Bis zum 1. Juli 2030 muss jede Rechnung, die im grenzüberschreitenden B2B-Handel innerhalb der EU versendet und empfangen wird, eine EN-Standard-E-Rechnung sein. Papier- und PDF-Rechnungen werden auslaufen. Unternehmen, die über EU-Grenzen hinweg handeln, müssen ihre Umsatzsteuer nur noch einmal registrieren.
Das ist das ViDA-Paket, die EU-Reform „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. Die Frist bis 2030 steht in den Schlagzeilen, aber in der Praxis wächst der Druck schon früher. Die Mitgliedstaaten führen ihre eigenen Rechtsvorschriften vor dem EU-weiten Zeitplan ein, und der Zeitpunkt für die zweite Welle der Reform, die digitale Berichterstattung in Echtzeit, ist bereits bekannt.
Für SaaS-Unternehmen mit europäischen Kunden bedeutet das ViDA-Paket zwei Dinge auf einmal. Es ist eine Compliance-Frist, die früher als 2030 ansteht. Es ist auch die Grundlage für eine zweite Änderungsschicht, über die die meisten Teams noch nicht nachgedacht haben.
Die erste Welle ist das, worüber die meisten Teams bereits nachdenken. Hier kommen die gesetzlichen Anforderungen ins Spiel. Unternehmen brauchen eine Möglichkeit, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen, und Softwareanbieter unterstützen diese entweder nativ oder erleben, wie ihre Kunden sich anderswo umschauen.
Diese Welle findet jetzt statt. In Belgien ist seit Januar 2026 die elektronische Rechnungsstellung für B2B obligatorisch. Deutschland verlangt seit Januar 2025, dass alle Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen erhalten können, wobei die Ausstellungsverpflichtungen für größere Unternehmen im Januar 2027 beginnen und sich im Januar 2028 auf alle Unternehmen erstrecken. Auf anderen Märkten wird die E-Rechnungsstellung dazwischen eingeführt. Bis zur EU-weiten Frist im Jahr 2030 werden die größten europäischen Märkte bereits seit mehreren Jahren gemäß eigenen Rechtsvorschriften über E-Rechnungen operieren.
Für Softwareanbieter geht es in der ersten Welle meist um die Frage, ob die Lösung selbst entwickelt oder gekauft werden soll. Entweder unterstützt Ihr Produkt die konforme E-Rechnungsstellung über Ihre eigene Infrastruktur oder über einen spezialisierten Anbieter. Beide Wege führen Sie im Rahmen der Frist zum gleichen Ergebnis. Die Wahl hängt eher davon ab, wofür Ihr Team seine Entwicklungszeit aufwenden möchte. Die praktische Frage danach, welche Anforderungen das ViDA-Paket mit sich bringt, lohnt sich für jedes Produktteam, das es anhand eines Plans umsetzt.
Das ViDA-Paket führt digitale Berichterstattungsanforderungen ein, mit denen die Umsatzsteuer-Berichterstattung nahezu in Echtzeit geschieht. Diese sind der bereits in der Entwicklung befindlichen E-Rechnungs-Infrastruktur übergeordnet: Es geht um die Digitalisierung der Umsatzsteuer durch die Steuerbehörden in der gesamten EU.
Für die Steuerbehörden bedeutet dies einen viel schnelleren Überblick über das Geschehen auf dem Markt. Betrugsfälle, die historisch erst nach Jahren aufgedeckt und verfolgt werden, sind nach wenigen Tagen sichtbar. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Qualität der Umsatzsteuerdaten zu einer gemeinsamen Verantwortung mit den Softwareanbietern wird. Zugangspunkte und andere E-Rechnungs-Betreiber, die Teile der Infrastruktur, die strukturierte Daten in nationale Netze übertragen, bekommen eine echte juristische Bedeutung.
Sobald die Compliance-Infrastruktur läuft, werden strukturierte Rechnungsdaten nützlicher eingesetzt. Sie ermöglichen eine automatisierte Rechnungsfreigabe, bieten Finanzteams einen Echtzeit-Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten und unterstützen Betriebskapitalentscheidungen. Sie versorgen auch Analyse- und KI-Modelle mit klar strukturierten Informationen, die früher in PDFs feststeckten.
Hier ergibt sich der langfristige Wert. Softwareanbieter, die sich für einen E-Rechnungs-Anbieter entscheiden, der sowohl für Compliance als auch für die folgenden Aspekte entwickelt wurde, werden von diesem profitieren.
Es gibt drei praktische Auswirkungen für SaaS-Unternehmen:
Ein Multi-Market-Ansatz lohnt sich, auch wenn Sie sich gerade auf lokales Wachstum konzentrieren. Pläne ändern sich, Kunden wachsen und Übernehmer machen sich auf die Suche. Es gibt viele marktübergreifende E-Rechnungs-API-Anbieter, die die Gesetzgebung in allen Bereichen für Sie verfolgen.
Der Betrieb eines eigenen Peppol-Zugangspunkts bedeutet gemäß ViDA-Paket eine größere Verpflichtung. Zugangspunkte kümmern sich um kritische Teile der E-Rechnungs-Infrastruktur. Bei Compliance-Verstößen folgen in der Regel Bußgelder und Sanktionen.
Ihre Wahl des Anbieters für die elektronische Rechnungsstellung ist wichtiger, als sie scheint. Ein späterer Anbieterwechsel ist teuer und geht langsam voran. Durch die Wahl einer bereits für den nächsten Schritt entwickelten Lösung wird ein spätere Neuentwicklung vermieden.
Unternehmen, die das ViDA-Paket gut umsetzen, sind Vorreiter: Sie helfen ihren Kunden frühzeitig, ihren Weg durch den regulatorischen Wandel zu finden, und bereiten sich gleichzeitig auf die Zukunft vor. Sie entwickeln Produkte für die Compliance, haben den zusätzlichen Wert bereits im Blick und wählen Partner aus, die genauso denken.
Das ViDA-Paket bündelt Compliance, Automatisierung und Finanzinfrastruktur. Die Teams, die dies alles planen, sorgen für Compliance und sind gut aufgestellt für die weitere Entwicklung der europäischen E-Rechnungsstellung.