Als uw product de facturatie afhandelt en u actief bent in Europa, zult u vroeg of laat EN 16931 tegenkomen. Het vormt de basis voor de manier waarop gestructureerde e-facturering in de hele EU werkt en het begrijpen ervan maakt alles anders, van Peppol tot landspecifieke mandaten, aanzienlijk eenvoudiger. Dit is wat het is, hoe het werkt en waarom het belangrijk is voor softwareleveranciers.
EN 16931 is de Europese norm die bepaalt wat een geldige elektronische factuur moet bevatten. Niet het bestandsformaat, niet het overdrachtsprotocol, maar de gegevens zelf: welke velden zijn verplicht, wat betekenen ze en hoe hangen ze met elkaar samen.
Het werd in 2017 gepubliceerd door het CEN, het Europees Comité voor normalisatie, en is bij wet vastgelegd in EU-richtlijn 2014/55/EU betreffende elektronische facturering bij overheidsopdrachten. Elke overheidsinkoper in de EU moet facturen kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan EN 16931.
EN 16931 definieert een semantisch gegevensmodel. Een semantisch datamodel beschrijft de betekenis en structuur van informatie, ongeacht hoe die informatie technisch wordt gecodeerd. EN 16931 bepaalt bijvoorbeeld dat een factuur een kopersreferentie, een betalingsvervaldag en een uitsplitsing van de btw per belastingcategorie moet bevatten. Het definieert wat elk van die velden betekent en welke waarden geldig zijn.
Wat er niet in staat, is hoe die velden in een bestand moeten worden geschreven. Dat is opzettelijk. De standaard is formaatneutraal op semantisch niveau, wat interoperabiliteit tussen verschillende systemen en landen mogelijk maakt.
Het bestandsformaat wordt behandeld door een afzonderlijk deel van de standaard: EN 16931-2, die syntaxbindingen definieert. Een syntaxbinding brengt het semantische datamodel in een specifiek XML-formaat, zodat softwaresystemen de data daadwerkelijk kunnen lezen en schrijven.
EN 16931-2 definieert momenteel twee syntaxbindingen:
UBL 2.1 (Universal Business Language), wijdverbreid in Europa en als basis voor Peppol
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), met name gebruikt in het Franse Factur-X-formaat en ZUGFeRD in Duitsland
Beide leveren geldige EN 16931 facturen op. Een systeem dat het ene kan verwerken, kan in principe het andere verwerken, omdat beide aan hetzelfde onderliggend gegevensmodel zijn gekoppeld.
Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van zakelijke documenten, meestal facturen. Het maakt gebruik van een eigen specificatie genaamd Peppol BIS Billing 3.0, een CIUS (Core Invoice Usage Specification) die bovenop EN 16931 is gebouwd.
Een CIUS is een land- of usecasespecifiek profiel dat de basisstandaard voor een bepaalde context beperkt of uitbreidt. Cruciaal is dat een CIUS alleen restrictiever kan zijn dan EN 16931, nooit meer permissief. Het kan optionele velden verplicht maken, het bereik van geldige waarden beperken of marktspecifieke regels toevoegen. Het kan geen gegevens invoeren waar de basisnorm geen rekening mee houdt.
Deze hiërarchie is in de praktijk van belang:
EN 16931 is de Europese norm
Peppol BIS Billing 3.0 is een CIUS die EN 16931 toepast op het Peppol netwerk
Landspecifieke profielen zoals XRechnung in Duitsland zijn CIUS'en die EN 16931 toepassen op nationale vereisten
Als uw product voldoet aan EN 16931, staat het op de juiste fundering. De landspecifieke lagen zijn beperkingen bovenop die fundering, geen afzonderlijke normen die van nul zijn gebouwd.
EN 16931 heeft betrekking op facturen en creditnota's. Het dekt geen inkooporders, verzendadviezen, antwoorden op bestellingen of andere zakelijke documenten. Deze vallen onder afzonderlijke normen, meestal ISO 20022 of de Peppol-specificaties voor bestellingen.
Voor softwareleveranciers die volledige procure-to-pay- of order-to-cash-stromen ontwikkelen, is dit onderscheid belangrijk. EN 16931 behandelt het facturatiegedeelte van het proces. De documenttypes die eromheen liggen, worden elders geregeld.
Als u e-facturering in uw product integreert, is EN 16931 de gemeenschappelijke taal die de integratie marktoverschrijdend herbruikbaar maakt.
Een land-per-land-aanpak, waarbij u elk nationaal formaat onafhankelijk aanpast, werkt op korte termijn, maar zorgt voor vermeerderende onderhoudskosten naarmate de mandaten uitbreiden en de formaten evolueren. Door te bouwen volgens EN 16931 krijgt u een stabiele basis waarop landspecifieke profielen staan, in plaats van een aparte stapel voor elke markt.
Het is ook belangrijk voor de complianceplanning. Elk nieuw B2B e-factureringsmandaat dat in Europa, België, Frankrijk, Duitsland en daarbuiten wordt ingevoerd, verwijst naar EN 16931 als basis. Als u de norm begrijpt, hoeft u niet telkens opnieuw vanaf nul te beginnen wanneer een nieuwe markt relevant wordt voor uw klanten.