Frá og með 1. júlí 2030 þarf hver einasti reikningur sem sendur er og móttekinn í B2B-viðskiptum milli landa innan ESB að vera rafrænn reikningur samkvæmt EN-staðli. Reikningar á pappír og PDF-formi verða teknir úr notkun. Fyrirtæki sem eiga í viðskiptum yfir landamæri ESB þurfa aðeins að skrá virðisaukaskatt sinn einu sinni.
Þetta er ViDA, umbótastefna ESB um virðisaukaskatt á stafrænni öld. Fresturinn árið 2030 fær mesta athygli en raunverulega álagið er nær en það. Aðildarríki eru að innleiða sín eigin fyrirmæli á undan tímalínu ESB og annar áfangi umbótanna, stafræn skýrslugjöf í rauntíma, er þegar kominn á dagskrá.
Fyrir SaaS-fyrirtæki sem þjónusta evrópska viðskiptavini er ViDA tvennt í senn. Það er frestur til að uppfylla reglur sem rennur út fyrr en árið 2030 gefur til kynna. Það er líka grunnurinn að öðru breytingastigi sem flest teymi eru ekki enn farin að hugsa um.
Fyrsti áfanginn er það sem flest teymi eru farin að hugsa um. Það er sá hluti þar sem lagakröfur koma til, fyrirtæki þurfa leið til að senda og taka á móti stöðluðum rafrænum reikningum og hugbúnaðarsalar annaðhvort styðja það beint eða horfa á viðskiptavini sína leita annað.
Þessi áfangi er í gangi núna. Belgía hefur verið með skyldubundna B2B rafræna reikningagerð síðan í janúar 2026. Þýskaland hefur krafist þess að öll fyrirtæki geti tekið á móti stöðluðum rafrænum reikningum síðan í janúar 2025, en skyldur um útgáfu taka gildi fyrir stærri fyrirtæki í janúar 2027 og ná til allra fyrirtækja í janúar 2028. Aðrir markaðir eru að skipuleggja sína eigin innleiðingu á milli þessara tímasetninga. Þegar frestur ESB rennur út árið 2030 munu stærstu evrópsku markaðirnir þegar hafa starfað samkvæmt fyrirmælum um rafræna reikningagerð í nokkur ár.
Fyrir hugbúnaðarsala er fyrsti áfanginn aðallega spurning um að byggja eða kaupa. Annaðhvort styður varan þín rafræna reikningagerð í samræmi við reglur í gegnum þína eigin innviði eða hún gerir það í gegnum sérhæfðan þjónustuaðila. Báðar leiðir skila þér sömu niðurstöðu fyrir frestinn. Valið snýst meira um það hverju teymið þitt vill verja þróunartíma sínum í. Hagnýtar upplýsingar um kröfur ViDA eru þess virði að skoða nánar fyrir öll vöruteymi sem setja þetta á verkáætlun.
ViDA innleiðir kröfur um stafræna skýrslugjöf sem færa VSK-skýrslugjöf nær rauntíma. Þetta byggir ofan á innviði rafrænnar reikningagerðar sem þegar er verið að byggja upp: það er stafræn væðing virðisaukaskatts af hálfu skattyfirvalda um allt ESB.
Fyrir skattyfirvöld þýðir þetta mun hraðari yfirsýn yfir það sem er að gerast á markaðnum. Svikamál sem áður tók mörg ár að afhjúpa og sækja til saka verða sýnileg á nokkrum dögum. Fyrir fyrirtæki þýðir það að gæði VSK-gagna verða sameiginleg ábyrgð með hugbúnaðarsölum. Aðgangsstaðir og aðrir rekstraraðilar rafrænnar reikningagerðar, þeir hlutar innviðanna sem senda stöðluð gögn inn í innlend netkerfi, fá raunverulegt lagalegt vægi.
Þegar innviðir fyrir regluvörslu eru komnir í gagnið byrja stöðluð reikningsgögn að gegna nytsamlegra hlutverki. Þau gera sjálfvirka samþykkt reikninga kleift, gefa fjármálateymum rauntímasýn yfir útistandandi kröfur og skuldir og styðja við ákvarðanir um veltufé. Þau færa einnig greiningar- og gervigreindarlíkönum hreinar, staðlaðar upplýsingar sem áður voru læstar inni í PDF-skjölum.
Þetta er þar sem langtímavirðið liggur. Hugbúnaðarsalar sem velja þjónustuaðila fyrir rafræna reikningagerð sem er byggður bæði fyrir regluvörslu og það sem á eftir kemur, verða tilbúnir til að nýta það.
Það eru þrjár hagnýtar afleiðingar fyrir SaaS-fyrirtæki:
Nálgun sem nær yfir marga markaði er þess virði, jafnvel þótt þú einbeitir þér að staðbundnum vexti núna. Áætlanir breytast, viðskiptavinir stækka og kaupendur koma til sögunnar. Það eru margir þjónustuaðilar fyrir rafræna reikningagerð með forritaskil sem ná yfir marga markaði og fylgjast með löggjöf á þeim öllum fyrir þig.
Að reka eigin Peppol-aðgangsstað er meiri skuldbinding undir ViDA. Aðgangsstaðir sjá um mikilvæga hluta innviða rafrænnar reikningagerðar. Sektir og viðurlög munu líklega fylgja ef reglum er ekki fylgt.
Val þitt á þjónustuaðila fyrir rafræna reikningagerð skiptir meira máli en það kann að virðast. Að skipta um þjónustuaðila síðar er dýrt og hægvirkt. Að velja einn sem er þegar tilbúinn fyrir það sem kemur næst kemur í veg fyrir endurbyggingu síðar.
Fyrirtæki sem meðhöndla ViDA vel eru frumkvöðlar: þau hjálpa viðskiptavinum sínum í gegnum lagabreytinguna snemma, á meðan þau undirbúa sig fyrir það sem kemur á eftir. Þau byggja fyrir regluvörslu með virðisaukninguna þegar í huga og velja samstarfsaðila sem hugsa á sama hátt.
ViDA sameinar regluvörslu, sjálfvirkni og fjármálainnviði í eitt samtal. Teymin sem skipuleggja sig fyrir allt þetta munu uppfylla kröfur og vera vel í stakk búin fyrir það sem rafræn reikningagerð í Evrópu þróast í næst.