Herinnert u zich de laatste keer dat u een PDF-factuur per e-mail hebt ontvangen of verzonden? De manuele invoer van gegevens, het risico dat ze verloren gaan in uw inbox, laattijdige betaling ... Klinkt u dat bekend?
We hebben het allemaal meegemaakt. En veel Europese landen werken nog steeds zo.
Waarom is ViDA opgericht?
In Zweden verstuurt 65% van de kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) PDF-facturen via e-mail, terwijl 77% ze op dezelfde manier ontvangt. In Nederland zijn deze cijfers nog hoger, met 70% die PDF-facturen verstuurt en 78% die ze ontvangt via e-mail. In België melden SaaS-bedrijven in het MKB dat 93% van hun klanten facturen als pdf-bestanden via e-mail ontvangt. Dit benadrukt de aanzienlijke kans voor bedrijven om over te stappen op een efficiëntere e-factureringsoplossing.
We gaan hier niet volop mythes kraken, maar er is één ding dat we meteen vanaf het begin moeten doen:
PDF-facturen zijn geen elektronische facturen. Het is gewoon digitaal papier.
Hoewel pdf's technisch gezien een digitale facturatiemethode zijn, zijn ze gewoon digitaal papier dat via e-mail wordt overgedragen en bedoeld is om door mensen te worden gelezen. E-facturen bestaan uit machineleesbare gegevens die door bedrijfssystemen kunnen worden verwerkt. Dat is het belangrijkste verschil.
Waarom u uw klanten elektronische facturering moet aanbieden
- Alle elektronische documenten, één API-oplossing
Uw klanten hoeven niet te jongleren tussen meerdere systemen. Met de unieke API van Inexchange biedt u uw klanten een moderne en betrouwbare manier om elektronische documenten aan te leveren, zoals facturen en besteldocumenten voor B2B, B2G en B2C. U leest het goed, één API-integratie voor alle elektronische documenttransacties.
En wees niet bang om uw bedrijf op internationaal niveau te brengen. E-facturering zorgt voor grensoverschrijdende connectiviteit en stelt uw klanten in staat om ook over de grenzen heen gemakkelijk zaken te doen.
- Factuurautomatisering vermindert fouten en bespaart tijd
De dagen van factureren als voltijdse job zijn voorbij.
E-facturering elimineert verloren e-mails, handmatige fouten en vervelende gegevensinvoer en verbetert tegelijkertijd de nauwkeurigheid. E-facturen bieden uitgebreidere en nauwkeurigere gegevens dan pdf's of gescande pdf's, waardoor zowel het boekings- als het goedkeuringsproces eenvoudiger wordt.
Met e-facturering kunnen uw klanten tot 50% tijd besparen in vergelijking met het verwerken van papieren facturen. Meer tijd voor groei, minder tijd om papier te zoeken – fysiek of digitaal.
- Verhoog de cashflow van uw klanten
E-mails komen in de mailbox terecht. Papier raakt verloren in de post. E-facturen worden betaald.
Nagenoeg realtime levering aan het juiste systeem betekent 90% tijdige betalingen en een verbeterde cashflow. Realtime tracking verhoogt de transparantie in de factuurverwerking, zodat er geen facturen meer verloren gaan.
- Verbeterde fraudebescherming
De technologie ontwikkelt zich snel en dat is natuurlijk geweldig. Maar het betekent ook dat cybercriminaliteit geavanceerder zal worden. Het wordt steeds moeilijker om een frauduleuze factuur op te sporen.
E-facturering biedt bescherming voor uw klanten door middel van beveiligde netwerken, encryptie en zowel traceerbare als transparante transacties. Sommige leveranciers van e-factureringsoplossingen, zoals Maventa, bieden een extra beveiligingsniveau door automatische controles uit te voeren op inkoopfacturen en hun afzenders, waardoor de risico's zoals frauduleuze facturen die uiteindelijk in betaling komen, worden beperkt.
E-factuur vs. PDF-factuur: Een gedetailleerde vergelijking
Wat zijn de verschillen in functies en functionaliteit tussen e-facturen en PDF's? Als u dieper wilt ingaan op de vergelijking tussen e-facturen en PDF's, dan hebben wij het werk voor u gedaan.