Hvað er rafræn reikningagerð?

Rafræn reikningagerð er traustur hornsteinn fjármálastjórnunar sem hefur áhrif á daglegan rekstur fyrirtækja með því að hagræða reikningaferlum og auka öryggi í mikilvægum viðskiptafærslum. Í þessari bloggfærslu munum við fara yfir grunnatriði rafrænnar reikningagerðar: hvað hún er, fyrir hverja hún er og hvernig ferlarnir virka.

Byrjum á fyrstu spurningunni: hver er skilgreiningin á rafrænni reikningagerð? Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins skilgreinir rafræna reikningagerð sem „rafræn skipti á reikningum milli birgja og kaupanda“ Í einföldu máli er rafræn reikningagerð örugg og sjálfvirk skipti á reikningum milli fyrirtækja eða milli fyrirtækja og neytenda.

Hvað er rafrænn reikningur?

Ólíkt PDF-skjölum eða skönnuðum myndum nota rafrænir reikningar véllæsilegt, staðlað snið, eins og XML (eXtensible Markup Language). Þetta þýðir að upplýsingar eins og vörulýsingar, magn og verð eru felldar inn í skjalið sjálft, sem gerir það læsilegt fyrir viðskiptahugbúnað og reikningakerfi. Stöðluðum rafrænum reikningum fylgir oft reikningsmynd, sem er myndræn framsetning á innihaldi staðlaða reikningsins sem búin er til í hugbúnaðinum.

Þrátt fyrir að grunnskipulag rafrænna reikninga sé það sama geta snið þeirra verið mismunandi eftir svæðum og löndum, svo sem SI-UBL í Hollandi, Svefaktura í Svíþjóð eða Finvoice í Finnlandi. Góðu fréttirnar eru þær að ESB-staðallinn EN16931 stuðlar að samvirkni milli mismunandi sniða rafrænna reikninga. Þetta þýðir að jafnvel þótt fyrirtæki noti mismunandi snið skilja kerfin samt sem áður kjarnaupplýsingar reikningsins. Þetta kemur í veg fyrir flóknar umbreytingar og opnar landamæri fyrir hnökralausari alþjóðaviðskipti.

Rafræn reikningagerð færir skýrleika og sparnað í viðskiptaferla.

Í stuttu máli: rafræn reikningagerð gagnast fyrirtækjum af öllum stærðum, allt frá sprotafyrirtækjum til stórfyrirtækja, og jafnvel ríkisstofnunum og neytendum.

Óreiðan sem fylgir pappírsreikningum og reikningum í tölvupósti getur verið yfirþyrmandi.

Byrjum á dæmi úr raunveruleikanum. Ímyndaðu þér að vinna á bókhaldsstofu þar sem þú sem bókari, færð stafla af pappírsreikningum og gígabæti af reikningum í tölvupósti frá ýmsum viðskiptavinum. Þessir reikningar geta borist með pósti, tölvupósti, sendli eða jafnvel í eigin persónu, sem skapar skipulagslega martröð. Hver reikningur þyrfti síðan að vera handvirkt sleginn inn í bókhaldshugbúnaðinn þinn, sem er leiðinlegt ferli sem gæti tekið daga eða vikur. Bættu við það slæmum nætursvefni eða höfuðverk og þá ertu með uppskrift að hörmungum. Jafnvel ein röng kommusetning getur komið af stað keðjuverkun símtala til birgja, kreditreikninga og handvirkra leiðréttinga á gögnum, sem allt étur upp dýrmætan tíma þinn og peninga.

Rafræn reikningagerð sparar þér álagið sem fylgir handvirkri óreiðu.

Rafræn reikningagerð hagræðir öllu ferlinu með því að lágmarka mannleg mistök og fækka verkefnum eins og handvirkri innslátt gagna og að elta uppi týnda pappírsreikninga. Þetta losar um dýrmætan tíma þinn til að einbeita þér að því sem raunverulega skiptir máli – að reka meginstarfsemi þína. Reikningar eru sendir rafrænt af birgjum þínum yfir öruggt net og þeir berast þér innan nokkurra mínútna. Rafræn reikningagerð gerir þessa tímafreku handvirku ferla sjálfvirka og sparar þér tíma, peninga og gremju.

Hvernig virkar ferlið við rafræna reikningagerð?

Sending og móttaka fylgja sömu rökfræði og að senda bréf með pósti, þar sem sendandinn setur bréfið í póstkassa. Póstburðarmaður sækir það og afhendir það á póstmiðstöð, þaðan sem annar póstburðarmaður sækir það og afhendir bréfið til viðtakanda.

Í rafrænni reikningagerð eru sendendur og viðtakendur endanotendur (bréfritarar og viðtakendur) og rekstraraðilar rafrænnar reikningagerðar eru póstburðarmennirnir milli póstkassanna. Mikilvægast er að skiptin séu sjálfvirk, örugg og tafarlaus samanborið við að senda og taka á móti bréfum eða reikningum handvirkt.

1. Sendandinn býr til reikninginn í reikningahugbúnaði sínum og sendir hann á öruggan hátt um net rafrænnar reikningagerðar.

2. Rekstraraðili rafrænnar reikningagerðar sendandans breytir reikningnum í snið sem hugbúnaður viðtakandans skilur og afhendir hann á öruggan hátt í hugbúnað viðtakandans.

Láttu ekki blekkjast af eftirlíkingum rafrænna reikninga

Rafræn reikningagerð er tiltölulega nýtt hugtak meðal fyrirtækja og það geta verið mismunandi túlkanir á því hvað rafrænn reikningur er. Reikningur getur verið á stafrænu formi, en það gerir hann ekki að rafrænum reikningi. Til dæmis eru JPG- eða PDF-skrár sem sendar eru með tölvupósti ekki rafrænir reikningar né heldur pappírsreikningar sem hafa verið skannaðir með OCR-forriti og síðan handvirkt færðir yfir í forrit fyrir rafræna reikningagerð.

Rafrænir reikningar fylgja ákveðinni staðlaðri uppbyggingu sem er skilgreind af reglugerðum og iðnaðarstöðlum. Þetta staðlaða snið gerir gögnin véllæsileg og gerir kleift að senda gögn án handvirkrar vinnslu alla leið frá sendanda til hugbúnaðar viðtakanda.

Hvernig set ég upp rafræna reikningagerð?

Rafræn reikningagerð er verðmætur eiginleiki sem er yfirleitt innbyggður í reikninga- eða fjármálastjórnunarhugbúnað. Fyrsta skrefið er að kanna hjá hugbúnaðarsalanum þínum hvort hugbúnaðurinn sé samhæfður rafrænni reikningagerð. Ef svo er getur hann aðstoðað þig við að innleiða rafræna reikningagerð í núverandi hugbúnað.

Hvað kostar rafræn reikningagerð?

Rafræn reikningagerð er umtalsvert ódýrari kostur en pappírsreikningar, en kostnaðurinn við rafræna reikningagerð fer eftir bókhaldshugbúnaðinum þínum og verðlagningu hans. Sumir þjónustuaðilar bjóða upp á verðlagningu sem byggir á færslum, þar sem hver sendur og móttekinn rafrænn reikningur hefur skýran og gagnsæjan kostnað. Stundum er kostnaðurinn við rafræna reikningagerð innifalinn í mánaðargjaldi viðskiptahugbúnaðarins eða boðið er upp á ókeypis pakka fyrir ákveðinn fjölda rafrænna reikninga, en eftir það er verðlagt eftir notkun eða pakka.

Ertu tilbúin(n) að byrja að nota rafræna reikningagerð?

Rafræn reikningagerð gegnir stóru hlutverki í því hvernig fyrirtæki stjórna fjármálum sínum nú og í framtíðinni. Með því að hagræða ferla, lágmarka villur og spara tíma hjálpar rafræn reikningagerð fyrirtækjum af öllum stærðum að verða skilvirkari.

Þar sem rafræn reikningagerð er þegar skylda á sumum svæðum og notkun hennar eykst jafnt og þétt um allan heim, er það stefnumarkandi ákvörðun fyrir fyrirtæki eins og þín, sem leitast við að vera samkeppnishæf á alþjóðlegum markaði, að skilja og innleiða lausnir fyrir rafræna reikningagerð.

Þarftu meiri sannfæringu? Lestu meira um kosti rafrænnar reikningagerðar í bloggfærslunni okkar Rafræn reikningagerð eða hefðbundin reikningagerð.