Muistatko, kun viimeksi sait tai lähetit PDF-laskun sähköpostitse? Tiedot syötettiin manuaalisesti, viesti meinasi hukkua sähköpostilaatikkoosi, maksu viivästyi... Kuulostaako tutulta?
Meillä on kaikilla kokemusta tästä. Monessa Euroopan maassa ollaan yhä tässä vaiheessa.
Miksi ViDA luotiin?
Ruotsissa 65 % pienistä ja keskisuurista yrityksistä (pk-yrityksistä) lähettää PDF-laskuja sähköpostitse ja 77 % vastaanottaa niitä samalla tavalla. Alankomaissa nämä luvut ovat vieläkin suuremmat: 70 % lähettää ja 78 % vastaanottaa PDF-laskuja sähköpostitse. Belgiassa pk-yritysten SaaS-palveluntarjoajat raportoivat, että 93 % heidän asiakkaistaan vastaanottaa laskuja PDF-tiedostoina sähköpostitse, mikä korostaa yritysten merkittävää mahdollisuutta siirtyä tehokkaampaan verkkolaskutusratkaisuun.
Emme aio pureutua tässä jokaiseen aiheen ympärillä olevaan myyttiin, mutta yksi asia on tehtävä heti selväksi:
PDF-laskut eivät ole verkkolaskuja. Ne ovat vain digitaalista paperia.
Vaikka PDF-lasku on teknisesti katsottuna digitaalinen laskutusmenetelmä, se on vain sähköpostilla siirrettävää digitaalista paperia, joka on suunniteltu ihmisten luettavaksi. Verkkolaskut koostuvat koneellisesti luettavista tiedoista, jotka on suunniteltu liiketoimintajärjestelmien käsiteltäviksi. Juuri tämä on se tärkein ero.
Miksi verkkolaskutusta kannattaa tarjota omille asiakkaille
- Täysin sähköiset asiakirjat, yksi API-ratkaisu
Asiakkaidesi ei pitäisi joutua hyppimään järjestelmästä toiseen. Inexchangen kokonaisvaltaisen API:n avulla voit tarjota asiakkaillesi nykyaikaisen ja luotettavan tavan toimittaa sähköisiä asiakirjoja, kuten laskuja ja tilausasiakirjoja, osana B2B-, B2G- ja B2C-kauppaa. Kyllä vain – yksi ainoa API-integraatio kattaa kaikki sähköiset asiakirjatapahtumat.
Äläkä turhaan pelkää liiketoimintasi kansainvälistämistä. Verkkolaskutus mahdollistaa yhteydet muihin maihin, jolloin asiakkaasi voivat helposti tehdä rajat ylittävää kauppaa.
- Laskutusautomaatio vähentää virheitä ja säästää aikaa
Laskutuksen ei tarvitse enää nykyään olla kokopäivätyö.
Verkkolaskutus poistaa katoavien sähköpostien, manuaalisten virheiden ja puuduttavan tietojen syötön kaltaiset ongelmat ja parantaa samalla tarkkuutta. Verkkolaskut tarjoavat kattavampaa ja tarkempaa tietoa kuin alkuperäiset tai skannatut PDF-tiedostot, mikä helpottaa sekä kirjaus- että hyväksyntäprosesseja.
Verkkolaskutuksen avulla asiakkaasi voivat säästää aikaa jopa 50 % paperilaskujen käsittelyyn verrattuna. Enemmän aikaa kasvuun, vähemmän aikaa paperien metsästämiseen – olivat ne sitten fyysisiä tai digitaalisia.
- Kasvata asiakkaidesi kassavirtaa
Sähköpostit hautautuvat postilaatikkoihin. Paperit hukkuvat postissa. Verkkolaskut taas tulevat maksetuiksi.
Lähes reaaliaikainen toimitus oikeaan järjestelmään tarkoittaa laskujen maksamista 90-prosenttisesti ajallaan sekä parempaa kassavirtaa. Reaaliaikainen seuranta lisää laskujen käsittelyn läpinäkyvyyttä, joten yksikään lasku ei enää joudu hukkaan.
- Parannettu suojaus petoksia vastaan
Teknologia kehittyy nopeasti, mikä on tietenkin hienoa. Se tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kyberrikollisuudesta tulee entistä kehittyneempää. Huijauslaskujen tunnistamisesta tulee aina vain vaikeampaa.
Verkkolaskutus suojaa asiakkaitasi turvallisten verkostojen, salauksen sekä jäljitettävien ja läpinäkyvien tapahtumien avulla. Jotkin verkkolaskutusratkaisujen tarjoajat, kuten Maventa, tarjoavat lisäturvaa suorittamalla automaattisia ostolaskujen ja niiden lähettäjien tarkistuksia. Tämä auttaa vähentämään riskejä esimerkiksi siitä, että huijauslaskuja päätyy maksuun.
Verkkolasku vs. PDF-lasku: Yksityiskohtainen vertailu
Miten verkkolaskujen ja PDF-laskujen ominaisuudet ja toiminnot eroavat toisistaan? Olemme tehneet työn puolestasi ja laatineet kattavan vertailun verkkolaskujen ja PDF-laskujen eroista.