E-fakturering är en stabil grundpelare i ekonomiförvaltningen och påverkar den dagliga affärsvärlden genom att effektivisera faktureringsprocesser och ge säkerhet vid affärskritiska transaktioner. I detta blogginlägg får du lära dig grunderna i e-fakturering: vad det är, vem det är avsett för och hur processerna fungerar.
Låt oss börja med den allra första frågan: hur definieras e-fakturering? Europeiska kommissionen definierar e-fakturering som ”det elektroniska utbytet av fakturor mellan en leverantör och en köpare.” Enkelt uttryckt är e-fakturering ett säkert och automatiserat utbyte av fakturor mellan företag, eller mellan företag och konsumenter.
Till skillnad från PDF-filer eller skannade bilder använder e-fakturor ett maskinläsbart, strukturerat format, till exempel XML (eXtensible Markup Language). Detta innebär att information som produktbeskrivningar, kvantiteter och priser är inbäddade i själva dokumentet, vilket gör det läsbart för företagets resursplaneringssystem och faktureringsprogram. Strukturerade e-fakturor åtföljs ofta av en fakturabild, som är en visualisering av det strukturerade fakturainnehållet som skapas i programvaran.
Även om grundstrukturen för e-fakturor är densamma kan formaten variera mellan regioner och länder, till exempel SI-UBL i Nederländerna, Svefaktura i Sverige eller Finvoice i Finland. Den goda nyheten är att EU-standarden EN16931 främjar interoperabilitet mellan olika e-fakturaformat. Detta innebär att även om företag använder olika format förstår systemen fortfarande fakturans kärninformation. På så vis undviker man komplicerade konverteringar och öppnar upp gränserna för smidigare internationell handel.
Enkelt uttryckt gynnar e-fakturering företag i alla storlekar, från nystartade till stora företag, och till och med myndigheter och konsumenter.
Låt oss börja med ett exempel från den verkliga världen. Tänk dig att arbeta på en redovisningsbyrå där du som revisor får högar med pappersfakturor och gigabyte med e-postfakturor från olika kunder. Dessa fakturor kan komma per post, e-post, bud eller till och med personligen, vilket skapar en logistisk mardröm. Varje faktura måste sedan matas in manuellt i ert redovisningsprogram, en tidskrävande process som kan ta dagar eller veckor. Lägg till dålig nattsömn eller huvudvärk så har du ett recept på katastrof. Bara ett enda felaktigt decimalkomma kan utlösa en kedjereaktion av samtal till leverantörer, kreditnotor och manuella datakorrigeringar, som alla äter upp värdefull tid och pengar.
Elektronisk fakturering effektiviserar hela processen genom att minimera risken för mänskliga fel och minska uppgifter som manuell datainmatning och jakt på försvunna pappersfakturor. Detta frigör värdefull tid som du kan använda för att fokusera på det som verkligen är viktigt – att driva kärnverksamheten. Fakturor skickas elektroniskt av dina leverantörer via ett säkert nätverk och de kommer fram till dig inom några minuter. Elektronisk fakturering automatiserar dessa tidskrävande manuella processer, vilket sparar tid, pengar och frustration.
Att skicka och ta emot följer samma logik som att skicka ett brev med posten, där avsändaren lägger brevet i en brevlåda. En brevbärare hämtar det och levererar det till en postcentral, där en annan brevbärare hämtar det och levererar brevet till mottagaren.
Vid e-fakturering fungerar avsändare och mottagare som slutanvändare (brevavsändare och mottagare) och e-faktureringsoperatörer fungerar som postbud mellan brevlådor. Det viktigaste är att utbytet sker automatiskt, säkert och direkt jämfört med att skicka och ta emot brev eller fakturor manuellt.
Avsändaren skapar fakturan i sitt faktureringsprogram och skickar den skyddat via e-fakturanätverket.
Avsändarens nätfaktureringsoperatör konverterar fakturan till ett format som mottagarens programvara förstår och levererar den säkert till mottagarens programvara.
E-fakturering är ett relativt nytt begrepp bland företag och det kan finnas olika tolkningar av vad en e-faktura är. En faktura kan vara i digitalt format, men det gör den inte automatiskt till en e-faktura. Till exempel är JPG- eller PDF-filer som skickas via e-post inte e-fakturor, inte heller pappersfakturor som har skannats med ett OCR-program och sedan manuellt överförts till ett e-faktureringsprogram.
E-fakturor följer en specifik struktur som definieras av regelverk och branschstandarder. Detta standardiserade format gör informationen maskinläsbar och möjliggör överföring av data utan manuell bearbetning hela vägen från avsändaren till mottagarens programvara.
E-fakturering är en värdefull funktion som vanligtvis är integrerad i fakturerings- eller ekonomistyrningsprogram. Det första steget är att kontrollera med din programvaruleverantör om deras programvara är kompatibel med e-fakturering. I så fall kan de hjälpa dig att implementera e-fakturering i din befintliga programvara.
E-fakturering är ett betydligt billigare alternativ än pappersfakturering, men kostnaden för e-fakturering beror på ditt redovisningsprogram och dess prissättningslogik. Vissa leverantörer erbjuder transaktionsbaserad prissättning, där varje e-faktura som skickas och tas emot har en tydlig och transparent kostnad. Ibland ingår kostnaden för e-fakturering i affärssystemets månadsavgift, eller så kan leverantören erbjuda ett kostnadsfritt paket för ett visst antal e-fakturor, varefter de prissätts utifrån användning eller paket.
E-fakturering spelar en stor roll för hur företag hanterar sin ekonomi nu och i framtiden. Genom att effektivisera processer, minimera risken för fel och spara tid hjälper e-fakturering företag i alla storlekar att bli mer effektiva.
Eftersom e-fakturering redan är obligatoriskt i vissa regioner och dess användning ökar stadigt över hela världen är beslutet att förstå och implementera e-faktureringslösningar strategiskt riktigt för företag som strävar efter att förbli konkurrenskraftiga på en global marknad.
Fortfarande inte övertygad? Läs mer om fördelarna med e-fakturering i vårt blogginlägg som jämför e-fakturering med traditionell fakturering.