Hvað er EN 16931? Evrópski staðallinn fyrir rafræna reikningagerð útskýrður

Ef varan þín sér um reikningagerð og þú starfar í Evrópu muntu fyrr eða síðar rekast á EN 16931. Staðallinn er grundvöllur þess hvernig skipulögð rafræn reikningagerð virkar innan ESB og skilningur á honum gerir allt annað, frá Peppol til sértækra krafna í hverju landi, mun auðveldara.

Hér er útskýrt hvað hann er, hvernig hann virkar og hvers vegna hann skiptir máli fyrir hugbúnaðarframleiðendur.

Stutta útgáfan

EN 16931 er evrópski staðallinn sem skilgreinir hvað gildur rafrænn reikningur verður að innihalda. Ekki skráarsniðið, ekki samskiptareglurnar, heldur gögnin sjálf: hvaða reitir eru nauðsynlegir, hvað þeir þýða og hvernig þeir tengjast hver öðrum.

Hann var gefinn út árið 2017 af CEN, Staðlastofnun Evrópu, og lögfestur með tilskipun ESB 2014/55/ESB um rafræna reikningagerð í opinberum innkaupum. Sérhverjum kaupanda í opinbera geiranum innan ESB er skylt að geta tekið á móti og unnið úr reikningum sem uppfylla EN 16931.

Hvað þýðir „merkingarfræðilegt gagnalíkan“ í raun og veru?

EN 16931 skilgreinir merkingarfræðilegt gagnalíkan. Merkingarfræðilegt gagnalíkan lýsir merkingu og uppbyggingu upplýsinga, óháð því hvernig þær upplýsingar eru tæknilega kóðaðar. EN 16931 tilgreinir til dæmis að reikningur verði að innihalda tilvísun kaupanda, gjalddaga og sundurliðun á VSK eftir skattflokkum. Staðallinn skilgreinir hvað hver þessara reita þýðir og hvaða gildi eru gild.

Það sem hann tilgreinir ekki er hvernig skrifa eigi þessa reiti í skrá. Það er gert af ásettu ráði. Staðallinn er sniðshlutlaus á merkingarfræðilega sviðinu, sem er það sem gerir samvirkni mögulega milli mismunandi kerfa og landa.

Hvert er þá raunverulega skráarsniðið?

Skráarsniðið er meðhöndlað í sérstökum hluta staðalsins: EN 16931-2, sem skilgreinir málskipunarbindingar. Málskipunarbinding varpar merkingarfræðilega gagnalíkaninu yfir á tiltekið XML-snið, svo að hugbúnaðarkerfi geti í raun lesið og skrifað gögnin.

EN 16931-2 skilgreinir nú tvær málskipunarbindingar:

• UBL 2.1 (Universal Business Language), sem er mikið notað um alla Evrópu og sem grundvöllur fyrir Peppol

• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), sem er einkum notað í Factur-X sniðinu í Frakklandi og ZUGFeRD í Þýskalandi

Bæði framleiða gilda EN 16931 reikninga. Kerfi sem getur unnið úr öðru getur í grundvallaratriðum unnið úr hinu, þar sem bæði varpast yfir á sama undirliggjandi gagnalíkanið.

Hvar passar Peppol inn í myndina?

Peppol er netkerfi til að skiptast á viðskiptaskjölum, oftast reikningum. Það notar sína eigin forskrift sem kallast Peppol BIS Billing 3.0, sem er CIUS (Core Invoice Usage Specification) byggð ofan á EN 16931.

CIUS er landssértækur eða notkunartilvikssértækur prófíll sem takmarkar eða útvíkkar grunnstaðalinn fyrir tiltekið samhengi. Það sem mikilvægast er að CIUS getur aðeins verið meira takmarkandi en EN 16931, aldrei víðtækari. Hann getur gert valkvæða reiti að skyldu, þrengt svið gildra gilda eða bætt við reglum sem eru sértækar fyrir markað. Hann getur ekki kynnt til sögunnar gögn sem grunnstaðallinn gerir ekki ráð fyrir.

Þetta stigveldi skiptir máli í reynd:

• EN 16931 er staðallinn á evrópskum vettvangi

• Peppol BIS Billing 3.0 er CIUS sem beitir EN 16931 á Peppol-netkerfið

• Landssértækir prófílar eins og XRechnung í Þýskalandi eru CIUS-prófílar sem beita EN 16931 á innlendar kröfur

Ef varan þín er í samræmi við EN 16931, þá er hún á réttum grunni. Landssértæku lögin eru takmarkanir ofan á þann grunn, ekki aðskildir staðlar byggðir frá grunni.

Hvaða tegundir reikninga nær EN 16931 yfir?

EN 16931 nær yfir reikninga og kreditreikninga. Staðallinn nær ekki yfir innkaupapantanir, afhendingartilkynningar, pöntunarsvör eða önnur viðskiptaskjöl. Þau falla undir aðra staðla, oftast ISO 20022 eða forskriftir Peppol fyrir pantanir.

Fyrir hugbúnaðarsala sem eru að byggja upp fullkomin innkaupa-til-greiðslu- eða pöntunar-til-greiðsluflæði er þessi aðgreining mikilvæg. EN 16931 sér um reikningahluta ferlisins. Skjalategundirnar í kringum hann lúta öðrum reglum.

Ástæður þess að EN 16931 skiptir máli fyrir hugbúnaðarsala

Ef þú ert að samþætta rafræna reikningagerð við vöruna þína er EN 16931 sameiginlega tungumálið sem gerir samþættinguna endurnýtanlega á milli markaða.

Aðferð þar sem farið er land fyrir land og byggt er upp fyrir hvert landsbundið snið fyrir sig virkar til skamms tíma en skapar vaxandi viðhaldskostnað eftir því sem kröfur aukast og snið þróast. Með því að byggja á EN 16931 færðu stöðugan grunn sem landssértækar útfærslur byggja á, frekar en að hafa sérstakan grunn fyrir hvern markað.

Þetta skiptir líka máli fyrir reglufylgniáætlanir. Sérhver ný krafa um rafræna reikningagerð milli fyrirtækja (B2B) sem er tekin upp í Evrópu, í Belgíu, Frakklandi, Þýskalandi og víðar, vísar í EN 16931 sem grunnlínu. Að skilja staðalinn þýðir að þú byrjar ekki frá grunni í hvert skipti sem nýr markaður verður mikilvægur fyrir viðskiptavini þína.