7 ranghugmyndir um Peppol – og hvað er í raun og veru satt

Þar sem Peppol er að verða aðalstaðallinn fyrir rafræna reikningagerð í Evrópu (og víðar) fylgja því margir hreyfanlegir hlutar og nægt svigrúm fyrir misskilning. Með öllum landskröfum, skjalategundum, auðkennum og því hvernig aðgangsstaðir virka, er óhætt að segja að hlutirnir geti auðveldlega blandast saman.
Við skulum því leiðrétta nokkur atriði.

Hér eru sjö af algengustu ranghugmyndunum sem við heyrum um Peppol, útskýrðir á einföldu máli til að hjálpa þér að forðast rugling og byggja upp af öryggi.

Ranghugmynd 1: Aðgangsstaðir Peppol geta bætt við hvaða landi sem er fyrir Peppol-virkjun og sendingu/móttöku með lítilli eða engri fyrirhöfn til viðbótar.

Þótt Peppol bjóði upp á sameinaðan innvið getur hvert land haft sínar eigin kröfur varðandi innleiðingu, lög og reglugerðir. Aðgangsstaður Peppol veitir þér ekki sjálfkrafa getu til að senda og taka á móti skjölum í hverju landi. Sum lönd (eins og Þýskaland eða Frakkland) gætu krafist staðbundinnar skráningar, sérstakra auðkenna eða samræmis við innlend fyrirmæli um rafræna reikningagerð ofan á Peppol.

✅ Sannleikurinn: Að stækka til nýs lands í gegnum Peppol krefst oft viðbótar uppsetningar, skjalagerðar og jafnvel sértæks innleiðingarstuðnings fyrir landið. Þetta þarf að hafa í huga þegar þjónustuaðili aðgangsstaðar Peppol er valinn – lestu meira um hvernig á að velja rétta aðgangsstaðinn fyrir fyrirtækið þitt.

Ranghugmynd 2: Ef ég hef netfang fyrir rafræna reikninga viðtakanda get ég sent honum Peppol-reikning.

Aðeins ef hann er skráður og tilbúinn til að taka á móti í gegnum Peppol.
Það er ekki nóg að hafa netfang fyrir rafræna reikninga. Til að Peppol-skjal verði afhent þarf viðtakandinn að vera skráður í Peppol-netkerfið með virka móttökugetu fyrir þá skjalategund sem þú ert að senda (t.d. reikning, kreditreikning, pöntun).

✅ Sannleikurinn: Bara af því að þú hefur netfang þýðir ekki að viðtakandinn sé Peppol-virkur eða tilbúinn fyrir þá tilteknu færslu.

Ranghugmynd 3: Fjölþjóðlegt fyrirtæki getur bara notað eitt auðkenni fyrir öll dótturfélög sín.

Hver lögaðili verður að hafa sitt eigið einstaka auðkenni í Peppol. Þetta byggist oft á innlendum fyrirtækjaauðkennum (eins og VSK-númeri eða kennitölu úr fyrirtækjaskrá). Þú getur ekki notað eitt auðkenni til að ná yfir mörg dótturfélög í mismunandi löndum eða lögsagnarumdæmum.

✅ Sannleikurinn: Hver lögaðili verður að vera skráður sérstaklega í Peppol, jafnvel þótt hann sé hluti af sömu samstæðu. Og það er af hinu góða þar sem það tryggir að skjölum sé beint á réttan stað, viðtakendur séu rétt auðkenndir og lagalegar og skattalegar skyldur séu skýrt tengdar við réttan aðila.

Ranghugmynd 4: Ef viðskiptavinur er ekki í Peppol-skránni er hann ekki að taka á móti Peppol-reikningum.

Manstu eftir símaskránum? Þó svo að símanúmer einhvers var ekki skráð þýddi það ekki að hann ætti ekki síma. Sama gildir um Peppol: bara af því að fyrirtæki er ekki í Peppol-skránni þýðir ekki að það geti ekki tekið á móti rafrænum reikningum.
Peppol-skráin er gagnleg til að finna skráða þátttakendur, en hún er ekki 100% tæmandi. Sumar stofnanir kjósa að vera ekki skráðar opinberlega, en þær geta samt tekið á móti Peppol-skjölum ef þær eru rétt skráðar hjá aðgangsstað sínum. Sumir þjónustuaðilar Peppol SMP hafa ekki samþættingu við Peppol-skrána eða það geta stundum orðið tafir á gagnaflutningi milli SMP og Peppol-skrárinnar.

✅ Sannleikurinn: Fjarvera úr skránni þýðir ekki alltaf fjarveru úr netkerfinu. Staðfestu alltaf með tæknilegri leit eða með því að hafa samband við aðgangsstaðinn þinn.

Ranghugmynd 5: Ef viðskiptavinur er í Peppol-skránni er hann að taka á móti Peppol-reikningum.

Það er heldur ekki tryggt.
Að vera skráður í skránni staðfestir ekki að viðtakandinn sé tilbúinn til að taka á móti öllum tegundum Peppol-skjala – eða jafnvel að hann sé virkur að vinna úr einhverju.
Sumar færslur gætu verið úreltar, takmarkaðar að umfangi eða einfaldlega ekki virkjaðar á móttökuhliðinni. Einnig fer móttökugeta eftir skjalategund og prófíl.

✅ Sannleikurinn: Staðfestu alltaf að viðskiptavinurinn geti tekið á móti þeirri tilteknu skjalategund sem þú ert að senda.

Ranghugmynd 6: Viðskiptavinur verður að virkja Peppol áður en hann getur sent reikninga í gegnum netkerfið.

Peppol er tvíhliða netkerfi – en sending og móttaka eru óháðar.
Fyrirtæki getur sent skjöl í gegnum Peppol án þess að vera skráð til að taka á móti þeim. Reyndar byrja mörg viðskiptahugbúnaðarkerfi á því að virkja aðeins Peppol-reikninga á útleið, sem dregur úr núningi og styttir innleiðingartíma.

✅ Sannleikurinn: Þú þarft ekki að vera með Peppol-virkjun til að senda, aðeins til að taka á móti. Þetta gerir stigskipta innleiðingu auðveldari og sveigjanlegri.

Ranghugmynd 7: Peppol-færsla var send frá aðgangsstaðnum sem er skráður til að taka á móti sömu tegund skjala fyrir sendandann.

✅ Sannleikurinn: Ekki alveg. Sending og móttaka í Peppol eru algjörlega aðskildir eiginleikar. Aðeins móttaka krefst formlegrar skráningar í Peppol. Það er engin skráning til að senda, sem þýðir að fyrirtæki getur sent Peppol-skjöl í gegnum marga aðgangsstaði ef það vill, jafnvel fyrir sömu skjalategund.

Þá er það komið! Nú hefur þú kafað djúpt ofan í smáatriði Peppol!

Við hjá Inexchange erum ekki aðeins þín Peppol-gátt heldur einnig alhliða samstarfsaðili þinn í öllum kröfum um rafræna reikningagerð og rafræn skjalaskipti. Með yfir áratugar reynslu af Peppol höfum við tekið virkan þátt í að móta netkerfið með þátttöku í ýmsum þróunarhópum og stjórnum.

Sem traustur samstarfsaðili þinn tryggjum við fylgni við síbreytilegt regluverk og sjáum um uppbyggingu innviða – svo þú getir einbeitt þér að því að efla kjarnastarfsemi þína.