forvirring og bliver mere tryg.

Misforståelse 1: Peppol-adgangspunkter kan tilføje et hvilket som helst land til Peppol-aktivering og sende/modtage næsten uden, at det kræver noget.

Mens Peppol leverer en samlet infrastruktur, kan hvert land have sine egne krav til onboarding samt juridiske og lovgivningsmæssigee krav. Et Peppol Access Point giver ikke automatisk mulighed for at sende og modtage dokumenter i alle lande. Visse lande (som Tyskland eller Frankrig) kan kræve lokal registrering, specifikke identifikatorer eller overholdelse af nationale e-faktureringslovkrav ud over Peppol.

✅ Virkelighed: Ekspansion til et nyt land via Peppol kræver ofte yderligere opsætning, dokumentation og endda landespecifik implementeringssupport. Det skal man huske, når man vælger en Peppol Access Point-udbyder – læs mere om, hvordan du vælger det rigtige Access Point til din virksomhed.

Misforståelse 2: Hvis jeg har en modtagers e-fakturaadresse, kan jeg sende dem en Peppol-faktura.

Kun hvis de er registreret og klar til at modtage via Peppol.
Det er ikke nok at have en e-fakturaadresse. For at et Peppol-dokument kan leveres, skal modtageren være registreret i Peppol-netværket med en aktiv modtagefunktion for den dokumenttype, du sender (f.eks. faktura, kreditnota, ordre).

✅ Virkelighed: Bare fordi du har en adresse, betyder det ikke, at modtageren er Peppol-aktiv eller klar til den specifikke transaktion.

Misforståelse 3: En multinational virksomhed kan kun bruge én identifikator for alle sine datterselskaber.

Hver juridisk enhed skal have sin egen unikke identifikator i Peppol. Dette er ofte baseret på nationale virksomheds-ID'er (som et momsnummer eller et nationalt registreringsnummer). Du kan ikke bruge ét ID til at dække flere datterselskaber i forskellige lande eller jurisdiktioner.

✅ Virkeligheden: Alle juridiske enheder skal registreres individuelt i Peppol, også selvom de er en del af den samme overordnede gruppe. Og det er er godt, da det sikrer, at dokumenterne sendes til den rigtige, modtagerne identificeres korrekt, og det juridiske og skattemæssige ansvar er tydeligt knyttet til den rigtige enhed.

Misforståelse 4: Hvis en kunde ikke er i Peppol Directory, modtager de ikke Peppol-fakturaer.

Kan du huske telefonbøgerne? Bare fordi et nummer ikke optrådte, betød det ikke, at vedkommende ikke havde telefon. Det samme gælder for Peppol: Bare fordi en virksomhed ikke er i Peppol Directory, betyder det ikke, at de ikke kan modtage e-fakturaer.
Peppols register er nyttigt til at finde registrerede aktører, men det er ikke 100 procent fyldestgørende. Visse virksomheder fravælger at blive offentligt anført, men de kan stadig modtage Peppol-dokumenter, hvis de er korrekt registreret med deres adgangspunkt. Visse Peppol SMP-udbydere har ikke en Peppol Directory-samkøring, eller også kan der opstå forsinkelser i dataoverførslen mellem SMP og Peppol Directory.

✅ Virkelighed: Selv om man ikke er i registret, kan man godt være tilknyttet netværket. Bekræft altid ved hjælp af teknisk opslag eller ved at sammenligne med dit adgangspunkt.

Misforståelse 5: Hvis en kunde er anført i Peppols register, modtager de fakturaer.

Det er heller ikke garanteret.
Selv om man er i registret, bekræfter det ikke, at modtageren er klar til at modtage alle typer Peppol-dokumenter - eller endda at de aktivt behandler noget.
Visse poster kan være forældede, begrænsede eller ganske enkelt ikke aktiveret på modtagersiden. Modtagelsesmulighederne afhænger også af dokumenttypen og -profilen.

✅ Virkelighed: Kontrollér altid, at kunden er i stand til at modtage den specifikke dokumenttype, du sender.

Misforståelse 6: En kunde skal aktivere Peppol, før de kan sende fakturaer via netværket.

Peppol er et tovejsnetværk – men afsendelse og modtagelse er uafhængige.
En virksomhed kan sende dokumenter via Peppol uden at være registreret til at modtage dem. Faktisk starter mange ERP-systemer med kun at aktivere udgående Peppol-fakturaer, hvilket mindsker bøvl og forkorter onboardingtiden.

✅ Virkelighed: Man skal ikke være Peppol-aktiveret for at sende, kun for at modtage. Det gør faseindførelsen nemmere og mere fleksibel.

Misforståelse 7: Der blev sendt en Peppol-transaktion fra det adgangspunkt, der er registreret til at modtage samme type dokumenter for afsenderen.

✅ Virkelighed: Ikke helt rigtigt. Afsendelse og modtagelse i Peppol er helt separate funktioner. Kun modtagelse kræver formel registrering i Peppol. Der er ingen registrering for at sende, hvilket betyder, at en virksomhed kan sende Peppol-dokumenter via flere adgangspunkter, hvis de ønsker det, selv for den samme dokumenttype.

Så nemt er det! Du har nu fået stor viden om de praktiske detaljer ved Peppol!

Hos Inexchange er vi ikke kun din vej til Peppol, men din omfattende partner i alle krav til e-fakturering og elektronisk dokumentudveksling. Med over ti års erfaring med Peppol har vi spillet en aktiv rolle i udformningen af netværket ved at deltage i forskellige udviklingsarbejdsgrupper samt bestyrelser.

Som din betroede partner sikrer vi, at du overholder skiftende lovgivning og håndterer infrastrukturudviklingen – så du kan fokusere på at få din kerneforretning til at vokse.