Wat is e-facturering?

E-facturering is een solide pijler van financieel beheer, die de dagelijkse zakenwereld beïnvloedt door facturatieprocessen te stroomlijnen en veiligheid te bieden bij bedrijfskritische transacties. Deze blogpost leert u de basis van e-facturering: wat het is, voor wie het bedoeld is en hoe de processen werken.

Laten we beginnen met de allereerste vraag: wat is de definitie van e-facturering? De Europese Commissie definieert e-facturering als "de elektronische uitwisseling van facturen tussen een leverancier en een koper." Eenvoudig gezegd is e-facturering de veilige en geautomatiseerde uitwisseling van facturen tussen bedrijven, of tussen bedrijven en consumenten.

Wat is een e-factuur?

In tegenstelling tot PDF-bestanden of gescande afbeeldingen, gebruiken e-facturen een machineleesbaar, gestructureerd formaat, zoals XML (eXtensible Markup Language). Dit betekent dat informatie zoals productbeschrijvingen, hoeveelheden en prijzen in het document zelf zijn ingebed, waardoor het leesbaar is voor enterprise resource planning-systemen en facturatiesoftware. Gestructureerde e-facturen worden vaak vergezeld door een factuurafbeelding, die een visualisatie is van de gestructureerde factuurinhoud die in de software is gemaakt.

Hoewel de basisstructuur van e-facturen hetzelfde is, kunnen hun formaten per regio en land verschillen, zoals SI-UBL in Nederland, Svefaktura in Zweden of Finvoice in Finland. Het goede nieuws is dat de EU-norm EN16931 de interoperabiliteit tussen verschillende e-factuurformaten bevordert. Dit betekent dat zelfs als bedrijven verschillende formaten gebruiken, de systemen nog steeds de kerninformatie van de factuur begrijpen. Dit voorkomt complexe conversies en opent grenzen voor vlottere internationale handel.

Online factureren brengt duidelijkheid en besparingen in bedrijfsprocessen.

Kortom: e-facturering biedt voordelen voor bedrijven van elke omvang, van startups tot grote ondernemingen, en zelfs overheidsinstanties en consumenten.

De chaos van papieren facturen en e-mailfacturen kan overweldigend zijn.

Laten we beginnen met een voorbeeld uit de praktijk. Stelt u zich voor dat u werkt bij een accountantskantoor waar u als accountant stapels papieren facturen en gigabytes aan e-mailfacturen van verschillende klanten ontvangt. Deze facturen kunnen per post, e-mail, koerier of zelfs persoonlijk aankomen, wat een logistieke nachtmerrie veroorzaakt. Elke factuur zou dan handmatig in uw boekhoudsoftware moeten worden ingevoerd, een tijdrovend proces dat dagen of weken kan duren. Tel daarbij een slechte nachtrust of hoofdpijn op, en u hebt een recept voor een ramp. Zelfs één verkeerd geplaatst decimaalteken kan een kettingreactie veroorzaken van telefoontjes naar leveranciers, creditnota's en handmatige gegevenscorrecties, die allemaal uw kostbare tijd en geld opslokken.

Elektronisch factureren bespaart u de stress van handmatige chaos.

Elektronisch factureren stroomlijnt het hele proces door menselijke fouten te minimaliseren en taken zoals handmatige gegevensinvoer en het achtervolgen van verloren papieren facturen te verminderen. Dit geeft u waardevolle tijd vrij om u te concentreren op wat echt belangrijk is – het runnen van uw kernactiviteiten. Facturen worden elektronisch verzonden door uw leveranciers via een beveiligd netwerk en komen binnen enkele minuten bij u aan. Elektronisch factureren automatiseert deze tijdrovende handmatige processen, waardoor u tijd, geld en frustratie bespaart.

Hoe werkt het e-facturatieproces?

Verzenden en ontvangen volgen dezelfde logica als het versturen van een brief per post, waarbij de afzender de brief in een brievenbus stopt. Een postbode haalt het op en levert het af bij een postdistributiecentrum, van waaruit een andere postbode het ophaalt en de brief aan de ontvanger bezorgt.

Bij e-facturering fungeren afzenders en ontvangers als eindgebruikers (briefafzenders en -ontvangers), en e-factureringsoperators als postbodes tussen postbussen. Het belangrijkste is dat de uitwisseling automatisch, veilig en onmiddellijk is in vergelijking met het handmatig verzenden en ontvangen van brieven of facturen.

1. De afzender maakt de factuur aan in zijn facturatiesoftware en verstuurt deze veilig via het e-factureringsnetwerk.

2. De online factureringsoperator van de afzender zet de factuur om in een formaat dat de software van de ontvanger begrijpt en levert deze veilig aan de software van de ontvanger.

Laat u niet misleiden door dubbele e-facturen

E-facturering is een relatief nieuw concept onder bedrijven, en er kunnen verschillende interpretaties zijn van wat een e-factuur precies is. Een factuur kan in digitale vorm zijn, maar dat maakt het nog geen e-factuur. Bijvoorbeeld, JPG- of PDF-bestanden die per e-mail worden verzonden zijn geen e-facturen, net zomin als papieren facturen die met een OCR-programma zijn gescand en vervolgens handmatig zijn overgezet naar een e-facturatieprogramma.

E-facturen volgen een specifieke structuur die wordt bepaald door regelgeving en industrienormen. Dit gestandaardiseerde formaat maakt de gegevens machineleesbaar en maakt het mogelijk om gegevens te verzenden zonder handmatige verwerking, vanaf de afzender tot aan de software van de ontvanger.

Hoe stel ik online facturering in?

E-facturering is een waardevolle functie die meestal geïntegreerd is in facturatie- of financieel beheersoftware. De eerste stap is om bij uw softwareleverancier na te gaan of hun software compatibel is met e-facturering. Als dat het geval is, kunnen zij u helpen met het implementeren van e-facturering in uw huidige software.

Hoeveel kost online factureren?

E-facturering is een aanzienlijk goedkopere optie dan papieren facturering, maar de kosten van e-facturering zijn afhankelijk van uw boekhoudsoftware en de prijsstelling daarvan. Sommige aanbieders hanteren een transactiebased prijsstelling, waarbij elke verzonden en ontvangen e-factuur een duidelijke, transparante kostenpost heeft. Soms zijn de kosten voor e-facturering inbegrepen in het maandelijkse tarief voor het ERP-systeem, of bieden ze een gratis pakket aan voor een bepaald aantal e-facturen, waarna de kosten worden berekend op basis van gebruik of pakket.

Bent u klaar om uw reis met e-facturering te beginnen?

E-facturering speelt een belangrijke rol in hoe bedrijven hun financiën nu en in de toekomst beheren. Door processen te stroomlijnen, fouten te minimaliseren en tijd te besparen, helpt e-facturering bedrijven van elke omvang efficiënter te worden.

Met e-facturering die in sommige regio's al verplicht is en de adoptie ervan die wereldwijd gestaag toeneemt, is het begrijpen en implementeren van e-factureringsoplossingen een strategische beslissing voor bedrijven zoals het uwe die streven naar concurrentievermogen op de wereldmarkt.

Nog steeds niet overtuigd? Lees meer over de voordelen van e-facturering in onze blogpost E-facturering versus traditionele facturering.