Qu’est-ce que la norme EN 16931 ? La norme européenne de facturation électronique expliquée

Si votre produit gère la facturation et que vous opérez en Europe, vous serez confronté à la norme EN 16931 tôt ou tard. Elle constitue la base du fonctionnement de la facturation électronique structurée dans l’UE, et la comprendre facilite considérablement tout le reste, de Peppol aux réglementations spécifiques à chaque pays.

Nous vous présentons cette norme, son fonctionnement et nous expliquons son importance pour les éditeurs de logiciels.

En résumé

La norme EN 16931 est la norme européenne qui définit ce qu’une facture électronique valide doit contenir. Ce n’est pas le format de fichier, ni le protocole de transmission, mais les données elles-mêmes : quels champs sont obligatoires, ce qu’ils signifient et comment ils sont liés les uns aux autres.

Elle a été publiée en 2017 par le CEN, le Comité européen de normalisation, et rendue obligatoire par la directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique sur les marchés publics. Tout acheteur du secteur public dans l’UE est tenu de pouvoir recevoir et traiter des factures conformes à la norme EN 16931.

Que signifie réellement « modèle sémantique de données » ?

La norme EN 16931 définit un modèle sémantique de données. Un modèle sémantique de données décrit la signification et la structure des informations, indépendamment de la manière dont ces informations sont techniquement encodées. La norme EN 16931 précise, par exemple, qu’une facture doit inclure une référence acheteur, une date d’échéance de paiement et une ventilation de la TVA par catégorie fiscale. Elle définit ce que chacun de ces champs signifie et quelles valeurs sont valides.

Ce qu’elle ne précise pas, c’est comment ces champs doivent être écrits dans un fichier. C’est intentionnel. La norme est neutre en termes de format au niveau sémantique, ce qui permet l’interopérabilité entre différents systèmes et pays.

Alors, quel est le format de fichier réel ?

Le format de fichier est géré par une partie distincte de la norme : la partie EN 16931-2, qui définit les liaisons syntaxiques. Une liaison de syntaxe associe le modèle sémantique de données à un format XML spécifique, afin que les systèmes logiciels puissent effectivement lire et écrire les données.

L’EN 16931-2 définit actuellement deux liaisons syntaxiques :

• UBL 2.1 (Universal Business Language), largement utilisé à travers l’Europe et qui sert de base pour Peppol

• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), utilisé notamment dans le format Factur-X en France et ZUGFeRD en Allemagne

Les deux produisent des factures conformes à la norme EN 16931. Un système capable de traiter l’un peut, en principe, traiter l’autre, car les deux correspondent au même modèle de données sous-jacent.

Où Peppol intervient-il ?

Peppol est un réseau d’échange de documents commerciaux, le plus souvent des factures. Il utilise sa propre spécification appelée Peppol BIS Billing 3.0, qui est une CIUS (Core Invoice Usage Specification) construite sur la base de la norme EN 16931.

Une CIUS est un profil spécifique à un pays ou à un cas d’utilisation qui restreint ou étend la norme de base pour un contexte particulier. De manière cruciale, une CIUS ne peut être que plus restrictive que la norme EN 16931, jamais plus permissive. Elle peut rendre obligatoires des champs optionnels, restreindre la plage des valeurs valides ou ajouter des règles spécifiques à un marché. Elle ne peut pas introduire de données que la norme de base ne prend pas en compte.

Cette hiérarchie est importante dans la pratique :

• EN 16931 est la norme au niveau européen

• Peppol BIS Billing 3.0 est une CIUS qui applique la norme EN 16931 au réseau Peppol

• Les profils spécifiques à un pays comme XRechnung en Allemagne sont des CIUS qui appliquent la norme EN 16931 aux exigences nationales.

Si votre produit est conforme à la norme EN 16931, il repose sur la bonne base. Les couches spécifiques à chaque pays sont des restrictions ajoutées par-dessus cette base, et non des normes séparées créées de toutes pièces.

Quels types de factures la norme EN 16931 couvre-t-elle ?

La norme EN 16931 couvre les factures et les notes de crédit. Elle ne couvre pas les bons de commande, les avis d’expédition, les réponses aux commandes, ni d’autres documents commerciaux. Ces cas relèvent de normes distinctes, le plus souvent ISO 20022 ou les spécifications Peppol pour les commandes.

Pour les éditeurs de logiciels développant des flux complets de la commande au paiement ou de la commande à l’encaissement, cette distinction est importante. La norme EN 16931 gère la partie facturation du processus. Les types de documents qui l’entourent sont régis par d’autres cadres.

Pourquoi la norme EN 16931 est importante pour les éditeurs de logiciels

Si vous intégrez la facturation électronique dans votre produit, la norme EN 16931 est le langage commun qui rend l’intégration réutilisable sur différents marchés.

Une approche pays par pays, où vous développez chaque format national indépendamment, fonctionne à court terme, mais engendre une charge de maintenance croissante à mesure que les obligations s’étendent et que les formats évoluent. Construire selon la norme EN 16931 vous offre une base stable sur laquelle les profils spécifiques à chaque pays s’appuient, plutôt qu’une pile distincte pour chaque marché.

C’est également important pour la planification de la conformité. Chaque nouvelle réglementation de facturation électronique B2B introduite à travers l’Europe, en Belgique, en France, en Allemagne et au-delà, se réfère à la norme EN 16931 comme base. Si vous comprenez la norme, vous n’avez pas besoin de repartir de zéro à chaque fois qu’un nouveau marché devient pertinent pour vos clients.