Da Peppol in ganz Europa (und darüber hinaus) zum Standard für die E-Rechnung wird, verfügt es über viele bewegliche Teile und lässt viel Raum für Missverständnisse. Zwischen nationalen Anforderungen, Dokumententypen, Kennungen und der Funktionsweise von Zugangspunkten kommt es auf jeden Fall leicht zu Verwechslungen.
Lassen Sie uns also einige Fragen klären.
Hier betrachten wir sieben der häufigsten Missverständnisse, die wir über Peppol hören, und erklären in einfachen Worten, warum diese nicht zutreffen und wie Sie vertrauensvoll auf Peppol aufbauen können.
Peppol stellt eine einheitliche Infrastruktur bereit, aber jedes Land kann seine eigenen Onboarding-, gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen haben. Ein Peppol-Zugangspunkt ermöglicht Ihnen nicht automatisch, Dokumente in jedem Land zu senden und zu empfangen. Einige Länder (wie Deutschland oder Frankreich) können eine lokale Registrierung, spezifische Kennungen oder die Einhaltung nationaler E-Rechnungs-Vorschriften zusätzlich zu Peppol verlangen.
✅ Realität: Die Expansion in ein neues Land über Peppol erfordert oft eine zusätzliche Einrichtung, Dokumentation und sogar länderspezifische Implementierungsunterstützung. Dies sollte bei der Auswahl eines Anbieters für den Peppol-Zugangspunkt berücksichtigt werden – lesen Sie mehr darüber, wie Sie den richtigen Zugangspunkt für Ihr Unternehmen auswählen.
Nur wenn dieser bei Peppol registriert ist und Rechnungen darüber empfangen kann.
Eine E-Rechnungsadresse reicht nicht aus. Damit ein Peppol-Dokument zugestellt werden kann, muss der Empfänger im Peppol-Netzwerk mit einer aktiven Empfangsfähigkeit für den Dokumententyp, den Sie senden (z. B. Rechnung, Gutschrift, Bestellung), registriert sein.
✅ Realität: Nur weil Sie eine Adresse haben, bedeutet das nicht, dass der Empfänger Peppol-aktiv oder bereit für diese bestimmte Transaktion ist.
Jede juristische Person muss eine eigene eindeutige Kennung bei Peppol haben. Dies basiert oft auf nationalen Unternehmens-IDs (wie einer Umsatzsteuer-ID oder nationalen Registernummer). Eine ID kann nicht für mehrere Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern oder Rechtsgebieten verwendet werden.
✅ Realität: Jede juristische Person muss einzeln bei Peppol registriert sein, auch wenn sie Teil desselben Mutterkonzerns ist. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Dokumente korrekt weitergeleitet werden, Empfänger korrekt identifiziert werden und rechtliche und steuerliche Verantwortlichkeiten klar an die richtige Einheit gebunden sind.
Erinnern Sie sich an Telefonbücher? Nur weil die Nummer einer Person nicht aufgeführt war, bedeutete das nicht, dass sie kein Telefon hatte. Das gilt auch für Peppol: Nur weil ein Unternehmen nicht im Peppol-Verzeichnis steht, bedeutet das nicht, dass es keine elektronischen Rechnungen erhalten kann.
Das Peppol-Verzeichnis ist nützlich, um registrierte Teilnehmer zu finden, aber nicht 100 % der Teilnehmer sind darin aufgeführt. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, nicht öffentlich aufgeführt zu werden, können aber dennoch Peppol-Dokumente erhalten, wenn sie ordnungsgemäß bei ihrem Zugangspunkt registriert sind. Einige Peppol-SMP-Anbieter verfügen nicht über eine Peppol-Verzeichnis-Integration oder es kann manchmal zu Verzögerungen bei der Datenübertragung zwischen SMP und dem Peppol-Verzeichnis kommen.
✅ Realität: Eine Abwesenheit im Verzeichnis bedeutet nicht immer eine Abwesenheit im Netzwerk. Überprüfen Sie dies immer durch eine technische Suche oder durch Überprüfung über Ihren Zugangspunkt.
Auch das ist nicht garantiert.
Die Aufnahme in das Verzeichnis heißt nicht, dass der Empfänger bereit ist, alle Arten von Peppol-Dokumenten zu erhalten – oder sogar, dass er aktiv eine bestimmte Dokumentenart bearbeitet.
Einige Einträge können veraltet, in ihrem Umfang eingeschränkt oder auf der empfangenden Seite einfach nicht aktiviert sein. Außerdem hängen die Empfangsmöglichkeiten vom Dokumententyp und -profil ab.
✅ Realität: Vergewissern Sie sich immer, dass der Kunde in der Lage ist, den spezifischen Dokumententyp zu erhalten, den Sie senden.
Peppol ist ein Zwei-Wege-Netzwerk – aber Senden und Empfangen sind unabhängig.
Ein Unternehmen kann Dokumente über Peppol versenden, ohne für den Empfang registriert zu sein. Tatsächlich aktivieren viele ERP-Systeme zunächst nur ausgehende Peppol-Rechnungen, was die Reibung reduziert und die Onboarding-Zeit verkürzt.
✅ Realität: Sie müssen nicht für Peppol aktiviert sein, um zu senden, sondern nur um zu empfangen. Dadurch wird die schrittweise Einführung einfacher und flexibler.
✅ Realität: Nicht ganz richtig. Senden und Empfangen sind bei Peppol völlig getrennte Funktionen. Nur der Empfang erfordert eine formelle Registrierung in Peppol. Es gibt keine Registrierung zum Versenden, sodass ein Unternehmen Peppol-Dokumente über mehrere Zugangspunkte versenden kann, wenn es möchte, auch für denselben Dokumententyp.
Inexchange ist nicht nur Ihr Peppol-Gateway, sondern auch Ihr umfassender Partner für alle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und den elektronischen Dokumentenaustausch. Wir verfügen über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung mit Peppol und haben durch die Teilnahme an verschiedenen Entwicklungsarbeitsgruppen sowie Lenkungsgruppen das Netzwerk aktiv mitgestaltet.
Als Partner Ihres Vertrauens stellen wir die Compliance mit der sich wandelnden regulatorischen Landschaft sicher und kümmern uns um die Infrastrukturentwicklung – so dass Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Kerngeschäfts konzentrieren können.