Für viele europäische Softwareanbieter beginnt die elektronische Rechnungsstellung als einfache Produktentscheidung. Es gibt eine neue Rechtsvorschrift oder es besteht eine klare Kundennachfrage. So schwierig kann das ja nicht sein!
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mag keine Herausforderung sein, aber alles, was darauf folgt, ist es meist.
Was oft als abgeschlossenes Entwicklungsprojekt beginnt, entwickelt sich schnell zur Pflege einer langfristigen Infrastruktur mit regulatorischen, operativen und kommerziellen Auswirkungen, die leicht zu unterschätzen sind.
Wir erläutern, woher die tatsächlichen Kosten für die Entwicklung Ihrer eigenen E-Rechnungs-Lösung in Europa stammen und warum sie im Laufe der Zeit eher zunehmen.
Die meisten Teams planen das erste Release: Schemata, Validierungen, Verbindungen, Tests. Diese Arbeit ist sichtbar, abgegrenzt und passt sich gut in einen Plan ein.
Die E-Rechnungsstellung entwickelt sich in Europa ständig weiter, was bedeutet, dass es sich nicht um eine Funktion handelt, die man „einmal entwickelt und um die man sich nicht weiter kümmern muss“. Es gibt das ViDA-Paket, nationale Rechtsvorschriften, Peppol und unendlich viele lokale Interpretationen. Und bei allen bestehen unterschiedliche Zeitpläne.
In der Praxis bedeutet das, dass die Arbeit immer weitergeht. Sobald Sie live gehen, müssen Sie sich kontinuierlich an neue Regeln, Märkte und wachsende Volumina anpassen (wenn Sie Glück haben). Die To-Do-Liste Ihres Teams erweitert sich schnell um unter anderem:
Verfolgung regulatorischer Zeitpläne und Änderungen des Geltungsbereichs
Aktualisierung von Dokumentenformaten und Validierungsregeln
Umgang mit länderspezifischen Ausnahmen
Rezertifizierung von Verbindungen und Netzwerken
Selbst innerhalb der EU ändern sich die Anforderungen selten synchron, und darauf müssen Sie sich bereits vor der Markteinführung vorbereiten.
Die Rechnungsstellung ist ein geschäftskritischer Teil des Tagesgeschäfts Ihrer Kunden. Es gibt kaum Spielraum für Fehler. Wenn etwas nicht funktioniert, bemerken es Ihre Kunden, und von Ihnen wird erwartet, dass Sie es in Ordnung bringen.
Sobald Sie die E-Rechnungsstellung in der Produktion betreiben, müssen Sie sich mit Kennungsssuchen, Routing-Logik, Bestätigungen, Wiederholungen und Fehlern in verschiedenen Netzwerken befassen. Jeder zusätzliche Kunde und jedes weitere Land erhöht die Anzahl der möglichen Fehler.
Ganz zu schweigen von der damit verbundenen operativen Arbeit: Überwachung, Reaktion auf Störfälle, Support und Auditbereitschaft. Nichts davon ist bei der ersten Planung besonders deutlich zu erkennen, aber sobald Ihre Kunden die Lösung in großem Maßstab einsetzen, lassen sich die Aufgaben nicht mehr ignorieren. Für viele Anbieter kann sich die elektronische Rechnungsstellung wie ein separates System anfühlen, das sie neben ihrem eigentlichen Produkt betreiben.
Die meisten Entwicklungsteams können diese Arbeitsbelastung für eine Weile bewältigen, aber in der Regel kommt der Kipppunkt mit dem Wachstum. Dies kann durch ein erhöhtes Rechnungsvolumen der Kunden, mehr Benutzer auf Ihrer Plattform oder eine Expansion über Ländergrenzen hinweg eintreten.
Nehmen wir die Internationalisierung als Beispiel.
Manchmal reicht es aus, eine Lösung für Ihren lokalen Markt zu entwickeln, aber oft wird die Komplexität der elektronischen Rechnungsstellung mit dem zweiten oder dritten Land deutlich. Es gibt unterschiedliche Regeln, unterschiedliche Formate, unterschiedliche Erwartungen, und die vorher ausreichenden Funktionen müssen dann angepasst werden.
Das ist in der Regel der Fall, wenn Softwareanbieter ihren ursprünglichen Ansatz überdenken.
Grundsätzlich gibt es drei gängige Möglichkeiten, wie Softwareanbieter die elektronische Rechnungsstellung betreiben können:
Alles selbst entwickeln und betreiben
Nur ein Basis-Gateway für die Lieferung verwenden
Eine Partner-API integrieren, die Compliance, Routing und operative Funktionen verwaltet
Natürlich bestehen technische Unterschiede, aber die Hauptfrage ist, wie viel langfristige Verantwortung Sie übernehmen wollen: Möchten Sie die E-Rechnungsstellung aktiv pflegen oder einfach nur Ihren Kunden ermöglichen?
Die Entwicklung einer elektronischen Rechnungsstellung in Europa ist am Anfang meist noch kostengünstig. Teuer wird sie durch die Kumulierung: regulatorische Änderungen, operative Gemeinkosten und grenzüberschreitende Expansion. Nicht, weil die Teams das erste Release falsch einschätzen, sondern weil der Lebenszyklus länger und herausfordernder ist, als es scheint.
Wenn Sie dies frühzeitig verstehen, ist es einfacher, einen Ansatz zu wählen, der auch dann noch funktioniert, wenn Ihr Produkt, Ihre Kunden und Ihre Märkte wachsen.