Was ist EN 16931? Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung erklärt

Wenn Ihr Produkt die Rechnungsstellung abwickelt und Sie in Europa tätig sind, werden Sie früher oder später auf EN 16931 stoßen. Die Norm bildet die Grundlage dafür, wie strukturierte elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU funktioniert, und die Kenntnis macht alles andere, von Peppol bis hin zu länderspezifischen Vorgaben, erheblich einfacher.

Hier erfahren Sie, was EN 16931 ist, wie die Norm funktioniert und warum sie für Softwareanbieter wichtig ist.

Die Kurzfassung

EN 16931 ist die europäische Norm, die definiert, was eine gültige elektronische Rechnung enthalten muss. Nicht das Dateiformat, nicht das Übertragungsprotokoll, sondern die Daten selbst: Welche Felder sind erforderlich, was bedeuten sie und wie stehen sie zueinander in Beziehung?

Sie wurde 2017 vom CEN, dem Europäischen Komitee für Normung, veröffentlicht und durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen gesetzlich vorgeschrieben. Jeder öffentliche Auftraggeber in der EU ist verpflichtet, Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, die der EN 16931 entsprechen.

Was bedeutet „semantisches Datenmodell“ eigentlich?

EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell. Ein semantisches Datenmodell beschreibt die Bedeutung und Struktur von Informationen, unabhängig davon, wie diese Informationen technisch codiert sind. Die Norm EN 16931 legt beispielsweise fest, dass eine Rechnung eine Käuferreferenz, ein Zahlungsziel sowie eine Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Steuerkategorien enthalten muss. Sie definiert, was jedes dieser Felder bedeutet und welche Werte gültig sind.

Sie legt hingegen nicht fest, wie diese Felder in einer Datei geschrieben werden sollen. Das ist beabsichtigt. Die Norm ist auf semantischer Ebene formatneutral, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern ermöglicht.

Wie lautet also das tatsächliche Dateiformat?

Das Dateiformat wird in einem separaten Teil der Norm behandelt: EN 16931-2, der Syntaxbindungen definiert. Eine Syntaxbindung ordnet das semantische Datenmodell einem spezifischen XML-Format zu, sodass Softwaresysteme die Daten tatsächlich lesen und schreiben können.

EN 16931-2 definiert derzeit zwei Syntaxbindungen:

• UBL 2.1 (Universal Business Language), das in ganz Europa weit verbreitet ist und die Grundlage für Peppol bildet

• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), das insbesondere im französischen Factur-X-Format und im deutschen ZUGFeRD verwendet wird

Beide erzeugen gültige EN 16931-Rechnungen. Ein System, das die eine verarbeiten kann, kann prinzipiell auch die andere verarbeiten, da beide auf dasselbe zugrunde liegende Datenmodell abgebildet werden.

Wo passt Peppol da hinein?

Peppol ist ein Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten, am häufigsten Rechnungen. Es verwendet seine eigene Spezifikation namens Peppol BIS Billing 3.0, die eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist und auf EN 16931 aufbaut.

Eine CIUS ist ein länderspezifisches oder anwendungsfallspezifisches Profil, das den Basisstandard für einen bestimmten Kontext einschränkt oder erweitert. Entscheidend ist, dass eine CIUS nur restriktiver als EN 16931 sein kann, niemals jedoch permissiver. Sie kann optionale Felder verpflichtend machen, den Bereich gültiger Werte einschränken oder marktspezifische Regeln hinzufügen. Sie kann keine Daten einführen, die der Basisstandard nicht berücksichtigt.

Diese Hierarchie ist in der Praxis wichtig:

• EN 16931 ist die europäische Norm

• Peppol BIS Billing 3.0 ist eine CIUS, die EN 16931 auf das Peppol-Netzwerk anwendet

• Länderspezifische Profile wie XRechnung in Deutschland sind CIUS, die EN 16931 an nationale Anforderungen anpassen

Wenn Ihr Produkt den Anforderungen der EN 16931 entspricht, hat es die richtige Grundlage. Die länderspezifischen Schichten sind Einschränkungen auf dieser Grundlage und keine eigenständigen Standards, die gänzlich neu erstellt wurden.

Welche Rechnungstypen deckt EN 16931 ab?

EN 16931 deckt Rechnungen und Gutschriften ab. Die Norm umfasst keine Bestellungen, Versandbenachrichtigungen, Auftragsbestätigungen oder andere Geschäftsdokumente. Diese fallen unter separate Standards, am häufigsten ISO 20022 oder die Peppol-Spezifikationen für Bestellungen.

Für Softwareanbieter, die vollständige Procure-to-Pay- oder Order-to-Cash-Prozesse entwickeln, ist diese Unterscheidung wichtig. EN 16931 behandelt den Teil der Rechnungsstellung. Die dazu gehörenden Dokumenttypen werden an anderer Stelle geregelt.

Warum ist EN 16931 für Softwareanbieter wichtig?

Wenn Sie E-Rechnungen in Ihr Produkt integrieren, ist EN 16931 die gemeinsame Sprache, die die Integration marktübergreifend wiederverwendbar macht.

Ein landesspezifischer Ansatz, bei dem Sie jedes nationale Format unabhängig voneinander erstellen, funktioniert kurzfristig, führt jedoch zu einem zunehmenden Wartungsaufwand, wenn Rechtsvorschriften erweitert und Formate weiterentwickelt werden. Die Entwicklung nach EN 16931 bietet Ihnen eine stabile Grundlage, auf der länderspezifische Profile aufbauen, anstatt für jeden Markt einen separaten Stack zu erstellen.

Es ist auch für die Compliance-Planung von Bedeutung. Jede neue B2B-E-Rechnungs-Vorschrift, die in ganz Europa, in Belgien, Frankreich, Deutschland und darüber hinaus eingeführt wird, beruht auf der Grundlage EN 16931. Das Verständnis der Norm bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen, wenn ein neuer Markt für Ihre Kunden relevant wird.