Afsendelse og modtagelse af e-fakturaer bliver mere og mere almindeligt, men det kan stadig ret ofte opfattes som rodet og føles unødvendigt kompliceret. En kunde ønsker at modtage Peppol, en anden ønsker Svefaktura, en tredje taler om EDI. Og så videre.
Hvilke krav stiller min kunde? Hvilke krav stiller mine leverandører? Hvad betyder de egentlig? Hvordan kan jeg gøre alle glade? Der ser ud til at være meget at holde styr på for både at kunne sende og modtage e-fakturaer.
Men hvad er hvad, og skal du vide præcis, hvordan alt fungerer? Nej, egentlig ikke, men det kan faktisk være rart at have lidt kontrol, når kunden eller leverandøren kommer i kontakt med deres behov.
Mange tror i dag, at der findes to e-fakturaformater: Svefaktura og Peppol. Det er langt fra rigtigt. Der findes hundredvis af forskellige e-fakturaformater. Det, der forvirrer mange, er Peppol-formatet, og det skyldes ofte forvirringen mellem Peppol BIS e-fakturaformatet og Peppol-netværket.
Schweizisk faktura, UBL, Finvoice, Peppol BIS, TEAPPSXML, OIOUBL, oioxml, pyramide, S-EDI, bgc-faktura, ABWinvoice, IDOC, NesUBL, IFS, cXML, ja listen med de forskellige fakturaformater er lang, fordi der som sagt er hundredvis af e-fakturaformater, og man skal huske, at man som kunde eller leverandør ikke kan styre eller vælge det format den anden part bruger, fordi det kan afhænge af en række faktorer, hvoraf mange ligger uden for din kundes eller leverandørs kontrol.
En ting, der i mange tilfælde afgør formatet, er det anvendte forretningssystem, nogle systemer bruger det, vi kalder "almindelige standardformater", nogle forretningssystemer bruger deres eget unikke format, f.eks. IDOC, som er et almindeligt anvendt format i SAP. Desuden har din leverandør sandsynligvis mange kunder, som ikke alle kan beslutte, hvilket format der skal sendes til hver kunde.
Det er netop derfor, man har os VAN-operatører. Vi er som en fakturabørs, der holder styr på samtlige formater, hvem der skal have hvad, og hvordan det skal se ud. Tanken er, at afsenderen af en faktura skal kunne bruge sit eget format, som passer til én selv og forretningssystemet, hvorefter operatøren sørger for at konvertere fakturaen til det korrekte format hos modtageren. Operatøren sørger også for, at leveringen af fakturaen sker på den rigtige måde, uanset om den anden part modtager sine fakturaer via Peppols netværk eller en anden operatør end den, du bruger.
Så kort sagt er det værd at vide, at der er mange forskellige e-faktureringsformater, men mere skal man reelt ikke at vide, forudsat at man selvfølgelig er tilsluttet en VAN-operatør.