Jos tuotteesi käsittelee laskutusta ja toimit Euroopassa, EN 16931 -standardi tulee vastaan ennemmin tai myöhemmin. Se luo perustan sille, miten rakenteinen verkkolaskutus toimii EU:n alueella, ja sen ymmärtäminen helpottaa kaikkea muuta, aina Peppolista maakohtaisiin määräyksiin. Kerromme seuraavassa, mikä se on, miten se toimii ja miksi se on tärkeä ohjelmistotoimittajille.
EN 16931 on eurooppalainen standardi, joka määrittelee, mitä hyväksyttävän verkkolaskun pitää sisältää. Siinä ei keskitytä tiedostomuotoon eikä siirtoprotokollaan vaan itse dataan: mitkä kentät ovat pakollisia, mitä ne tarkoittavat ja miten ne liittyvät toisiinsa.
Eurooppalainen standardointijärjestö CEN (European Committee for Standardization) julkaisi sen vuonna 2017, ja se säädettiin velvoittavaksi sähköistä laskutusta julkisissa hankinnoissa koskevan EU-direktiivin 2014/55/EU myötä. Jokaisen EU:n julkisen sektorin ostajan on pystyttävä vastaanottamaan ja käsittelemään EN 16931 -standardia noudattavia laskuja.
EN 16931 määrittelee semanttisen tietomallin. Semanttinen tietomalli kuvaa tiedon merkitystä ja rakennetta riippumatta siitä, miten tieto on teknisesti koodattu. EN 16931 määrittelee esimerkiksi, että laskussa on oltava ostajan viite, maksun eräpäivä sekä arvonlisäveron erittely veroluokittain. Lisäksi se määrittelee, mitä mikäkin kenttä tarkoittaa ja mitkä arvot ovat sallittuja.
Se ei kuitenkaan määrää, miten tällaiset kentät pitäisi kirjoittaa tiedostoon. Tämä on harkittu ratkaisu. Standardi on muodon suhteen neutraali semanttisella tasolla, mikä mahdollistaa yhteentoimivuuden eri järjestelmien ja maiden välillä.
Tiedostomuotoa käsittelee standardin erillinen osa: EN 16931-2, joka määrittelee syntaksien sidokset. Syntaksien sidos sovittaa semanttisen tietomallin tiettyyn XML-muotoon, jotta ohjelmistojärjestelmät pystyvät lukemaan ja kirjoittamaan tietoja.
EN 16931-2 määrittelee tällä hetkellä kaksi syntaksien sidosta:
UBL 2.1 (Universal Business Language), jota käytetään laajalti Euroopassa sekä Peppolin perustana
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), jota käytetään erityisesti Ranskan Factur-X-muodossa ja Saksan ZUGFeRDissä
Molemmat tuottavat hyväksyttäviä EN 16931 -laskuja. Järjestelmä, joka pystyy käsittelemään toista niistä, hallitsee periaatteessa myös toisen, koska molemmat käyttävät samaa taustalla olevaa tietomallia.
Peppol on liiketoiminta-asiakirjojen, yleisimmin laskujen, vaihtamiseen tarkoitettu verkosto. Se käyttää omaa Peppol BIS Billing 3.0 -määritystään, joka on EN 16931 -standardin pohjalta laadittu CIUS-määritys (Core Invoice Usage Specification).
CIUS on maakohtainen tai käyttötapauskohtainen profiili, joka rajoittaa tai laajentaa perusstandardin soveltamista tiettyä kontekstia varten. On tärkeää huomata, että CIUS voi olla vain tiukempi kuin EN 16931, ei koskaan sallivampi. Se voi tehdä valinnaisista kentistä pakollisia, kaventaa sallittujen arvojen väliä tai lisätä tiettyä markkinaa koskevia sääntöjä. Se ei kuitenkaan voi tuottaa tietoja, joita perusstandardi ei sisällä.
Tällä hierarkialla on käytännön merkitystä:
EN 16931 on eurooppalainen standardi
Peppol BIS Billing 3.0 on CIUS-määritys, joka soveltaa EN 16931 -standardia Peppol-verkostoon
Saksan XRechnungin kaltaiset maakohtaiset profiilit ovat CIUS-määrityksiä, jotka soveltavat EN 16931 -standardia kansallisiin vaatimuksiin.
Jos tuotteesi on EN 16931 -standardin mukainen, sen perusta on kunnossa. Maakohtaiset kerrokset ovat tämän perustan päälle lisättyjä rajoituksia, eivät erillisiä alusta alkaen rakennettuja standardeja.
EN 16931 kattaa laskut ja hyvityslaskut. Se ei kata ostotilauksia, lähetysilmoituksia, tilausvahvistuksia tai muita liiketoiminta-asiakirjoja. Niitä säätelevät erilliset standardit, joista yleisimpiä ovat ISO 20022 ja tilaamiseen liittyvät Peppol-määritykset.
Tämä ero on tärkeä ohjelmistotoimittajille, jotka rakentavat kokonaisia hankinnasta maksuun (procure-to-pay, P2P) tai tilauksesta maksuun (order-to-cash, O2C) -prosesseja. EN 16931 -standardia sovelletaan prosessin laskutusosaan. Sen ympärillä olevia asiakirjatyyppejä säännellään muilla tavoilla.
Jos olet integroimassa verkkolaskutusta tuotteeseesi, EN 16931 on yhteinen kieli, joka tekee integraatiosta uudelleenkäytettävän eri markkinoilla.
Maakohtainen lähestymistapa, jossa jokainen kansallinen laskumuoto rakennetaan erikseen, toimii kyllä lyhyellä aikavälillä, mutta sen ylläpito käy suhteettoman raskaaksi määräysten laajentuessa ja laskumuotojen muuttuessa. EN 16931 -standardin varaan rakentamalla saat vakaan perustan, jonka päälle maakohtaiset profiilit solahtavat – näin jokaiselle markkinalle ei tarvita omaa erillistä pinoa.
Standardi on tärkeä myös vaatimustenmukaisuuden suunnittelun kannalta. Jokainen uusi B2B-verkkolaskutusmääräys, jota ollaan ottamassa käyttöön Euroopan maissa, esimerkiksi Belgiassa, Ranskassa ja Saksassa, pohjautuu EN 16931 -standardiin. Kun opettelet ymmärtämään tätä standardia, sinun ei tarvitse aloittaa aina alusta, kun asiakkaidesi liiketoiminta laajentuu uudelle markkina-alueelle.