.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Om din produkt hanterar fakturering och du har verksamhet i Europa kommer du förr eller senare att stöta på EN 16931. Denna standard ligger till grund för hur strukturerad e-fakturering fungerar i hela EU, och att förstå den gör allt annat, från Peppol till landsspecifika regelverk, betydligt enklare.
Här förklarar vi vad denna standard är, hur den fungerar och varför den är viktig för programvaruleverantörer.
Den korta versionen
EN 16931 är den europeiska standard som definierar vad en giltig elektronisk faktura ska innehålla. Inte filformatet, inte överföringsprotokollet, utan själva informationen: vilka fält som krävs, vad de betyder och hur de relaterar till varandra.
Den publicerades 2017 av CEN, Europeiska standardiseringskommittén, och infördes i lag genom EU-direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Alla offentliga köpare inom EU måste kunna ta emot och behandla fakturor som efterlever EN 16931.
Vad innebär egentligen ”semantisk datamodell”?
EN 16931 definierar en semantisk datamodell. En semantisk datamodell beskriver informationens innebörd och struktur, oberoende av hur informationen är tekniskt kodad. SS-EN 16931 anger till exempel att en faktura måste innehålla en köparreferens, ett betalningsdatum och en fördelning av moms per skattekategori. Den definierar vad varje fält betyder och vilka värden som är giltiga.
Det som inte anges är hur dessa fält ska skrivas i en fil. Detta är avsiktligt. Standarden är formatneutral på semantisk nivå vilket möjliggör interoperabilitet mellan olika system och länder.
Vilket är då det faktiska filformatet?
Filformatet hanteras av en separat del av standarden: EN 16931-2, som definierar syntaxbindningar. En syntaxbindning mappar den semantiska datamodellen till ett specifikt XML-format, så att programvarusystem faktiskt kan läsa och skriva data.
EN 16931-2 definierar för närvarande två syntaxbindningar:
UBL 2.1 (Universal Business Language), används i stor utsträckning i Europa och som grund för Peppol
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), används främst i Frankrikes Factur-X-format och ZUGFeRD i Tyskland
Båda ger giltiga EN 16931-fakturor. Ett system som kan bearbeta det ena kan i princip bearbeta det andra, eftersom båda mappar till samma underliggande datamodell.
Var passar Peppol in?
Peppol är ett nätverk för utbyte av affärsdokument, oftast fakturor. Det använder en egen specifikation som heter Peppol BIS Billing 3.0, som är en CIUS (Core Invoice Usage Specification) som bygger på EN 16931.
En CIUS är en lands- eller användningsspecifik profil som begränsar eller utökar basstandarden för ett visst sammanhang. En CIUS kan bara vara mer restriktiv än EN 16931, aldrig mer tillåtande. Den kan göra valfria fält obligatoriska, begränsa giltiga värden eller lägga till regler som är specifika för en marknad. Den kan inte införa data som basstandarden inte tar hänsyn till.
Denna hierarki är viktig i praktiken:
EN 16931 är den europeiska standarden
Peppol BIS Billing 3.0 är en CIUS som tillämpar EN 16931 på Peppol-nätverket
Landsspecifika profiler som XRechnung i Tyskland är CIUS:er som tillämpar EN 16931 på nationella krav
Om din produkt efterlever EN 16931 är den på rätt fundament. De landsspecifika lagren är begränsningar ovanpå detta fundament, inte separata standarder som byggs från grunden.
Vilka fakturatyper täcker EN 16931?
EN 16931 täcker fakturor och kreditnotor. Den täcker inte inköpsorder, leveransmeddelanden, ordersvar eller andra affärsdokument. Dessa omfattas av separata standarder, oftast ISO 20022 eller Peppol-specifikationer för beställning.
För programvaruleverantörer som bygger fullständiga flöden från inköp till betalning eller från order till kassa är denna åtskillnad viktig. EN 16931 hanterar faktureringsdelen av processen. De dokumenttyper som omger den regleras på annan plats.
Därför är EN 16931 viktig för programvaruleverantörer
Om du integrerar e-fakturering i din produkt är EN 16931 det gemensamma språk som gör integreringen återanvändbar på alla marknader.
En landsspecifik strategi, där man bygger på varje nationellt format oberoende av varandra, fungerar på kort sikt, men skapar ökande underhållskostnader i takt med att regelverken utökas och formaten utvecklas. Att bygga i enlighet med EN 16931 ger en stabil grund med landsspecifika profiler ovanpå, istället för en separat stapel för varje marknad.
Det är också viktigt för efterlevnadsplaneringen. Varje nytt B2B-regelverk för e-fakturering som införs i Europa, Belgien, Frankrike, Tyskland och andra länder refererar till EN 16931 som utgångspunkt. Förstår du standarden behöver du inte börja om från början varje gång en ny marknad blir relevant för dina kunder.
