Hvis dit produkt håndterer fakturering, og du opererer i Europa, vil du før eller senere støde på EN 16931. Det er grundlaget for, hvordan struktureret e-fakturering fungerer på tværs af EU, og forstår man det, bliver resten, både Peppol og landespecifikke lovkrav, betydeligt nemmere. Her er, hvad det er, hvordan det fungerer, og hvorfor det er vigtigt for softwareleverandører.
EN 16931 er den europæiske standard, der definerer, hvad en gyldig elektronisk faktura skal indeholde. Ikke filformatet, ikke transmissionsprotokollen, men selve dataene: hvilke felter der skal udfyldes, hvad de betyder, og hvordan de hænger sammen.
Den blev udgivet i 2017 af CEN, Den Europæiske Standardiseringskomité, og blev vedtaget ved EU-direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering i forbindelse med offentlige indkøb. Alle offentlige indkøbere i EU skal kunne modtage og behandle fakturaer, der overholder EN 16931.
EN 16931 definerer en semantisk datamodel. En semantisk datamodel beskriver betydningen og strukturen af information, uanset hvordan informationen er teknisk kodet. EN 16931 angiver f.eks., at en faktura skal indeholde en køberreference, en forfaldsdato og en opdeling af moms efter skattekategori. Det definerer, hvad hvert af disse felter betyder, og hvilke værdier der er gyldige.
Det, der ikke er angivet, er, hvordan disse felter skal skrives i en fil. Det er bevidst. Standarden er formatneutral på semantisk niveau, hvilket muliggør interoperabilitet på tværs af forskellige systemer og lande.
Filformatet håndteres af en separat del af standarden: EN 16931-2, som definerer syntaksbindinger. En syntaksbinding kortlægger den semantiske datamodel til et specifikt XML-format, så softwaresystemer rent faktisk kan læse og skrive dataene.
EN 16931-2 definerer i øjeblikket to syntaksbindinger:
UBL 2.1 (Universal Business Language), udbredt i hele Europa og som grundlag for Peppol
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), der især anvendes i Frankrigs Factur-X-format og ZUGFeRD i Tyskland
Begge fremstiller gyldige EN 16931 fakturaer. Et system, der kan behandle det ene, kan i princippet behandle det andet, fordi begge kortlægger til samme underliggende datamodel.
Peppol er et netværk til udveksling af forretningsdokumenter, oftest fakturaer. Den anvender sin egen specifikation kaldet Peppol BIS Billing 3.0, som er en CIUS (Core Invoice Usage Specification) bygget oven på EN 16931.
En CIUS er en lande- eller use case-specifik profil, der begrænser eller udvider basisstandarden for en bestemt kontekst. Vigtigst af alt kan en CIUS kun være mere restriktiv end EN 16931, aldrig mere lemfældig. Den kan gøre valgfri felter obligatoriske, indsnævre gyldighedsområdet eller tilføje markedsspecifikke regler. Den kan ikke indføre data, som basisstandarden ikke tager højde for.
Dette hierarki har betydning i praksis:
EN 16931 er den europæiske standard
Peppol BIS Billing 3.0 er en CIUS, der anvender EN 16931 på Peppol-netværket
Landespecifikke profiler som XRechnung i Tyskland er CIUS'er, der anvender EN 16931 til nationale krav
Hvis dit produkt overholder EN 16931, er det på det rigtige fundament. De landespecifikke lag er restriktioner oven på det fundament, ikke separate standarder, der er bygget fra bunden.
EN 16931 dækker fakturaer og kreditnotaer. Den dækker ikke indkøbsordrer, forsendelsesmeddelelser, ordresvar eller andre forretningsdokumenter. Disse falder ind under separate standarder, oftest ISO 20022 eller Peppol-specifikationerne for bestilling.
For softwareleverandører, der opbygger samlede indkøb-til-betaling- eller ordre-til-kasse-flows, er denne sondring vigtig. EN 16931 håndterer faktureringsdelen af processen. De relevante dokumenttyper forvaltes andetsteds.
Hvis man samkører e-fakturering i sit produkt, er EN 16931 det fælles sprog, der gør samkøringen genanvendelig på tværs af markeder.
En landespecifik tilgang, hvor man særskilt bygger på hvert enkelt nationalt format, virker nu og her, men giver flere udgifter til vedligehold, efterhånden som der kommer flere lovkrav og formater. Opbygning efter EN 16931 giver et stabilt fundament, som landespecifikke profiler hviler på, i stedet for en separat stak for hvert marked.
Det er også vigtigt for compliance-planlægningen. Hvert nyt B2B e-faktureringslovkrav, der indføres i hele Europa, i Belgien, Frankrig, Tyskland og andre lande, refererer til EN 16931 som udgangspunkt. Når man forstår standarden, behøver man ikke starte forfra, hver gang et nyt marked bliver relevant for éns kunder.