Hvað ber að hafa í huga varðandi forritaskil fyrir rafræna reikninga?

Fyrir evrópska hugbúnaðarframleiðendur eru rafrænir reikningar stefnumarkandi ákvörðun sem hefur áhrif á vöruþróunaráætlun, ábyrgð á regluvörslu og getu til að stækka. Hvort sem þú ert að þróa viðskipta-, bókhalds- eða fjártæknihugbúnað ættu rafrænir reikningar að vera lykilþáttur í vörunni þinni.

Við höfum farið ítarlega yfir þá mikilvægu ákvörðun um að þróa eða kaupa og greint raunverulegan kostnað við að þróa rafræna reikninga innanhúss. Þó að þróun innanhúss kunni að virðast viðráðanleg í fyrstu, vegur langtímakostnaður, breytingar á regluverki, rekstrarkostnaður og flækjustig yfir landamæri oft þyngra en upphaflegur ávinningur.

Að fella inn forritaskil frá samstarfsaðila, til dæmis Inexchange, býður aftur á móti upp á leið til að einfalda kröfur um regluvörslu, draga úr viðhaldi og stækka á skilvirkan hátt.

Þessi leiðarvísir heldur áfram umræðunni með því að einbeita sér að því hvað einkennir frábær innfelld forritaskil fyrir rafræna reikninga. Við munum sundurliða lykilþættina sem þarf að hafa í huga við val á samstarfsaðila sem verður hluti af innviðum þínum og langtímaárangri þínum.

Samantekt

Í þessum leiðarvísi munum við kanna lykilþættina sem þarf að hafa í huga við val á innfelldum forritaskilum fyrir rafræna reikninga, þar á meðal:

• Umfang yfir mörg lönd í samræmi við vaxtarstefnu þína. Landfræðilegt umfang og umfang regluverks verður að passa við stækkunaráætlanir þínar.

• Ábyrgð á regluvörslu ætti ekki að vera sameiginleg byrði: rétti samstarfsaðilinn tekur ábyrgð á breytingum á regluverki.

• Forritaravæn samþætting sem virðir tíma þinn og vöruþróunaráætlun: stöðug forritaskil, raunhæft prófunarumhverfi og skjöl skrifuð af verkfræðingum, fyrir verkfræðinga.

• Rekstraráreiðanleiki sem þú getur treyst. Þetta þýðir innbyggða meðhöndlun á beiningu, endurteknum tilraunum, villum, vöktun og atvikum.

• Fyrirsjáanleg viðskiptalíkön og verðlagning. Lærðu hvernig á að forðast falinn kostnað og tryggja sveigjanlega verðlagningu.

• Undirbúningur fyrir meira en reikninga: stuðningur við fleiri skjalategundir verður sífellt mikilvægari í framtíðinni.

• Langtíma samstarfsaðili, ekki bara söluaðili. Hvað ber að hafa í huga hjá samstarfsaðila sem þú getur treyst fyrir mikilvægum verkferlum.

Umfang yfir mörg lönd í samræmi við vaxtarstefnu þína

Fyrsta atriðið er landfræðilegt: hvaða lönd styður þjónustuveitan?

Lágmarks umfang er sjaldan nóg, en dýpt stuðningsins er mikilvæg, hversu hratt er hægt að samþætta nýjar kröfur og skilning þjónustuveitunnar á staðbundnum blæbrigðum.

Dæmi: SaaS bókhaldsvettvangur sem var að færa út reksturinn frá Þýskalandi til Ítalíu varð fyrir töfum vegna þess að þjónustuveita þeirra fyrir rafræna reikninga studdi ekki að fullu SDI-kröfur Ítalíu. Þjónustuveitan reiddi sig á samþættingu þriðja aðila, sem olli villum og hægði á innleiðingu viðskiptavina. Samstarfsaðili með innbyggðan stuðning fyrir rafræna reikningakerfið á Ítalíu hefði getað komið í veg fyrir þessi vandamál að öllu leyti.

Þannig að ef áætlunin þín felur í sér útfærslu starfseminnar yfir mörg lönd, viltu vita:

• Hvernig nýir markaðir eru innleiddir

• Hvort þjónustan sé innbyggð eða keypt í gegnum samstarfsaðila og púslað saman

• Hvernig uppfærslur á regluverki eru meðhöndlaðar þegar þú hefur byrjað að nota lausnina

Þjónustuveita forritaskila fyrir rafræna reikninga ætti að gera stækkun eins einfalda og mögulegt er. Forritaskil Inexchange styðja til dæmis marga ESB-markaði og snið eins og Peppol, KSeF og XRechnung. Sjálfvirkar sniðbreytingar og snjöll beining tryggja að reikningar séu afhentir á réttu sniði, óháð óskum viðtakanda. Þessi tegund af innbyggðum sveigjanleika er mikilvæg fyrir alþjóðavæðingu.

Ábyrgð á regluvörslu ætti ekki að vera sameiginleg byrði

Ein helsta ástæðan fyrir því að velja innfelldan samstarfsaðila forritaskila er að útvista regluvörslu og eftirliti með regluverki til söluaðilans. Þetta virkar aðeins ef samstarfsaðilinn tekur skýra ábyrgð.

Öflug þjónustuveita fyrir rafræna reikninga fylgist virkt með breytingum á regluverki, uppfærir snið og staðfestingarreglur og innleiðir þessar breytingar án þess að trufla neitt í vörunni þinni. Þú ættir ekki að þurfa að endurstilla vöruna þína í hvert skipti sem kröfur breytast.

Spurðu beint: Spurðu beint: Hvað gerist þegar reglugerðir þróast? Hvað þurfum við að gera?

Besta svarið er: nánast ekkert.

Þessi fyrirbyggjandi nálgun er nauðsynleg, sérstaklega þar sem reglugerðir eins og ViDA- og Peppol-kröfur þróast hratt. Þjónustuaðilar eins og Inexchange, með yfir 20 ára reynslu af rafrænni reikningagerð, taka fulla ábyrgð á regluvörslu og gera hugbúnaðarsöluaðilum kleift að einbeita sér að meginstarfsemi sinni.

Hönnunarvæn samþætting sem virðir tíma þinn og áætlun

Innbyggð forritaskil samþættast beint við vöruna þína. Ef erfitt er að vinna með það eða jafnvel byrja að nota það mun teymið þitt finna fyrir áhrifunum strax.

Leitaðu að:

• Nútímalegri, stöðugri forritaskilatækni

• Raunhæfu sandkassa- og prófunarumhverfi sem þú hefur greiðan aðgang að

• Fyrirsjáanlegri útgáfustýringu og auðskiljanlegum breytingaupplýsingum

• Skjölun skrifuð af hönnuðum, fyrir hönnuði

Fyrir hönnuðina þína geta vandamál með nothæfi gert muninn á milli skjótrar innleiðingar eða vikna og jafnvel mánaða gremju.

Rekstraráreiðanleiki sem þú getur treyst

Rafræn reikningagerð er grunnvirki sem snýr að viðskiptavinum. Þegar hún bilar, bilar hún sýnilega. Forritaskilalausn samstarfsaðilans ætti að sjá um þungavinnuna í rekstrinum: beiningu, staðfestingar, endurtekningar, villumeðhöndlun og vöktun yfir netkerfi. Jafn mikilvægt er að þeir hafi trausta ferla fyrir atvikastjórnun og gagnsæi.

Skýrar skuldbindingar um afnotatíma og þjónustulíkön eru traustar vísbendingar um hversu alvarlega þjónustuaðilinn tekur innviði sína og hversu staðráðinn hann er í að þjónusta þig þegar vandamál koma upp. Ef þeir eru ekki að vinna úr milljónum færslna á mánuði, mun lausn þeirra þá geta stækkað með þér?

Fyrirsjáanleg viðskiptalíkön og verðlagning

Kostnaður við rafræna reikningagerð eykst yfirleitt með magni og landsvæði. Það er viðbúið, en það ætti líka að vera auðvelt að spá fyrir um hann þegar verðlíkanið er gagnsætt.

Verðlíkön fyrir rafræna reikningagerð ættu að stækka á fyrirsjáanlegan hátt, vera auðveld í spá og auðveld að útskýra innan fyrirtækis eða velta yfir á viðskiptavini ef nauðsyn krefur.

Gættu þín á líkönum sem virðast einföld í fyrstu en verða flóknari eftir því sem færslumagn eykst. Falin gjöld fyrir t.d. innleiðingu eða sniðbreytingar geta komið verulega á óvart þegar þú hefur þegar skuldbundið þig.

Tilbúin fyrir meira en bara reikninga

Jafnvel þótt það hljómi eins og klisja, þá verður framtíðin enn stafrænni og reikningar eru sjaldan öll sagan þegar kemur að rafrænni skjalameðhöndlun.

Tengd skjöl eins og kreditreikningar, pantanir, afhendingarseðlar eða skýrsluskil fylgja oft í kjölfarið, en það fer eftir hverju markaðssvæði. Peppol-netkerfið býður nú þegar upp á sjálfvirkni og stafræna væðingu fyrir margar mismunandi skjalategundir.

Jafnvel þótt þú þurfir ekki stuðning fyrir aðrar skjalategundir núna, þá lágmarkar það framtíðar endurvinnu og endursamþættingu að velja forritaskil með getu til að auka umfang skjalanna.

Langtíma samstarfsaðili, ekki bara söluaðili

Mundu þetta að lokum: innbyggð forritaskil fyrir rafræna reikningagerð eru (að minnsta kosti að hluta til) varanlegur hluti af vörusafni þínu. Afrekaskrá, reynsla af breytingum á reglugerðum og stöðugleiki skipta máli. Þú ert ekki að kaupa einskis virði virkni, heldur treystir þú þessum samstarfsaðila fyrir viðskiptakritískum færslum viðskiptavina þinna. Það er þess virði að meta það vandlega.

Með sérfræðiþekkingu Inexchange geturðu virkjað rafræna reikningagerð án þess að þurfa að hafa umsjón með henni, sem gerir þér kleift að einbeita þér að því sem þú gerir best. Hafðu samband við teymið okkar til að kanna hvernig Inexchange getur orðið þinn trausti samstarfsaðili í rafrænni reikningagerð.