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Das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen wird immer häufiger, kann aber dennoch oft schwierig und unnötig kompliziert erscheinen. Ein Kunde möchte Rechnungen über Peppol erhalten, ein anderer wünscht Svefaktura, ein dritter spricht über EDI. Und so weiter.
Welche Anforderungen hat mein Kunde? Was sind die Anforderungen meiner Lieferanten? Was heißt das im Detail? Wie kann ich allen gerecht werden? Offenbar muss man zahlreiche Aspekte im Blick behalten, um elektronische Rechnungen sowohl zu senden als auch zu empfangen.
Aber was ist was und müssen Sie genau wissen, wie alles funktioniert? Nein, nicht wirklich, aber man sollte schon die Kontrolle haben, wenn der Kunde oder Lieferant seine Anforderungen nennt.
Viele Menschen haben heutzutage den Eindruck, dass es zwei E-Rechnungsformate gibt, Svefaktura und Peppol. Das ist keinesfalls richtig. Es gibt hunderte verschiedene E-Rechnungsformate. Was viele Menschen verwirrt, ist das Peppol-Format. Der Grund liegt oftmals in der Verwechslung des Peppol BIS-E-Rechnungsformats und des Peppol-Netzwerks.
Hunderte verschiedene Formate
Schweizer Rechnung, UBL, Finvoice, Peppol BIS, TEAPPSXML, OIOUBL, oioxml, Pyramide, S-EDI, bgc-Rechnung, ABWinvoice, IDOC, NesUBL, IFS, cXML: Ja, die Liste der verschiedenen Rechnungsformate kann lang sein, denn, wie gesagt, gibt es Hunderte von E-Rechnungsformaten. Dabei gilt es zu beachten, dass Sie als Kunde oder Lieferant nicht kontrollieren oder entscheiden können, welches Format die andere Partei verwendet. Denn dies hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, die oftmals außerhalb der Kontrolle Ihres Kunden oder Lieferanten liegen.
In vielen Fällen wird das Format vom verwendeten Geschäftssystem bestimmt. Einige Systeme verwenden sogenannte gängige Standardformate, andere Geschäftssysteme verwenden ihr eigenes spezifisches Format, wie z. B. IDOC, das üblicherweise in SAP zur Anwendung kommt. Zudem hat Ihr Lieferant wahrscheinlich viele Kunden, die nicht alle entscheiden können, welches Format an die jeweiligen Kunden gesendet werden soll.
Der VAN-Betreiber behält den Überblick
Genau deshalb gibt es uns als VAN-Betreiber. Wir sind im Grunde ein Rechnungsaustausch, der alle Formate im Blick hat und weiß, wer was in welcher Form erhalten soll. Die Idee ist, dass Sie, wenn Sie eine Rechnung versenden, Ihr eigenes Format verwenden können, das zu Ihnen und Ihrem Geschäftssystem passt. Dann sorgt der Betreiber dafür, dass Ihre Rechnung beim Empfänger in das richtige Format konvertiert wird. Der Anbieter stellt auch sicher, dass die Zustellung der Rechnung korrekt erfolgt, unabhängig davon, ob die andere Partei ihre Rechnungen über das Netzwerk von Peppol oder einen anderen Anbieter als den von Ihnen verwendeten erhält.
Zusammenfassend brauchen Sie also nur zu wissen, dass es viele verschiedene Formate für die elektronische Rechnungsstellung gibt. Mehr müssen Sie nicht wissen, sofern Sie mit einem VAN-Betreiber verbunden sind.
