Fyrir marga evrópska hugbúnaðarframleiðendur byrjar rafræn reikningagerð sem einföld vöruákvörðun. Hugsanlega er lagaskylda yfirvofandi eða skýr eftirspurn frá viðskiptavinum. Hversu erfitt getur það verið?
Það er kannski ekki áskorun að koma rafrænni reikningagerð á laggirnar, en allt sem á eftir kemur reynist yfirleitt vera það.
Það sem oft byrjar sem afmarkað þróunarverkefni breytist fljótt í viðhald á langtíma innviðum með afleiðingum fyrir regluverk, rekstur og viðskipti sem auðvelt er að vanmeta.
Við greinum frá því hvaðan raunverulegur kostnaður kemur við að byggja eigin rafreikningalausn í Evrópu og hvers vegna hann hefur tilhneigingu til að hækka með tímanum.
Flest teymi skipuleggja fyrstu útgáfuna: skema, villuprófanir, tengingar, prófanir. Sú vinna er sýnileg, afmörkuð og passar vel inn í verkáætlun.
Rafræn reikningagerð í Evrópu er í stöðugri þróun og það þýðir að hún er ekki eiginleiki sem er búinn til einu sinni og svo búið. Það er til ViDA, innlend lagaskylda, Peppol og jafn margar staðbundnar túlkanir á því og þú getur talið. Og þær fylgja allar mismunandi tímalínum.
Í reynd þýðir þetta áframhaldandi vinnu. Þegar þú byrjar að nota lausnina verður þú stöðugt að laga þig að nýjum reglum, mörkuðum og vaxandi magni (ef heppnin er með þér). Verkefnalisti teymisins þíns stækkar fljótt og inniheldur atriði eins og:
Fylgjast með tímalínum regluverks og breytingum á umfangi
Uppfæra skjalasnið og villuprófunarreglur
Meðhöndla sértækar undantekningar fyrir hvert land
Endurvotta tengingar og netkerfi
Jafnvel innan ESB breytast kröfur sjaldan samtímis og það er eitthvað sem þú þarft að búa þig undir áður en þú byrjar.
Reikningagerð er mikilvægur þáttur í daglegum rekstri viðskiptavina þinna. Það er mjög lítið svigrúm fyrir villur. Ef eitthvað bilar taka viðskiptavinir þínir eftir því og það er ætlast til að þú lagir það.
Þegar þú rekur rafræna reikningagerð í framleiðslu þarftu að fást við auðkennaleit, beiningarrökfræði, staðfestingar, endurtekningar og bilanir á mismunandi netkerfum. Hver viðskiptavinur og land sem bætast við auka fjölda atriða sem geta farið úrskeiðis.
Svo ekki sé minnst á rekstrarvinnuna sem fylgir: vöktun, viðbrögð við atvikum, þjónustu og úttektarhæfi. Ekkert af þessu er sérstaklega sýnilegt við upphafsskipulagningu, en þegar viðskiptavinir þínir byrja að nota lausnina í stórum stíl geturðu ekki komist hjá því. Fyrir marga framleiðendur getur rafræn reikningagerð farið að líkjast sérstöku kerfi sem þeir reka samhliða raunverulegri vöru sinni.
Flest þróunarteymi geta ráðið við þetta vinnuálag um tíma, en yfirleitt kemur vendipunkturinn með vexti. Þetta getur komið fyrir með auknu reikningamagni frá viðskiptavinum, fleiri notendum á vettvangi þínum eða stækkun yfir landamæri.
Tökum alþjóðavæðingu sem dæmi.
Það getur verið viðráðanlegt að byggja lausn fyrir heimamarkaðinn þinn, en oft afhjúpar annað eða þriðja landið hversu flókin rafræn reikningagerð er. Það eru mismunandi reglur, mismunandi snið, mismunandi væntingar og það sem kannski virkaði vel áður þarf að endurskoða verulega.
Það er yfirleitt þá sem hugbúnaðarframleiðendur endurmeta upprunalega nálgun sína.
Almennt séð eru þrjár algengar leiðir fyrir hugbúnaðarframleiðendur til að meðhöndla rafræna reikningagerð:
Byggja og reka allt á eigin spýtur
Nota einfalda gátt eingöngu fyrir afhendingu
Innleiða forritaskil frá samstarfsaðila sem sér um regluvörslu, beiningu og rekstur
Það er augljóslega tæknilegur munur, en aðalspurningin er hversu mikla langtímaábyrgð þú vilt bera: er rafræn reikningagerð eitthvað sem þú vilt viðhalda virkt eða einfaldlega gera viðskiptavinum þínum kleift að nota?
Að búa til rafræna reikningagerð í Evrópu er sjaldan dýrt á fyrsta degi. Það verður dýrt með uppsöfnun: breytingum á regluverki, rekstrarálagi og stækkun yfir landamæri. Ekki vegna þess að teymi misreikna fyrstu útgáfuna, heldur vegna þess að verkefnið er lengra og þyngra en það lítur út fyrir að vera.
Ef það er skilið snemma verður auðveldara að velja nálgun sem virkar ennþá þegar varan þín, viðskiptavinir og markaðir vaxa.