Fakturowanie elektroniczne stanowi solidny filar zarządzania finansami, wpływając na codzienną działalność gospodarczą poprzez usprawnienie procesów wystawiania faktur oraz zapewnienie bezpieczeństwa kluczowych dla biznesu transakcji. Z tego wpisu na blogu dowiesz się, na czym polega e-fakturowanie: czym ono jest, do kogo jest skierowane i jak przebiegają związane z nim procesy.
Zacznijmy od pierwszego pytania: jaka jest definicja e-fakturowania? Komisja Europejska definiuje e-fakturowanie jako „elektroniczną wymianę faktur pomiędzy dostawcą a nabywcą.” Mówiąc prosto, e-fakturowanie to bezpieczna i zautomatyzowana wymiana faktur między firmami lub między firmami a konsumentami.
W przeciwieństwie do plików PDF czy skanów, e-faktury wykorzystują format ustrukturyzowany, możliwy do odczytu maszynowego, taki jak XML (eXtensible Markup Language). Oznacza to, że takie informacje, jak opisy produktów, ilości i ceny są zawarte w samym dokumencie, dzięki czemu może on być odczytywany przez systemy klasy ERP oraz oprogramowanie do fakturowania. Ustrukturyzowanym e-fakturom często towarzyszy obraz faktury, będący wizualizacją treści ustrukturyzowanej faktury, wygenerowaną w oprogramowaniu.
Choć podstawowa struktura e-faktur jest taka sama, ich formaty mogą różnić się w zależności od regionu i kraju – przykładami są SI-UBL w Holandii, Svefaktura w Szwecji czy Finvoice w Finlandii. Dobra wiadomość jest taka, że unijna norma EN16931 sprzyja interoperacyjności między różnymi formatami e-faktur. Oznacza to, że nawet jeśli firmy korzystają z różnych formatów, systemy nadal rozumieją podstawowe informacje zawarte na fakturze. To unika skomplikowanych konwersji i otwiera granice dla płynniejszego handlu międzynarodowego.
Krótko mówiąc: e-fakturowanie przynosi korzyści firmom każdej wielkości, od startupów po duże przedsiębiorstwa, a także agencjom rządowym i konsumentom.
Zacznijmy od przykładu z życia wziętego. Wyobraź sobie pracę w biurze rachunkowym, gdzie jako księgowy otrzymujesz stosy papierowych faktur oraz gigabajty faktur przesyłanych e-mailem od różnych klientów. Te faktury mogą przychodzić pocztą, e-mailem, kurierem, a nawet osobiście, tworząc logistyczny koszmar. Każda faktura musiałaby być następnie ręcznie wprowadzana do oprogramowania księgowego, co jest żmudnym procesem, który może zająć dni lub tygodnie. Do tego dochodzi zły sen lub ból głowy, i masz przepis na katastrofę. Nawet jeden błędny przecinek dziesiętny może wywołać łańcuchową reakcję telefonów do dostawców, not kredytowych i ręcznych korekt danych, które pochłaniają cenny czas i pieniądze.
Fakturowanie elektroniczne usprawnia cały proces, minimalizując błędy ludzkie oraz redukując zadania takie jak ręczne wprowadzanie danych i poszukiwanie zagubionych papierowych faktur. To zwalnia Twój cenny czas, abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne – prowadzeniu podstawowej działalności. Faktury są wysyłane elektronicznie przez Twoich dostawców za pośrednictwem bezpiecznej sieci i docierają do Ciebie w ciągu kilku minut. Fakturowanie elektroniczne automatyzuje te czasochłonne, ręczne procesy, oszczędzając Twój czas, pieniądze i eliminując frustrację.
Wysyłanie i odbieranie przebiegają według tej samej zasady co wysyłanie listu pocztą, gdy nadawca wrzuca go do skrzynki pocztowej. Listonosz odbiera ją i dostarcza do centrum dystrybucji poczty, skąd inny listonosz odbiera ją i dostarcza adresatowi.
W systemie e-fakturowania nadawcy i odbiorcy występują w roli użytkowników końcowych (nadawców i odbiorców listów), natomiast operatorzy e-fakturowania pełnią funkcję doręczycieli przemieszczających się między skrzynkami pocztowymi. Najważniejsze jest to, że wymiana odbywa się automatycznie, bezpiecznie i natychmiastowo – w przeciwieństwie do ręcznego wysyłania i odbierania listów czy faktur.
Nadawca tworzy fakturę w swoim oprogramowaniu do fakturowania i wysyła ją bezpiecznie za pośrednictwem sieci e-fakturowania.
Operator fakturowania online nadawcy konwertuje fakturę na format zrozumiały dla oprogramowania odbiorcy i dostarcza ją bezpiecznie do oprogramowania odbiorcy.
E-fakturowanie to stosunkowo nowe pojęcie wśród przedsiębiorstw i może być różnie interpretowane, czym właściwie jest e-faktura. Faktura może być w formacie cyfrowym, ale to nie czyni jej fakturą elektroniczną. Na przykład pliki JPG lub PDF wysyłane e-mailem nie są fakturami elektronicznymi, podobnie jak faktury papierowe zeskanowane za pomocą programu OCR, a następnie ręcznie przeniesione do programu do e-fakturowania.
Faktury elektroniczne mają określoną strukturę, która jest zdefiniowana przez przepisy i standardy branżowe. Ten ustandaryzowany format sprawia, że dane są czytelne dla maszyn i umożliwia przesyłanie danych bez ręcznego przetwarzania na całej drodze od nadawcy do oprogramowania odbiorcy.
Fakturowanie elektroniczne to cenna funkcja, która zazwyczaj jest zintegrowana z oprogramowaniem do fakturowania lub zarządzania finansami. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie u dostawcy oprogramowania, czy ich oprogramowanie jest kompatybilne z e-fakturowaniem. Jeśli tak, mogą pomóc Ci wdrożyć e-fakturowanie w Twoim obecnym oprogramowaniu.
E-fakturowanie jest znacznie tańszą opcją niż fakturowanie papierowe, jednak koszt e-fakturowania zależy od oprogramowania księgowego oraz jego logiki cenowej. Niektórzy dostawcy oferują wycenę opartą na transakcjach, gdzie każda wysłana i odebrana faktura elektroniczna ma jasny, przejrzysty koszt. Czasami koszt e-fakturowania jest wliczony w miesięczną opłatę za system ERP, albo oferują bezpłatny pakiet na określoną liczbę e-faktur, po przekroczeniu którego ceny są ustalane na podstawie zużycia lub wybranego pakietu.
E-fakturowanie odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami firm zarówno obecnie, jak i w przyszłości. Poprzez usprawnienie procesów, minimalizację błędów i oszczędność czasu, e-fakturowanie pomaga firmom każdej wielkości zwiększyć efektywność.
W sytuacji, gdy e-fakturowanie jest już obowiązkowe w niektórych regionach, a jego stosowanie na świecie stale rośnie, zrozumienie i wdrożenie rozwiązań w tym zakresie stanowi strategiczną decyzję dla firm takich, jak Państwa, dążących do utrzymania konkurencyjności na rynku globalnym.
Wciąż się wahasz? Dowiedz się więcej o korzyściach płynących z e-fakturowania w naszym wpisie na blogu E-fakturowanie a tradycyjne fakturowanie.