.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Kaikkien rajat ylittävässä yritysten välisessä (B2B) kaupassa EU:n sisällä lähetettävien ja vastaanotettavien laskujen on oltava EN-standardin mukaisia verkkolaskuja 1.7.2030 mennessä. Paperi- ja PDF-laskut poistuvat käytöstä. EU:n sisällä maiden rajat ylittävää kauppaa käyvien yritysten tarvitsee tehdä alv-rekisteröinti vain kerran.
Tämä on ViDA, Euroopan unionin VAT in the Digital Age -uudistus. Vuoden 2030 määräaika saa eniten mediahuomiota, mutta käytännössä paineet alkavat jo aiemmin. Jäsenvaltiot ryhtyvät soveltamaan omia määräyksiään ennen EU:n laajuista aikataulua, ja uudistuksen toinen aalto eli reaaliaikainen digitaalinen raportointi on jo merkitty kalenteriin.
Eurooppalaisia asiakkaita palveleville SaaS-yrityksille ViDA tarkoittaa kahta asiaa. Ensinnäkin vaatimustenmukaisuuden määräaika on jo ennen vuotta 2030. Toiseksikin se muodostaa perustan toiselle muutoskerrokselle, jota useimmat tiimit eivät ole vielä alkaneet edes miettiä.
Ensimmäinen aalto: vaatimustenmukaisuus
Ensimmäinen aalto on se, mitä useimmat tiimit ovat alkaneet miettiä. Sen aikana lakisääteisiä vaatimuksia tulee voimaan, yritykset tarvitsevat tavan lähettää ja vastaanottaa rakenteisia verkkolaskuja ja ohjelmistotoimittajat joko tukevat niitä natiivisti tai menettävät asiakkaansa.
Tämä aalto on käynnissä jo nyt. Belgiassa on ollut käytössä pakollinen B2B-verkkolaskutus tammikuusta 2026 lähtien. Saksa taas on edellyttänyt, että kaikki yritykset voivat vastaanottaa rakenteisia verkkolaskuja tammikuusta 2025 alkaen, ja lähettämistä koskevat velvoitteet tulevat voimaan suuremmille yrityksille tammikuussa 2027 ja kaikille yrityksille tammikuussa 2028. Muilla markkina-alueilla velvoitteiden voimaantulo etenee niiden omien aikataulujen mukaisesti. Siihen mennessä, kun EU:n laajuinen määräaika saavutetaan vuonna 2030, Euroopan suurimmilla markkina-alueilla on toimittu verkkolaskutusta koskevien määräysten mukaisesti jo vuosia.
Ohjelmistotoimittajille ensimmäisen aallon tärkein kysymys on, rakentaako oma ratkaisu vai ostaako sellainen. Tuotteesi tukee vaatimustenmukaista verkkolaskutusta joko oman infrastruktuurisi kautta tai erikoistuneen palveluntarjoajan kautta. Molemmat reitit johtavat samaan lopputulokseen määräaikaan mennessä. Valinnassa on lähinnä kyse siitä, mihin tiimisi haluaa käyttää suunnittelijoidensa aikaa. Käytännön yksityiskohtia ViDA:n vaatimuksista kannattaa tutkia tarkemmin, jos tuotetiimi haluaa laatia tästä tiekartan.
Toinen aalto: reaaliaikainen raportointi
ViDA tuo mukanaan digitaalista raportointia koskevat vaatimukset, jotka tekevät arvonlisäveron raportoinnista lähes reaaliaikaista. Tämä rakentuu parhaillaan kehitettävän verkkolaskutusinfrastruktuurin päälle: kyse on siitä, että veroviranomaiset digitalisoivat arvonlisäveron kaikkialla EU:ssa.
Veroviranomaisille tämä tarkoittaa paljon nopeampaa tietoa siitä, mitä markkinoilla tapahtuu. Aiemmin vuosia piilossa pysyneet petostapaukset voidaan havaita jo päivissä. Yrityksille se tarkoittaa sitä, että ne jakavat vastuun alv-tietojen laadusta ohjelmistotoimittajien kanssa. Yhteyspisteet ja muut verkkolaskuoperaattorit – eli rakenteista tietoa kansallisiin verkostoihin välittävän infrastruktuurin osat – saavat aiempaa suuremman oikeudellisen vastuun.
Vaatimustenmukaisuus on alku, ei loppu
Kun vaatimustenmukaisuusinfrastruktuuri on käytössä, rakenteisesta laskutiedosta tulee hyödyllisempää. Se mahdollistaa laskujen automaattisen hyväksynnän, antaa taloustiimeille reaaliaikaisen näkymän myynti- ja ostoreskontraan ja tukee käyttöpääomaan liittyvää päätöksentekoa. Se syöttää myös analytiikka- ja tekoälymalleille puhdasta rakenteista tietoa, joka oli aiemmin lukittuna PDF-tiedostoihin.
Juuri tässä piilee pitkän aikavälin arvo. Tätä arvoa pääsevät hyödyntämään ne ohjelmistotoimittajat, joiden valitsema verkkolaskutuksen tarjoaja pystyy täyttämään sekä nykyiset että tulevat vaatimukset.
Mitä tämä tarkoittaa SaaS-johtajille?
Käytännössä tämä vaikuttaa SaaS-yrityksiin kolmella tavalla:
Useisiin markkinoihin perustuva lähestymistapa kannattaa, vaikka pääpaino olisikin tällä hetkellä paikallisessa kasvussa. Suunnitelmat muuttuvat, asiakkaat laajentavat ja ostajat koputtelevat ovella. Saatavilla on runsaasti kansainvälisen verkkolaskutuksen mahdollistavia API-toimittajia, jotka seuraavat lainsäädäntöä kaikilla markkina-alueilla sinun puolestasi.
Oman Peppol-yhteyspisteen ylläpitäminen on ViDA-uudistuksen myötä raskaampi sitoumus. Yhteyspisteet käsittelevät verkkolaskutusinfrastruktuurin kriittisiä osia. Vaatimustenmukaisuuden laiminlyönnistä seuraa todennäköisesti sakkoja ja sanktioita.
Verkkolaskutuksen tarjoajan valinnalla on enemmän merkitystä kuin uskoisikaan. Tarjoajan vaihtaminen myöhemmässä vaiheessa on kallista ja hidasta. Jos valitset ratkaisun, joka on jo valmiiksi askeleen edellä, vältyt myöhemmin uudelleenrakentamiselta.
Liity edelläkävijöiden riveihin
ViDA-uudistuksesta hyvin selviytyvät yritykset ovat edelläkävijöitä: ne auttavat asiakkaitaan sopeutumaan sääntelymuutoksiin jo varhaisessa vaiheessa ja valmistautuvat samalla tulevaan. Ne huomioivat ratkaisunsa rakentamisessa sekä vaatimustenmukaisuuden että hyödynnettävissä olevan arvon ja valitsevat samalla tavalla ajattelevia kumppaneita.
ViDA yhdistää vaatimustenmukaisuuden, automaation ja talousinfrastruktuurin samaan keskusteluun. Tätä kaikkea jo etukäteen suunnittelevat yritykset ovat vaatimustenmukaisia ja valmiita siihen, mihin suuntaan eurooppalainen verkkolaskutus seuraavaksi kehittyy.