Oman verkkolaskutusratkaisun rakentamisen todelliset kustannukset – ja miksi niitä kertyy nopeasti

Monille eurooppalaisille ohjelmistotoimittajille verkkolaskutus näyttää alussa suoraviivaiselta tuotevalinnalta. Ehkä voimaan on tulossa uusi määräys tai verkkolaskutukselle on selkeää asiakaskysyntää. Kuinka vaikeaa se muka voi olla?

Verkkolaskutuksen käyttöönotto ei välttämättä olekaan haastavaa, mutta kaikki sen jälkeen tapahtuva yleensä on.

Rajattuna kehitysprojektina alkava tehtävä muuttuu nopeasti pitkäaikaisen infrastruktuurin ylläpidoksi, jonka lakisääteisiä, operatiivisia ja kaupallisia vaikutuksia on helppo aliarvioida.

Kerromme, mistä oman verkkolaskutusratkaisun rakentamisen todelliset kustannukset muodostuvat Euroopassa ja miksi niillä on taipumus kasvaa ajan myötä.

Käyttöönotto on vasta alkua – ja se kaikkein helpoin osa

Useimmat tiimit suunnittelevat tarkkaan ensimmäistä versiota: rakenteita, tarkistuksia, yhteyksiä ja testausta. Tällainen työ on näkyvää, rajattua ja siististi tiekarttaan sopivaa.

Verkkolaskutus kehittyy Euroopassa jatkuvasti, joten se ei ole sellainen toiminto, jonka voisi rakentaa kerralla valmiiksi ja sitten unohtaa. On otettava huomioon ViDA, kansalliset määräykset, Peppol ja lukematon määrä paikallisia tulkintoja verkkolaskutuksesta. Lisäksi kaikki nämä elävät omien aikataulujensa mukaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa jatkuvaa työtä. Käyttöönoton jälkeen on jatkuvasti sopeuduttava uusiin sääntöihin ja markkinoihin sekä kasvaviin volyymeihin (jos hyvin käy). Niinpä tiimisi tehtävälistalle nousee ennen pitkää esimerkiksi seuraavia asioita:

• sääntelyyn liittyvien aikataulujen ja soveltamisalojen muutosten seuranta

• asiakirjamuotojen ja tarkistussääntöjen päivitys

• maakohtaisten poikkeuksien hoitaminen

• yhteyksien ja verkkojen uudelleensertifiointi.

Vaatimukset harvoin muuttuvat samaan tahtiin edes EU:n alueella, ja siihen on varauduttava jo ennen käyttöönottoa.

Tietyn muodon tukeminen ei ole sama asia kuin verkkolaskutusjärjestelmän ylläpito

Laskutus on kriittinen osa asiakkaidesi päivittäistä liiketoimintaa. Siinä on hyvin vähän tilaa virheille. Jos jotain menee pieleen, asiakkaasi huomaavat sen ja odottavat sinun korjaavan ongelman.

Kun pyörität verkkolaskutusta tuotannossa, sinun on hallittava tunnistetietojen hakuja, reitityslogiikkaa, kuittauksia, uudelleenyrityksiä ja virheitä eri verkoissa. Jokainen uusi asiakas ja maa lisää niiden asioiden määrää, jotka voivat mennä pieleen.

Puhumattakaan mukana tulevasta operatiivisesta työstä: valvonnasta, häiriötilanteisiin reagoinnista, tuesta ja auditointivalmiudesta. Tällainen työ ei ole erityisen näkyvää alun suunnitteluvaiheessa, mutta et voi välttyä siltä, kun asiakkaasi alkavat käyttää ratkaisua laajamittaisesti. Monille toimittajille verkkolaskutus voi alkaa tuntua erilliseltä järjestelmältä, jota he pyörittävät varsinaisen tuotteensa rinnalla.

Skaalaus on käännekohta

Useimmat kehitystiimit pystyvät selviytymään tästä työmäärästä jonkin aikaa, mutta yleensä kuormitus kasvaa liian suureksi kasvun myötä. Näin voi käydä, kun asiakkailta tulevien laskujen määrä lisääntyy, käyttäjien määrä kasvaa tai mukaan tulee uusia maita.

Käytetään esimerkkinä kansainvälistymistä.

Omille kotimarkkinoille rakennettu ratkaisu voi vielä pysyä hallinnassa, mutta usein toisen tai kolmannen maan lisääminen tuo esiin verkkolaskutuksen monimutkaisuuden. Eri maissa on erilaiset säännöt, laskumuodot ja odotukset, ja aiemmin hyvin toimineet ratkaisut voivatkin vaatia vakavaa uudelleenarviointia.

Tämä on tyypillisesti se hetki, jolloin ohjelmistotoimittajat arvioivat alkuperäistä lähestymistapaansa uudelleen.

Rakentaako oma vai käyttääkö välityspalvelua tai upotettua API-ratkaisua?

Yleisesti ottaen ohjelmistotoimittajilla on kolme yleistä tapaa käsitellä verkkolaskutusta:

• Rakennetaan oma ratkaisu ja hallitaan kaikkea itse

• Käytetään perustason välityspalvelua vain lähettämiseen

• Upotetaan kumppani-API, joka huolehtii vaatimustenmukaisuudesta, reitityksestä ja operoinnista

Teknisiä eroja tietenkin löytyy, mutta tärkein kysymys on, kuinka paljon vastuuta haluat kantaa pitkällä aikavälillä: oletko valmis ylläpitämään verkkolaskutusta aktiivisesti vai haluatko vain mahdollistaa sen asiakkaillesi?

Mitä tästä kannattaa muistaa

Verkkolaskutuksen rakentaminen Euroopassa ei yleensä ole kallista vielä alkuvaiheessa. Siitä tulee kallista vasta, kun asioita alkaa kasaantua: lainsäädäntö muuttuu, operatiivista työtä kertyy ja mukaan tulee uusia maita. Kyse ei ole siitä, että tiimit arvioisivat ensimmäisen version väärin, vaan elinkaari osoittautuu pidemmäksi ja raskaammaksi kuin miltä se näyttää.

Tämän ymmärtäminen jo varhaisessa vaiheessa helpottaa sellaisen lähestymistavan valitsemista, joka toimii vielä tuotteiden, asiakkaiden ja markkinoiden kasvaessakin.