Wysyłanie i odbieranie e-faktur staje się coraz powszechniejsze, jednak proces ten bywa często postrzegany jako nieuporządkowany i niepotrzebnie skomplikowany. Jeden klient chce otrzymywać dokumenty w standardzie Peppol, inny preferuje Svefaktura, a kolejny mówi o EDI. I tak dalej.
Jakie są wymagania mojego klienta? Jakie są wymagania moich dostawców? Co to właściwie oznacza? Jak mogę sprawić, aby wszyscy byli szczęśliwi? Wygląda na to, że trzeba wiele śledzić, aby zarówno wysyłać, jak i otrzymywać faktury elektroniczne.
Ale co to jest i czy trzeba dokładnie wiedzieć, jak to wszystko działa? Cóż, nie do końca, ale faktycznie dobrze jest mieć pewną kontrolę, gdy klient lub dostawca zgłasza się ze swoimi wymaganiami.
Wiele osób myśli obecnie, że istnieją dwa formaty faktur elektronicznych: Svefaktura i Peppol. To nie jest prawda. Istnieją setki różnych formatów faktur elektronicznych. Wiele osób myli się z formatem Peppol, co często wynika z pomyłki między formatem e-faktury Peppol BIS a siecią Peppol.
Swiss invoice, UBL, Finvoice, Peppol BIS, TEAPPSXML, OIOUBL, oioxml, Pyramid, S-EDI, bgc-invoice, ABWinvoice, IDOC, NesUBL, IFS, cXML – listę istniejących formatów faktur można by długo ciągnąć, ponieważ, jak już wspomniałem, funkcjonują setki formatów e-faktur. Należy przy tym pamiętać, że jako klient lub dostawca nie masz wpływu na to, jaki format wybierze druga strona, ani nie możesz o tym decydować; zależy to bowiem od wielu czynników, z których znaczna część pozostaje poza kontrolą Twojego klienta czy dostawcy.
O formacie często decyduje wykorzystywany system biznesowy: niektóre systemy stosują rozwiązania określane potocznie mianem „powszechnych standardów”, inne zaś korzystają z własnych, unikalnych formatów – przykładem może być IDOC, format powszechnie stosowany w systemie SAP. Jest też fakt, że dostawca prawdopodobnie ma wielu klientów, ale nie wszyscy mogą zdecydować, jaki format wysłać do każdego klienta.
Właśnie dlatego istniejemy my – operatorzy sieci VAN. Działamy jak platforma wymiany faktur, która monitoruje wszystkie formaty oraz ustala, kto powinien otrzymać dany dokument i jak powinien on wyglądać. Chodzi o to, aby wystawca faktury mógł korzystać z własnego formatu – odpowiedniego dla niego i jego systemu biznesowego – a operator zadbał o przekonwertowanie faktury na format wymagany przez odbiorcę. Operator dba również o to, aby dostawa faktury odbywała się w prawidłowy sposób, niezależnie od tego, czy druga strona otrzymuje swoje faktury za pośrednictwem sieci Peppol, czy innego operatora niż ten, z którego korzystasz.
Podsumowując, dobrze jest wiedzieć, że istnieje wiele różnych formatów, jeśli chodzi o e-fakturowanie, ale naprawdę nie musisz wiedzieć więcej, o ile oczywiście jesteś połączony z operatorem VAN.