Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen yleistyy jatkuvasti, mutta se voi silti tuntua sekavalta ja tarpeettoman monimutkaiselta. Yksi asiakas haluaa vastaanottaa Peppolia, toinen Svefakturaa, ja kolmas puhuu EDI:stä. Ja niin edelleen.
Millaisia vaatimuksia asiakkaallani on? Mitkä ovat toimittajieni vaatimukset? Mitä ne tarkoittavat käytännössä? Miten saan kaikki tyytyväisiksi? Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen näyttää liittyvän paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon.
Mutta mikä tarkoittaa mitä, ja pitääkö sinun tietää tarkalleen, miten kaikki toimii? Ei oikeastaan, mutta voi olla ihan mukavaa tuntea hallitsevansa tilannetta, kun asiakas tai toimittaja ottaa yhteyttä vaatimuslistansa kanssa.
Nykyään monilla ihmisillä on käsitys, että on olemassa kaksi verkkolaskumuotoa, Svefaktura ja Peppol. Tämä ei pidä ollenkaan paikkaansa. Erilaisia verkkolaskumuotoja on satoja erilaisia. Peppol-muoto hämmentää monia, ja tämä johtuu usein sekaannuksesta Peppol BIS -verkkolaskumuodon ja Peppol-verkoston välillä.
SwissInvoice, UBL, Finvoice, Peppol BIS, TEAPPSXML, OIOUBL, oioxml, Pyramid, S-EDI, BGC Invoice, ABWinvoice, IDOC, NesUBL, IFS, cXML... Kyllä, erilaisten laskumuotojen lista voi olla pitkä, koska kuten sanottua, verkkolaskumuotoja on satoja. On tärkeää muistaa, että et voi asiakkaana tai toimittajana ohjata tai määrätä toista osapuolta käyttämään jotain tiettyä muotoa. Valinta voi riippua monenlaisista tekijöistä, joista monet ovat asiakkaasi tai toimittajasi vaikutusvallan ulkopuolella.
Monissa tapauksissa muodon määrittää käytetty liiketoimintajärjestelmä. Jotkut järjestelmät käyttävät niin sanottuja ”yleisiä vakiomuotoja” ja jotkut taas omaa ainutlaatuista muotoaan. Yksi esimerkki tällaisesta on SAP:ssa yleisesti käytettävä IDOC. Lisäksi toimittajallasi on todennäköisesti monia asiakkaita, joista kaikki eivät voi päättää, missä muodossa lasku lähetetään kullekin asiakkaalle.
Juuri siksi me EDI-operaattorit olemme olemassa. Olemme laskujen välittäjiä, jotka pitävät kirjaa eri muodoista ja tietävät, kenen pitäisi saada mitä ja minkä näköisenä. Ajatuksena on, että sinun pitäisi laskun lähettäjänä pystyä käyttämään omaa muotoasi, joka sopii sinulle ja liiketoimintajärjestelmällesi, ja sitten operaattori huolehtii laskusi muuntamisesta vastaanottajan kannalta oikeaan muotoon. Operaattori varmistaa myös, että lasku toimitetaan oikealla tavalla riippumatta siitä, vastaanottaako toinen osapuoli laskunsa Peppolin verkoston vai jonkin muun kuin sinun käyttämäsi operaattorin kautta.
Yhteenvetona on hyvä tietää, että verkkolaskutuksessa on olemassa monia erilaisia laskumuotoja, mutta sen enempää ei oikeastaan tarvitsekaan tietää, jos tekee yhteistyötä EDI-operaattorin kanssa.