De werkelijke kosten van het bouwen van uw eigen e-factureringsoplossing – en waarom het snel oploopt

Voor heel wat Europese softwareleveranciers begint e-facturering als een eenvoudige productbeslissing. Er komt een mandaat aan, of een duidelijke vraag van de klant. Hoe moeilijk kan het zijn?

Het lanceren van e-facturering is misschien geen uitdaging, maar alles wat daarna komt, blijkt er meestal wel een te zijn.

Wat vaak begint als een ingeperkt ontwikkelingsproject, verandert snel in het onderhouden van een langetermijninfrastructuur met regelgevende, operationele en commerciële gevolgen die gemakkelijk te onderschatten zijn.

We leggen uit waar de werkelijke kosten voor het bouwen van uw eigen e-factureringsoplossing in Europa vandaan komen en waarom ze in de loop der tijd doorgaans toenemen.

De lancering is nog maar net begonnen: het eenvoudige deel

De meeste teams plannen voor de eerste release: schema's, validaties, aansluitingen, testen. Dat werk is zichtbaar, omvangrijk en past netjes in een roadmap.

E-facturering in Europa evolueert voortdurend en dat betekent dat e-facturering geen 'build once and move on'-functie is. Er zijn ViDA, nationale mandaten, Peppol en zoveel lokale interpretaties als u kunt tellen. En ze bewegen zich allemaal op verschillende tijdlijnen.

In de praktijk betekent dit doorlopend werk. Zodra u live gaat, moet u zich voortdurend aanpassen aan nieuwe regels, markten en groeiende volumes (als u geluk hebt). De to-dolijst van uw team breidt zich snel uit met zaken als:

• Opvolging van wettelijke tijdlijnen en wijzigingen in het toepassingsgebied

• Documentformaten en validatieregels bijwerken

• Omgang met landspecifieke uitzonderingen

• Hercertificering van verbindingen en netwerken

Zelfs binnen de EU veranderen de vereisten zelden synchroon en daar moet u zich al op voorbereiden voordat u op de markt komt.

Het ondersteunen van een formaat is niet hetzelfde als het uitvoeren van e-facturering

Facturering is een bedrijfskritisch onderdeel van de dagelijkse activiteiten van uw klanten. Er is weinig ruimte voor fouten. Als er iets kapot gaat, merken uw klanten dat en wordt er van u verwacht dat u het herstelt.

Zodra u e-facturering in productie gebruikt, gaat u om met identificatiezoekopdrachten, routinglogica, bevestigingen, herhalingen en fouten in verschillende netwerken. Elke extra klant en land verhoogt het aantal dingen dat fout kan gaan.

Om nog maar te zwijgen van het operationele werk dat ermee gepaard gaat: monitoring, incidentrespons, ondersteuning en auditreadiness. Niets hiervan is bijzonder zichtbaar tijdens de eerste planning, maar zodra uw klanten het op schaal gaan gebruiken, kunt u er niet aan ontsnappen. Voor veel leveranciers kan e-facturering beginnen te lijken op een apart systeem dat zij naast hun eigenlijke product gebruiken.

Schaalbaarheid is het kantelpunt

De meeste ontwikkelingsteams kunnen deze werklast een tijdje aan, maar meestal komt het kantelpunt met groei. Dit kan door een toename van het aantal facturen van klanten, meer gebruikers op uw platform of door uitbreiding over landsgrenzen heen.

Laten we internationalisering als voorbeeld nemen.

Het kan beheersbaar zijn om een oplossing te bouwen voor uw lokale markt, maar vaak maakt het tweede of derde land de complexiteit van e-facturering bloot. Er zijn verschillende regels, verschillende formaten, verschillende verwachtingen en wat voorheen goed werkte, moet grondig worden herbekeken.

Dat gebeurt meestal wanneer softwareleveranciers hun oorspronkelijke aanpak opnieuw beoordelen.

Er zelf een bouwen, een gateway gebruiken of een ingebouwde API?

Over het algemeen zijn er drie gangbare manieren waarop softwareleveranciers met e-facturering omgaan:

• Alles zelf bouwen en exploiteren

• Gebruik alleen een basisgateway voor levering

• Integreer een partner-API die compliance, routing en activiteiten beheert

Er zijn natuurlijk technische verschillen, maar de belangrijkste vraag is hoeveel verantwoordelijkheid u op lange termijn wilt dragen: wilt u e-facturering actief onderhouden of gewoon mogelijk maken voor uw klanten?

Belangrijkste punten

Het opbouwen van e-facturering in Europa is zelden duur vanaf dag één. Het wordt duur door accumulatie: veranderingen in de regelgeving, operationele overhead en grensoverschrijdende uitbreiding. Niet omdat teams de eerste release verkeerd inschatten, maar omdat de levenscyclus langer en zwaarder is dan het lijkt.

Als u dat in een vroeg stadium begrijpt, is het gemakkelijker om een aanpak te kiezen die nog steeds werkt als uw product, klanten en markten groeien.