Kommer du ihåg senaste gången du mottog eller skickade en PDF-faktura via e-post? Manuell datainmatning, risken att den försvinner i din inkorg, försenad betalning ... låter det bekant?
Vi har alla varit där. Och många europeiska länder är det fortfarande.
Varför skapades ViDA?
I Sverige skickar 65 % av små och medelstora företag (SMF) PDF-fakturor via e-post, medan 77 % tar emot dem på samma sätt. I Nederländerna är dessa siffror ännu högre, med 70 % som skickar och 78 % som tar emot PDF-fakturor via e-post. I Belgien rapporterar små och medelstora SaaS-företag att 93 % av deras kunder får fakturor som PDF-filer via e-post – och allt detta understryker den stora möjligheten för företag att övergå till en mer effektiv e-faktureringslösning.
Det kanske inte är någon jättechock, men vi måste ändå klargöra det från början:
PDF-fakturor är inte elektroniska fakturor. De är bara digitalt papper.
Även om PDF-filer tekniskt sett är en digital faktureringsmetod, är de i praktiken bara digitalt papper som skickas via e-post, avsedda att läsas av människor. E-fakturor består av maskinläsbara data, utformade för att bearbetas av affärssystem. Det är den största skillnaden.
Därför ska du erbjuda dina kunder elektronisk fakturering
- Alla elektroniska dokument, en enda API-lösning
Dina kunder ska inte behöva jonglera mellan flera system. Med Inexchanges enda API erbjuder du dina kunder ett modernt och pålitligt sätt att leverera elektroniska dokument som fakturor och orderdokument för B2B, B2G och B2C. Du läste rätt, en API-integrering som täcker alla elektroniska dokumenttransaktioner.
Och var inte rädd för att ta ditt företag utomlands. E-fakturering säkerställer gränsöverskridande uppkopplingar och gör det enkelt för dina kunder att bedriva affärer över gränserna.
- Automatisering av fakturering minskar risken för fel och sparar tid
Dagarna då fakturering var ett heltidsjobb är förbi.
E-fakturering eliminerar försvunna mejl, manuella fel och tråkig datainmatning samtidigt som noggrannheten förbättras. E-fakturor erbjuder mer omfattande och exakta data än PDF-filer eller inskannade PDF-filer, vilket gör både bokförings- och godkännandeprocesserna enklare.
Med e-fakturering kan dina kunder spara upp till 50 % tid jämfört med pappersfakturahantering. Mer tid för tillväxt, mindre tid att hantera papper – fysiska eller digitala.
- Stärk kundernas kassaflöde
Mejl försvinner i inkorgen. Papper försvinner i posten. E-fakturor blir betalda.
Leverans i nära realtid till rätt system innebär 90 % punktliga betalningar och förbättrat kassaflöde. Realtidsspårning ökar transparensen i fakturahanteringen, vilket innebär att fakturor aldrig mer kommer att försvinna.
- Förbättrat bedrägeriskydd
Tekniken utvecklas snabbt, och detta är förstås fantastiskt. Men det innebär också att IT-brottsligheten kommer att bli mer avancerad. Det blir allt svårare att upptäcka en falsk faktura.
E-fakturering erbjuder skydd för dina kunder genom säkra nätverk, kryptering samt både spårbara och transparenta transaktioner. Vissa leverantörer av e-fakturalösningar, som Maventa, erbjuder en extra säkerhetsnivå genom att utföra automatiska kontroller av inköpsfakturor och deras avsändare, vilket bidrar till att minska risker som att bedrägerifakturor betalas.
E-fakturor eller PDF-fakturor: En detaljerad jämförelse
Vilka är skillnaderna i funktionalitet och egenskaper mellan e-fakturor och PDF-fakturor? Om du vill fördjupa dig i jämförelsen mellan e-fakturor och PDF-filer har vi gjort jobbet åt dig.