Husker du forrige gang du mottok eller sendte en PDF-faktura via e-post? Den manuelle dataregistreringen, risikoen for at den går tapt i innboksen, forsinket betaling ... høres kjent ut?
Vi har alle vært der. Og mange europeiske land er det fortsatt.
Hvorfor ble ViDA opprettet?
I Sverige sender 65 % av små og mellomstore bedrifter (SMB-er) PDF-fakturaer via e-post, mens 77 % mottar dem på samme måte. I Nederland er dette tallet enda høyere, med 70 % som sender og 78 % som mottar PDF-fakturaer via e-post. I Belgia rapporterer små og mellomstore SaaS-selskaper at 93 % av kundene mottar fakturaer som PDF-filer via e-post, noe som fremhever den betydelige muligheten for bedrifter til å gå over til en mer effektiv e-fakturaløsning.
Vi skal ikke gjøre et stort nummer av dette, men det er én ting vi må ha klart fra begynnelsen av:
PDF-fakturaer er ikke elektroniske fakturaer. De er bare digitalt papir.
Selv om PDF-filer teknisk sett er en digital faktureringsmetode, er de rett og slett digitalt papir overført via e-post, designet for å leses av mennesker. E-fakturaer består av maskinlesbare data som er utformet for å behandles av forretningssystemer. Det er den viktigste forskjellen.
Hvorfor du bør tilby elektronisk fakturering til kundene dine
- Alle elektroniske dokumenter, én API-løsning
Kundene dine bør ikke sjonglere mellom flere systemer. Med det ene API-et fra Inexchange gir du kundene en moderne og pålitelig måte å levere elektroniske dokumenter på, for eksempel fakturaer og ordredokumenter for B2B, B2G og B2C. Du leste riktig, én API-integrasjon som dekker alle elektroniske dokumenttransaksjoner.
Og ikke vær redd for å ta virksomheten din internasjonalt. E-fakturering sikrer tilkobling på tvers av landegrenser, og gjør det enklere for kundene dine å drive forretning over grensene også.
- Fakturaautomatisering reduserer feil og sparer tid
Dagene der fakturering var en heltidsjobb, er forbi.
E-fakturering eliminerer tapte e-poster, manuelle feil og kjedelig datainntasting, samtidig som nøyaktigheten forbedres. E-fakturaer tilbyr mer omfattende og nøyaktige data enn PDF-filer eller skannede PDF-filer, noe som gjør både bokførings- og godkjenningsprosessen enklere.
Med e-fakturering kan kundene dine bruke opptil 50 % av tiden sammenlignet med ved håndtering av papirfakturaer. Mer tid til vekst, mindre tid brukt på å jage papir — fysisk eller digitalt.
- Øk kundenes kontantstrøm
E-post blir begravd i postkassen. Papir går tapt i posten. E-fakturaer blir betalt.
Levering i nær sanntid til riktig system gir 90 % betaling i tide og bedre kontantstrøm. Sporing i sanntid øker transparensen i fakturabehandlingen, slik at ingen fakturaer går tapt igjen.
- Bedre beskyttelse mot svindel
Teknologien utvikler seg raskt, og det er selvfølgelig flott. Men det betyr også at nettkriminaliteten vil bli mer avansert. Det blir bare vanskeligere å oppdage en falsk faktura.
E-fakturering gir kundene dine beskyttelse gjennom sikre nettverk, kryptering og sporbare, transparente transaksjoner. Noen leverandører av e-faktureringsløsninger, som Maventa, tilbyr et ekstra sikkerhetsnivå ved å utføre automatiske kontroller av kjøpsfakturaer og avsenderne deres, noe som bidrar til å redusere risikoen for at falske fakturaer ender opp i betaling.
E-faktura kontra PDF-faktura: En detaljert sammenligning
Hva er forskjellene i funksjoner og funksjonalitet mellom e-fakturaer og PDF-er? Hvis du ønsker å dykke dypere ned i sammenligningen mellom e-fakturaer og PDF-er, har vi gjort jobben for deg.